Contabilidad Importante

Reglas de proveedor: clasificar el gasto automáticamente

3:00 Tutorial 9.48

Una regla de proveedor asigna a todas las facturas de un NIF la misma actividad y cuenta de gasto. Manda sobre lo que decidiría el programa por su cuenta.

Antes de empezar

  • Cliente dado de alta. Las cuentas de gasto del desplegable siguen la longitud de su plan contable.
  • Actividades del cliente dadas de alta, si la regla debe fijar una actividad.
  • Las reglas son de cada cliente: el mismo proveedor puede clasificarse de forma distinta en otro.
  • Un miembro de equipo solo configura reglas de los clientes que tiene asignados.

Paso 1. Abrir Reglas y plantillas

En Operaciones > Contabilidad > Reglas y plantillas. La pantalla reúne seis tarjetas, cada una con su botón de acceso:

  1. Reglas de proveedor: actividad y cuenta de gasto por NIF. Es la de esta guía.
  2. Reglas de deducción: parte deducible del IVA y del IRPF por proveedor o por concepto.
  3. Plantillas de asiento y Plantillas por concepto bancario: asientos predefinidos y su propuesta ante un concepto del banco.
  4. Reglas de conciliación y Contabilización de asientos: emparejado de movimientos y borrador o contabilización automática.
Pantalla Reglas y plantillas con la tarjeta Reglas de proveedor y su botón Abrir (1) recuadrados.
Nota. Con un Cliente elegido arriba, los recuentos se filtran y el acceso a la tarjeta lo conserva. También desde Cuentas Proveedor > Reglas > Reglas de proveedor.

Paso 2. Elegir el cliente

En Reglas de Proveedor, elegir el cliente en el desplegable superior (1). Sin cliente elegido no se muestra ningún formulario.

Pantalla Reglas de Proveedor con el desplegable de cliente (1) y el recuadro Nueva regla debajo.

Paso 3. Crear la regla

En el bloque Nueva regla:

  1. NIF del proveedor (1): obligatorio.
  2. Actividad (2): una actividad del cliente, o — Sin actividad —.
  3. Cuenta de gasto (3): una cuenta del catálogo de gastos, o — Sin cuenta —. Pulsar Añadir.
Bloque Nueva regla con NIF del proveedor (1), Actividad (2), Cuenta de gasto (3) y el botón Añadir.
Importante. Hace falta al menos una actividad o una cuenta de gasto. Una regla vacía no se guarda.
Atención. La regla actúa sobre las facturas nuevas del proveedor. Las ya subidas se actualizan con Aplicar a facturas ya subidas.
Nota. Hay una regla por NIF y cliente: añadir de nuevo el mismo NIF actualiza la existente. Desde la ficha de una factura, el NIF llega relleno.

Paso 4. Revisar las reglas del cliente

La tabla Reglas configuradas (1) lista cada regla con su NIF proveedor, Actividad, Cuenta de gasto y Estado.

  1. Activa o Desactivada (2): una regla desactivada se conserva sin aplicarse a las facturas nuevas.
  2. Bajo el estado figura el resultado de la última aplicación a facturas ya subidas, con fecha y número de facturas.
Tabla Reglas configuradas con el contador (1) y la columna Estado (2) de la regla.

Paso 5. Previsualizar el efecto sobre las facturas ya subidas

En la fila de la regla, pulsar Aplicar a facturas ya subidas (1). Se abre un panel con el recuento, sin escribir nada.

  1. El panel indica cuántas facturas del proveedor cambiarían de actividad y cuántos asientos habría que rehacer con la cuenta de la regla (2).
  2. Las facturas confirmadas a mano y las de un periodo contable cerrado se respetan: figuran con su propio recuento.
  3. La tabla de ejemplos indica por factura qué cambia: actividad, cuenta o ambas.
Botón Aplicar a facturas ya subidas (1) y panel con los recuentos de la previsualización (2).
Importante. Un asiento de un periodo cerrado no se rehace: cambiaría un ejercicio ya declarado. Desbloquear antes el periodo en Contabilidad.

Paso 6. Aplicar la regla

En el mismo panel, elegir las opciones y pulsar Aplicar a estas facturas (1). Confirmar con Sí, aplicar.

  1. Rehacer también los asientos para que recojan la cuenta de la regla (2): marcada si la regla lleva cuenta. Sin ella solo cambia la actividad.
  2. Cambiar también las facturas que ya tienen OTRA actividad (3): por defecto solo se rellenan las que no tienen ninguna.
  3. Sin cambios pendientes, el botón queda desactivado con la indicación «No hay nada que aplicar con esta regla.»; las facturas sin contabilizar tomarán la cuenta de la regla al contabilizarse.
Pie del panel con el botón Aplicar a estas facturas (1) y las casillas de rehacer asientos (2) y de cambiar actividad (3).
Nota. La aplicación se ejecuta en segundo plano: desde segundos hasta minutos. El resultado aparece en la fila de la regla al recargar.

Paso 7. Desactivar o eliminar una regla

En la fila de la regla, pulsar Desactivar (1) o Eliminar (2) y confirmar el diálogo.

  1. Si la regla lleva cuenta, el diálogo ¿Quitar también la cuenta de la ficha? ofrece Sí, quitarla o No, conservarla.
  2. Con No, conservarla, la cuenta sigue en la ficha del proveedor y las facturas siguientes se contabilizan con ella.
Diálogo ¿Quitar también la cuenta de la ficha? (1) con los botones No, conservarla y Sí, quitarla.
Atención. El motor de asientos lee la ficha del proveedor, no la regla. Desactivar sin quitar la cuenta no cambia el asiento de las facturas siguientes.

Resultado

Las facturas nuevas del proveedor reciben la actividad y la cuenta de gasto de la regla. Las ya subidas cambian solo si se aplica la regla, salvo las confirmadas a mano y las de periodos cerrados.

Campos de la regla

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
NIF del proveedor NIF o CIF, hasta 20 caracteres Sí Identifica al proveedor. Una regla por NIF y cliente; no se reasigna al editar.
Actividad Actividades activas del cliente · — Sin actividad — Con la cuenta, al menos una de las dos Actividad que reciben las facturas del proveedor.
Cuenta de gasto Cuentas de gasto del PGC con la longitud del plan del cliente · — Sin cuenta — Con la actividad, al menos una de las dos Cuenta de gasto del asiento de sus facturas.
Estado Activa · Desactivada No (Activa) Desactivada, deja de aplicarse a las facturas nuevas.

Problemas frecuentes

«El NIF del proveedor es obligatorio.»
Escribir el NIF en NIF del proveedor antes de pulsar Añadir.
«Indicar al menos una actividad o una cuenta de gasto.»
Elegir una actividad, una cuenta de gasto o ambas.
«La actividad no pertenece a este cliente.»
Recargar la pantalla con el cliente correcto y elegir una de sus actividades.
«No hay nada que aplicar con esta regla.»
Las facturas del proveedor ya coinciden con la regla, o están confirmadas a mano o en un periodo cerrado.
La actividad cambia pero la cuenta del asiento no
Marcar Rehacer también los asientos para que recojan la cuenta de la regla al aplicar. Un asiento hecho no cambia solo.
«No se pudo aplicar a las facturas ya subidas …»
Repetir Aplicar a facturas ya subidas. Si el error persiste, contactar con soporte.

Continuar con

Consejo
Crear la regla antes de subir el grueso de las facturas del proveedor: así nacen ya con su actividad y su cuenta, sin aplicar nada después.
Anterior Generar el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales Siguiente Renumerar el diario y recuperar asientos de la papelera

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