Conciliación Bancaria
Útil
Activar los recordatorios automáticos de cobro
El sistema reclama por correo las facturas emitidas vencidas sin intervención del gestor. Requiere dos interruptores del despacho; los plazos se ajustan por cliente emisor.
Antes de empezar
- Plan Professional o Enterprise. Cupo mensual de recordatorios: Professional, 500; Enterprise, sin límite. El cupo es común al envío manual y al automático.
- Rol de titular o de administrador del equipo para activar los interruptores.
- Facturas emitidas, sin cobrar, con fecha de vencimiento y correo del receptor en la factura, registradas a partir de la activación de la gestión de impagados.
Paso 1. Abrir los ajustes de impagados
En Banco & Pagos > Cobros pendientes, el aviso Seguimiento automático desactivado (1) ofrece el botón Ajustes (2). También se llega desde Panel General, menú Informes y ajustes ···, opción Ajustes del módulo.
Nota.
Con la gestión de impagados ya activa, el aviso no aparece. Se accede entonces por Informes y ajustes ···.
Paso 2. Activar los dos interruptores
Tarjeta Gestión de impagados (cobros):
- Marcar Activar gestión de impagados (1). Es el primer interruptor.
- Marcar Enviar recordatorios automáticos por correo (2). Se envían a los 15, 30 y 45 días de retraso.
- Opcional: elegir en Franja horaria de envío (opcional) (3) la hora A partir de las HH:00. Sin franja, los recordatorios salen A cualquier hora.
Importante.
La segunda casilla solo se guarda con la primera marcada. Sin los dos interruptores, el despacho no envía ningún recordatorio automático.
Nota.
La franja marca la hora mínima de envío: antes de ella no sale nada. El mismo día, el envío se retoma en la primera pasada posterior a esa hora.
Paso 3. Guardar los ajustes
Pulsar Guardar (1) en la tarjeta. Debajo aparece «Activada el {fecha}.» (2).
Atención.
Solo las facturas registradas a partir de esa fecha entran en el envío automático. Las anteriores se reclaman a mano desde Cobros pendientes.
Paso 4. Abrir los recordatorios del cliente emisor
Los plazos se fijan por cliente emisor. En Facturación > Gestión de facturas, abrir el cliente, entrar en la pestaña Ajustes (1) y pulsar la tarjeta Recordatorios de cobro (2).
Nota.
Sin ajuste guardado, el cliente emisor usa los plazos de origen: 15, 30 y 45 días, sin aviso previo, con los recordatorios activados.
Paso 5. Ajustar los plazos y guardar
Pantalla Recordatorios de pago:
- Activar recordatorios automáticos (1): desmarcada, ese cliente no envía correos por facturas vencidas.
- Días ANTES del vencimiento (2): aviso previo, de 0 a 90 días. Con 0 queda desactivado.
- 1.er aviso, 2.º aviso y Último aviso (3): días tras el vencimiento, de 1 a 365, con tono suave, firme y final.
- Pulsar Guardar preferencias.
Nota.
Cada nivel se envía una sola vez por factura. Si los días se guardan desordenados, se envían de menor a mayor plazo, empezando por el aviso cordial.
Nota.
Una factura de recurrente con política de recordatorios propia usa esa política en lugar de la del cliente.
Resultado
Cada hora, el sistema revisa las facturas vencidas y envía por correo el nivel que corresponde, sin repetir uno ya enviado. Los envíos constan en Cobros pendientes: sello 1.er aviso, 2.º aviso o Aviso legal en Última gestión y detalle en Historial. Cada correo descuenta del cupo mensual del plan.
Campos de los ajustes
| Campo | Qué admite | Obligatorio | Efecto |
|---|---|---|---|
| Activar gestión de impagados | Casilla (desactivada de origen) | No | Primer interruptor del despacho. |
| Enviar recordatorios automáticos por correo | Casilla; solo con el primer interruptor marcado | No | Segundo interruptor: habilita el envío a los 15, 30 y 45 días. |
| Franja horaria de envío (opcional) | A cualquier hora, o A partir de las 00:00 a las 23:00 | No | Hora mínima de envío de los recordatorios automáticos del despacho. |
| Activar recordatorios automáticos (cliente emisor) | Casilla (activada de origen) | No | Desmarcada, ese cliente no envía recordatorios. |
| Días ANTES del vencimiento | Número de 0 a 90 | No | Aviso previo; 0 lo desactiva. |
| 1.er aviso · 2.º aviso · Último aviso | Números de 1 a 365 días tras el vencimiento (15, 30 y 45 de origen) | No | Plazo de cada nivel de la escalada. |
Problemas frecuentes
- No sale ningún recordatorio automático.
- Comprobar los dos interruptores del despacho, la franja horaria, el plan y que el cliente emisor no los tenga desactivados en Recordatorios de cobro.
- Una factura concreta no genera recordatorios.
- Falta la fecha de vencimiento o el correo del receptor en la factura, es anterior a la fecha de activación, está anulada por rectificativa o ya está cobrada.
- «{n} facturas no se vigilan ni se reclaman»
- Las facturas carecen de fecha de vencimiento. Informarla en Cobros pendientes para incorporarlas al seguimiento.
- Los recordatorios se detienen a mitad de mes.
- Se agotó el cupo mensual del plan, compartido con el envío manual. El envío automático se reanuda el mes siguiente o al ampliar el plan.
- La casilla Enviar recordatorios automáticos por correo aparece deshabilitada.
- Marcar antes Activar gestión de impagados.
- «Los días están en otro orden: los avisos se enviarán igualmente de menor a mayor plazo, empezando por el más cordial.»
- Aviso informativo: los plazos se guardan tal cual y el sistema los ordena de menor a mayor.
Consejo
Revisar los plazos del cliente emisor antes de activar el segundo interruptor: los de origen (15, 30 y 45 días) se aplican a todos los clientes sin ajuste propio.
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