Equipo del despacho
Cada persona del despacho, con su usuario, su cartera y sus permisos
CopilotGestoria es la plataforma de gestorías y asesorías en la que el despacho deja de compartir una contraseña. Se decide qué clientes ve cada persona y qué puede ejecutar, y queda constancia de quién hizo cada cosa.
Empezar la prueba de 30 díasPrueba del plan Professional, con 5 plazas. Se pide tarjeta: ningún cargo hasta el día 31 y se cancela desde el panel.
La suscripción incluye la plataforma completa. Además del equipo:
- Digitalización de facturas
- Contabilidad
- Modelos fiscales
- Nóminas
- Facturación de los clientes del despacho
Una sola contraseña impide saber quién hizo cada cosa
Con una contraseña compartida
- Todo el despacho ve toda la cartera.
- Ningún cambio distingue a su autor.
- Cada baja obliga a cambiar la contraseña.
Con un usuario por persona
- Cada persona ve los clientes que lleva.
- El sello de autoría nombra a quien creó y a quien modificó.
- Una baja se resuelve desactivando un usuario.
Tres decisiones por persona: rol, cartera y área
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Rol
Admin: acceso total y gestión del equipo. Estándar: opera solo sobre los clientes asignados. Solo lectura: consulta toda la cartera, sin crear ni modificar, y no admite asignación de clientes.
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Cartera
Los clientes se asignan persona a persona. Un Estándar sin clientes asignados no ve ninguno.
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Área
Cada área admite tres niveles: Sin acceso, Ver, Ver y editar. Cinco perfiles predefinidos sirven de punto de partida. Es opcional: sin configurarlo, se aplica el rol.
Presentar, emitir o cerrar se puede conceder acción por acción
Con el acceso por área configurado, editar un dato no basta para ejecutar estas nueve acciones: cada una se concede aparte.
- Presentar modelos a la Agencia Tributaria
- Emitir y firmar facturas
- Cerrar el periodo de nóminas
- Generar remesas bancarias de adeudos y transferencias
- Aplicar correcciones del cierre trimestral
- Gestionar certificados digitales de clientes
- Registrar consentimientos del cliente
- Hacer exportaciones masivas
- Eliminar clientes
Sin configurar el acceso por área, quedan al alcance de todo rol distinto de Solo lectura. Dentro de contabilidad no hay permiso aparte para borrar un asiento, reabrir un periodo ni cerrar un ejercicio.
Quién lo creó y quién lo modificó, a la vista
Pantallas con sello de autoría
Ficha de documento, asiento contable, modelos 420 y 425 del impuesto canario, cuentas anuales, nómina generada y deducciones de la declaración de la renta.
- Registro de actividad por personaLa ficha de cada miembro enlaza a su actividad.
- Fichero de accesosQuién tiene acceso a qué: rol, estado, clientes asignados, nivel por área y acciones concedidas.
- Trabajo abierto a nombre de cada personaTareas del cierre trimestral, facturas y modelos fiscales, en el listado del equipo.
- Contraseña de cada personaAl menos 10 caracteres, con letras y números. Se rechaza la que figure en una filtración conocida.
Altas, bajas y sustituciones
Nombre, correo y rol
La persona recibe un enlace válido 7 días y solo crea su contraseña.
Acceso retirado de inmediato
Desactivar libera la plaza. La persona se puede reactivar.
Acceso con fecha de retirada
Llegada la fecha, el acceso se retira de forma automática.
Traspaso de cartera
Los clientes de una persona pasan a otra en una sola operación.
La prueba es del plan Professional, con 5 plazas
Una plaza es una persona con acceso al panel. El titular ocupa una. Ver todos los planes
- Gratuito
- 1 plaza
- Starter
- 2 plazas
- Professional · plan de la prueba
- 5 plazas
- Enterprise
- Sin límite
- La invitación pendiente ocupa plaza.
- La persona desactivada no ocupa plaza.
- Al bajar de plan nadie pierde el acceso; solo se impide invitar a más.
Alta y cobro
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Cuenta
Nombre, correo electrónico y contraseña, o una cuenta de Google. No se piden datos fiscales ni del despacho.
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Tarjeta
La del plan mensual se introduce en la pasarela de pago, que es quien la custodia. La plataforma no guarda su número.
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Día 31
Se cobra la primera mensualidad si no se ha cancelado. Se cancela desde el panel; cancelada antes, no se cobra nada.
Preguntas y límites
¿Puede el rol Solo lectura limitarse a un solo cliente?
No. El rol Solo lectura ve toda la cartera y no admite asignación de clientes. El rol que se limita a clientes concretos es Estándar.
¿Un Admin ve siempre toda la cartera?
Sin clientes asignados, sí. Con al menos un cliente asignado, queda limitado a esos clientes. Un Admin limitado no puede dar el rol Solo lectura ni dar de alta a compañeros fuera de sus clientes.
¿Qué ocurre si no se configura el acceso por área?
La persona conserva el acceso que le da su rol, sin restricción por área. Las nueve acciones con permiso aparte quedan entonces al alcance de todo rol distinto de Solo lectura.
¿Hay permisos aparte dentro de contabilidad?
No. Dentro de contabilidad no hay permiso aparte para borrar un asiento, reabrir un periodo ni cerrar un ejercicio.
¿Puede un Admin reorganizar el equipo sin que el titular lo sepa?
El titular recibe un aviso, en el panel y por correo, cuando otra persona invita, desactiva, reactiva o elimina a un miembro. Solo el titular cambia el correo de acceso de un compañero. Nadie puede modificar su propio rol ni sus asignaciones. La persona afectada también recibe un aviso, en el panel y por correo, si cambian su rol, sus clientes o sus áreas.
¿Quién recibe los avisos de un cliente?
El titular, los Admin con toda la cartera y quien tiene ese cliente asignado.
¿Qué se conserva al eliminar a una persona?
La eliminación es definitiva: la cuenta no se recupera. La autoría de lo que hizo se conserva, y el sello muestra «Usuario eliminado» en lugar del nombre. Para retirar el acceso sin perder la cuenta, se desactiva. Si la persona tiene registros asociados, el programa puede impedir la eliminación y pedir que se desactive.
¿Qué ocurre si la invitación caduca o no llega?
El listado señala la invitación no entregada o con el enlace caducado, y el titular y los Admin reciben un aviso. La invitación se reenvía desde el listado y el enlace anterior deja de valer. La persona invitada también puede pedir un enlace nuevo desde la pantalla de enlace caducado: la petición llega al despacho.
Un usuario por persona desde el primer día de prueba
Plan Professional, con 5 plazas. Se pide tarjeta; ningún cargo hasta el día 31.