Emisión de Facturas Esencial

Activar el envío automático a la AEAT de un cliente

2:00 Tutorial 15.15

Activado, cada factura que emite el cliente se remite a la AEAT al emitirla. El envío nace apagado en todos los clientes: las facturas se emiten y numeran igual y esperan en cola.

Antes de empezar

  • Plan Starter, Professional o Enterprise. En el Gratuito: «El envío automático a la AEAT está incluido desde el plan Starter.»
  • Interruptor global del envío a la AEAT encendido. Apagado, la tarjeta no se muestra.
  • Autorización del cliente registrada (guía «Registrar la autorización de envío a la AEAT»).
  • Certificado digital del cliente vigente, con la contraseña custodiada.
  • NIF español del emisor. Con prefijo extranjero: «Remisión no disponible: la AEAT exige NIF español del emisor.»

Paso 1. Revisar los requisitos

En Principal > Clientes, abrir la ficha y bajar a Envío automático de facturas a la AEAT (1). La lista de requisitos (2) indica qué falta.

  1. Plan: solo aparece si el plan no incluye el envío.
  2. Autorización para enviar sus facturas: si falta, registrarla o pedirla al cliente.
  3. Certificado con la contraseña custodiada y Envío automático activado.
Tarjeta Envío automático de facturas a la AEAT (1) con la lista de requisitos y el estado de cada uno (2).
Nota. Sin autorización registrada, el botón Activar el envío automático no se muestra: solo Registrar su autorización y Pedírsela al cliente.

Paso 2. Custodiar el certificado con su contraseña

Si falta el certificado, pulsar Subirlo ahora (o Subir certificado en la tarjeta Certificado digital) y completar el formulario:

  1. Archivo del certificado (.p12 / .pfx): el archivo exportado por el cliente.
  2. Contraseña del certificado (1): la del archivo, hasta 200 caracteres.
  3. Guardar también la contraseña (2): sin marcarla, el certificado se custodia pero no puede firmar sin nadie delante.
  4. Pulsar Custodiar certificado.
Formulario de subida del certificado con Contraseña del certificado (1) y la casilla Guardar también la contraseña (2) recuadradas.
Atención. Con el envío ya activo, sustituir el certificado sin guardar la contraseña detiene el envío del cliente.
Nota. Si el NIF del certificado no coincide con el del cliente, se rechaza. El certificado de representante exige marcar Confirmo que es un certificado de representante.

Paso 3. Activar el envío automático

Con los requisitos en verde, pulsar Activar el envío automático (recuadrado). Mientras falte algo, el botón sigue deshabilitado y debajo aparece el motivo.

Paso 4. Confirmar la activación

En el diálogo Activar el envío automático, pulsar Sí, activar (recuadrado).

Importante. Desde ese momento cada factura del cliente se remite a la AEAT al emitirla. Las que ya esperan en cola salen en orden, empezando por la más antigua.
Nota. El envío va por tandas: la AEAT impone una espera entre envíos y el sistema recoge la cola cada minuto.

Paso 5. Comprobar el estado

La tarjeta recarga con «Envío automático activado. Las facturas se remitirán a la AEAT al emitirlas.», la insignia Activo y la fila Estado.

Atención. La insignia Activado pero parado indica que el envío está encendido, pero falta algo: certificado caducado, autorización retirada o contraseña sin custodiar.

Paso 6. Ajustar el modo pruebas y los avisos

Dos interruptores por cliente: Aviso de incidencias, solo con el envío activo, y Modo pruebas (entorno de pruebas de la AEAT).

Importante. En modo pruebas los registros van al entorno de pruebas de la AEAT y no constan en el real. Las facturas son definitivas y sus PDF no llevan la mención VERI*FACTU.
Nota. Apagar Aviso de incidencias pide confirmar con Sí, dejar de avisar. Sin aviso, el cliente puede quedar parado sin notificación por correo.

Paso 7. Desactivar el envío automático

Pulsar Desactivar el envío automático (recuadrado) y confirmar en el diálogo con Sí, desactivar.

Importante. Las facturas se siguen emitiendo, numerando y firmando con su QR, pero se acumulan sin enviarse. Los PDF dejan de llevar la mención VERI*FACTU.

Resultado

El cliente queda con la insignia Activo. Las facturas nuevas se firman, se encolan y se remiten al emitirlas; su estado y su CSV constan en la ficha de la factura y en Operaciones > Facturación > Facturas a la AEAT.

Formulario del certificado

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Archivo del certificado (.p12 / .pfx) Archivo .p12 o .pfx Sí Se cifra en la custodia.
Contraseña del certificado Texto, hasta 200 caracteres Sí Valida el certificado al subirlo.
Guardar también la contraseña Casilla No Custodia la contraseña, cifrada aparte, para firmar y enviar sin intervención.
Confirmo que es un certificado de representante Casilla, solo si se rechazó por NIF distinto Condicional Admite el certificado de la persona que representa a la sociedad.

Problemas frecuentes

El botón Activar el envío automático aparece deshabilitado.
Falta autorización, certificado o plan. El motivo figura bajo el botón.
El botón Activar el envío automático no aparece.
Falta la autorización del cliente: registrarla o pedírsela desde la misma tarjeta.
Insignia Activado pero parado.
Certificado caducado, autorización retirada o contraseña sin custodiar. Resolver el requisito marcado en la lista.
No aparece el enlace Subirlo ahora.
La ficha no incluye la tarjeta Certificado digital, que depende del plan.
«Remisión no disponible: la AEAT exige NIF español del emisor.»
El cliente tiene un NIF con prefijo extranjero. La remisión solo admite NIF español.
Facturas «Retenida — no se ha enviado».
El régimen de la factura no tiene código oficial. Revisarlo en la guía «Revisar los envíos de facturas a la AEAT».

Continuar con

Consejo
Tras la primera factura emitida, comprobar en **Facturas a la AEAT** que figura como «Registrada en la AEAT» y con su CSV.
Anterior Registrar la autorización de envío a la AEAT Siguiente Revisar los envíos de facturas a la AEAT

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