Emisión de Facturas Útil

Configurar los recordatorios de cobro

2:30 Tutorial 15.38

Los recordatorios reclaman por correo, en nombre del cliente, las facturas emitidas que siguen sin cobrar. El portal fija los plazos; el envío depende además de la gestoría.

Antes de empezar

  • El envío automático requiere que la gestoría tenga activados el seguimiento de impagados y los recordatorios automáticos, y que su plan incluya la gestión de impagados.
  • Cada factura debe tener fecha de vencimiento y correo electrónico del receptor.
  • Solo se reclaman las facturas emitidas con posterioridad a la activación del seguimiento por la gestoría.

Paso 1. Abrir los recordatorios de cobro

En el menú lateral, Facturación > Configuración, y pulsar la tarjeta Recordatorios de cobro. La pantalla se titula «Recordatorios de pago automáticos».

Nota. La tarjeta muestra sin configurar hasta que se guardan las preferencias. Aun así, sin guardar rigen los plazos por defecto: 15, 30 y 45 días, sin aviso previo.

Paso 2. Activar o desactivar los recordatorios

  1. Marcar Activar recordatorios automáticos para que se envíen avisos por las facturas vencidas.
  2. Desmarcarla para que no se envíe ningún correo al receptor por facturas vencidas de este cliente.
Importante. Los correos salen en nombre del cliente y llegan a sus receptores. Conviene revisar los plazos antes de activarlos.

Paso 3. Fijar los plazos

Los plazos se expresan en días:

  1. Aviso previo · días ANTES del vencimiento (0 = desactivado): recuerda el pago antes de que venza. Admite de 0 a 90 días.
  2. 1er aviso · días tras vencimiento: aviso cordial. Por defecto, 15 días.
  3. 2º aviso · días: aviso firme. Por defecto, 30 días.
  4. Último aviso · días: último aviso de pago. Por defecto, 45 días.
Nota. Cada aviso se envía una sola vez por factura. Los avisos posteriores al vencimiento no se acumulan: en cada momento se envía solo el más alto que corresponda.

Paso 4. Guardar las preferencias

Pulsar Guardar preferencias. El aviso «Preferencias de recordatorios guardadas.» confirma el cambio.

Nota. Si los plazos se guardan en otro orden, el aviso lo indica: se envían igualmente de menor a mayor plazo, empezando por el más cordial.

Paso 5. Qué recibe el receptor

  1. El correo lleva el asunto «Tu factura vence pronto», «Recordatorio amistoso», «Aviso de pago pendiente» o «Último aviso de pago», con el número de factura.
  2. Incluye un enlace firmado, válido 30 días, a la factura en línea. No se incluye si la factura está anulada por una rectificativa.
  3. Si el receptor abre el enlace y la factura sigue sin cobrar, recibe además un aviso de ayuda con el pago, una sola vez.

Paso 6. Facturas que no se reclaman

  1. Las cobradas, las incobrables y las anuladas por una rectificativa.
  2. Las anuladas ante la AEAT y las retenidas por posible NIF cruzado.
  3. Las que no tienen fecha de vencimiento o correo del receptor.
Nota. Una factura procedente de una recurrente puede llevar su propia política de recordatorios, que prevalece sobre estos plazos.

Resultado

Las preferencias quedan guardadas para el cliente. Mientras la gestoría mantenga activado el envío, cada factura vencida sin cobrar recibe sus avisos en los plazos fijados, y el correo del receptor lleva la identidad de la gestoría.

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Activar recordatorios automáticos Casilla marcada o desmarcada No (marcada) Habilita o suspende los avisos de este cliente.
Aviso previo · días ANTES del vencimiento Entero de 0 a 90 No (0) Avisa N días antes del vencimiento; 0 lo desactiva.
1er aviso · días tras vencimiento Entero de 1 a 180 No (15) Primer aviso, de tono cordial.
2º aviso · días Entero de 1 a 180 No (30) Segundo aviso, de tono firme.
Último aviso · días Entero de 1 a 365 No (45) Último aviso de pago.

Problemas frecuentes

Los recordatorios están activos en el portal pero no sale ningún correo.
El envío depende de la gestoría: debe tener activados el seguimiento de impagados y los recordatorios automáticos. Comprobarlo con ella.
Una factura vencida no recibe avisos.
Comprobar que tiene fecha de vencimiento y correo del receptor, que no está cobrada ni anulada y que se emitió después de activar el seguimiento.
«Has puesto los días en otro orden: los avisos se enviarán igualmente de menor a mayor plazo, …»
No es un error. Los plazos se aplican ordenados; para evitar el aviso, introducirlos de menor a mayor.
Los avisos se interrumpen durante el mes.
El plan de la gestoría limita los recordatorios mensuales, y el cupo es común con los envíos manuales. Consultarlo con ella.

Continuar con

Consejo
Escalonar los plazos, por ejemplo a 15, 30 y 45 días, mantiene el tono creciente de los tres avisos de reclamación.
Anterior Consultar las próximas emisiones recurrentes Siguiente Registrar el cobro de una factura emitida

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