Gestión de Clientes Importante

Completar la ficha de un cliente

4:00 Tutorial 6.12

El alta solo exige nombre y NIF. La ficha se completa después con la razón social, la comunidad autónoma y el resto de datos que usan los modelos y las facturas.

Antes de empezar

  • Rol de titular, administrador o estándar con acceso al cliente. El usuario de solo consulta no puede editar fichas.
  • Disponible en todos los planes. La marca del portal por cliente exige Professional o Enterprise.
  • Cliente ya dado de alta en Principal > Clientes.

Paso 1. Abrir la edición de la ficha

En Principal > Clientes, abrir el cliente y pulsar Editar. En el listado, Completar lleva al mismo formulario.

Cabecera de la ficha del cliente con el botón Editar (1) recuadrado.
Nota. El listado agrupa las fichas pendientes en Ficha incompleta: falta razón social, territorio fiscal o epígrafe del IAE.

Paso 2. Corregir la identificación

Bloque Información Personal:

  1. Nombre Completo (1): obligatorio, hasta 255 caracteres.
  2. Email (2): obligatorio y único en el sistema. Es la dirección de acceso al portal.
  3. El cliente no tiene email (3): sustituye la dirección por una interna y el cliente deja de recibir correos.
Bloque Información Personal con Nombre Completo (1), Correo electrónico (2) y la casilla El cliente no tiene email (3).
Atención. Cambiar el Email cambia el usuario de acceso al portal. El cliente debe conocer la nueva dirección.

Paso 3. Indicar la razón social y el NIF

Bloque Información de Empresa:

  1. Nombre de Empresa (1): razón social. Sin ella, las facturas no se asocian al cliente por su nombre.
  2. País de residencia fiscal (2): España por defecto. Otro país habilita el identificador extranjero y el domicilio en su país.
  3. CIF/NIF (3): se valida la letra o el dígito de control y se guarda sin prefijo ES ni separadores.
Bloque Información de Empresa con Nombre de Empresa (1), País de residencia fiscal (2) y CIF/NIF (3).
Importante. Cambiar el CIF/NIF recalcula los modelos que aplican al cliente. Las facturas se vinculan por NIF: un valor erróneo las deja sin cliente.
Nota. Con un país distinto de España aparecen Tipo de persona, Identificador fiscal en su país, Establecimiento permanente en España, NIF anterior y la dirección en el extranjero. El Tipo de persona es obligatorio con identificador extranjero.

Paso 4. Fijar la comunidad autónoma, el software contable y el IBAN

  1. Comunidad Autónoma (residencia fiscal) (1): fija el IRPF autonómico y, en Canarias, Ceuta y Melilla, el impuesto de sus facturas (IGIC o IPSI).
  2. Software contable / ERP (2): programa al que se exportan las facturas del cliente. Ajusta el nombre del archivo exportado.
  3. IBAN para domiciliar impuestos / devoluciones (3): necesario para presentar automáticamente una declaración a ingresar.
Desplegables Comunidad Autónoma (1) y Software contable / ERP (2) y campo IBAN para domiciliar impuestos / devoluciones (3).
Nota. La comunidad autónoma solo se muestra con residencia en España. El territorio fiscal completo se confirma en Configuración de empresa.

Paso 5. Completar el contacto

Bloque Información de Contacto: Teléfono (1), Dirección (2) y Código postal (3), todos opcionales. El código postal admite hasta 10 caracteres.

Bloque Información de Contacto con Teléfono (1), Dirección (2) y Código postal (3).

Paso 6. Asignar la marca del portal (opcional)

Desplegar ¿Este cliente es o pertenece a una gestoría?. Solo con plan Professional o Enterprise.

  1. ¿Este cliente pertenece a una gestoría de la cartera? (1): el portal muestra el logotipo y los colores de esa gestoría.
  2. ¿Quién opera el portal de este cliente? (2): la gestoría elegida entra a este portal desde su cuenta y recibe los avisos.
Bloque desplegado con los selectores ¿Este cliente pertenece a una gestoría de la cartera? (1) y ¿Quién opera el portal de este cliente? (2).
Nota. Los selectores aparecen si la cartera incluye clientes que son gestorías con marca propia. Con Este cliente es una gestoría con sus propios clientes se cargan su logotipo y colores.

Paso 7. Cambiar la contraseña y la verificación

  1. Nueva Contraseña (1) y Confirmar Nueva Contraseña: opcionales, mínimo 8 caracteres. Vacías, se mantiene la actual.
  2. Email verificado (2): activada, el cliente accede al portal; desactivada, el acceso queda bloqueado hasta verificar el correo.
Bloques Cambiar Contraseña con Nueva Contraseña (1) y Estado de la Cuenta con el interruptor Email verificado (2).
Atención. Guardar una contraseña nueva no avisa al cliente. Comunicársela o enviar el acceso desde la ficha con Restablecer contraseña.

Paso 8. Guardar los cambios

Pulsar Guardar Cambios. Se abre la ficha con el aviso «Cliente actualizado correctamente» (1). Configuración de empresa (2) es el paso siguiente: territorio fiscal, régimen y titulares.

Ficha del cliente tras guardar, con el aviso Cliente actualizado correctamente (1) y el botón Configuración de empresa (2).
Nota. El régimen de IRPF y de IVA no se edita aquí: pertenece a cada actividad económica, en la pestaña Fiscal de la ficha.

Resultado

La ficha del cliente conserva los datos nuevos. Si cambió el NIF, los modelos aplicables se recalculan; si cambió el nombre, la agenda de terceros se actualiza.

Campos del formulario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Nombre Completo Texto, hasta 255 caracteres Sí Nombre del cliente en listados, modelos y documentos. Se propaga a la agenda de terceros.
Email Dirección de correo no registrada en el sistema Sí, salvo con «El cliente no tiene email» Usuario de acceso al portal y destino de los correos.
Nombre de Empresa Texto, hasta 255 caracteres No Razón social mostrada en la ficha.
País de residencia fiscal Lista de países No (España) Habilita los datos de residencia en el extranjero.
CIF/NIF NIF, NIE o CIF español; con otro país, identificador extranjero No en edición; recomendado Vincula facturas, modelos y asientos. Único dentro de la cartera.
Comunidad Autónoma (residencia fiscal) Lista de comunidades y ciudades autónomas No IRPF autonómico; IGIC o IPSI en Canarias, Ceuta y Melilla.
Software contable / ERP Quantum Economics · Cegid Diez · A3 (Wolters Kluwer) · Sage Despachos · Glasof · Genial · Otro No Nombre del archivo exportado y panel de pendientes de exportar.
IBAN para domiciliar impuestos / devoluciones IBAN válido, hasta 34 caracteres No Cuenta de domiciliación y devolución de los modelos.
Teléfono, Dirección, Código postal Texto (20, 500 y 10 caracteres) No Datos de contacto.
Nueva Contraseña Mínimo 8 caracteres, repetida en «Confirmar Nueva Contraseña» No Sustituye la contraseña del portal. Vacía, se conserva.
Email verificado Activado o desactivado — Habilita o bloquea el acceso del cliente al portal.

Problemas frecuentes

«Este NIF/CIF ya lo tiene otro cliente de la cartera.»
Otro cliente de la cartera tiene ese NIF. Localizarlo en el listado y trabajar sobre esa ficha.
«Este email ya está registrado en el sistema»
La dirección pertenece a otro usuario. Usar otra o marcar El cliente no tiene email.
«El CIF proporcionado no es válido. El dígito/letra de control no coincide.»
El dígito o la letra de control no corresponde al número. Revisar el NIF con el documento del cliente.
«Indique si es persona física o jurídica.»
Con identificador fiscal extranjero hay que elegir Tipo de persona.
«El IBAN no supera la verificación mod-97 (dígitos de control incorrectos).»
Algún dígito del IBAN es erróneo. Copiarlo de nuevo desde el documento bancario.
«Las contraseñas no coinciden»
Repetir la contraseña idéntica en Confirmar Nueva Contraseña.

Continuar con

Consejo
Tras guardar, revisar el grupo **Ficha incompleta** del listado: indica a qué clientes aún les falta razón social, territorio o epígrafe.
Anterior Enviar el informe trimestral a un cliente Siguiente Dar de baja a un cliente

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