Conciliación Bancaria Importante

Filtrar y categorizar movimientos bancarios

4:00 Tutorial 7.17

El listado de movimientos reúne todo lo importado de los extractos. Permite localizar, categorizar, marcar como revisado, excluir y anotar movimientos, uno a uno o en lote.

Antes de empezar

  • Extracto bancario importado. Sin movimientos, la pantalla ofrece Subir Extracto.
  • Acceso al módulo Banco & Pagos. El usuario de solo consulta ve el listado, pero no las acciones de escritura.
  • Un miembro de equipo estándar ve solo los movimientos de sus clientes asignados.

Paso 1. Abrir el listado completo

En el menú lateral, Banco & Pagos > Conciliación, y pulsar Todos los movimientos. Desde el Panel General, la tarjeta Cuadre con el banco ofrece Ver los movimientos.

Cabecera de Pendiente de conciliar con el botón Todos los movimientos (1) recuadrado.

Paso 2. Filtrar los movimientos

En el bloque de filtros, combinar los campos y pulsar el icono de la lupa.

  1. Estado (1): Sin conciliar, Conciliados o Excluidos.
  2. Categoría (2): una categoría concreta o Sin categorizar.
  3. Buscar (3): concepto con varias palabras, referencia, IBAN, NIF, cliente, número de factura, categoría, importe o fecha dd/mm/aaaa.
Bloque de filtros con Estado (1), Categoría (2) y Buscar (3) recuadrados.
Nota. El menú Columnas oculta Cliente, Categoría, Actividad o Estado, y Mostrar fija 25, 50, 100, 200 o todas las filas por página. Ambas preferencias son del navegador.

Paso 3. Leer las cifras de la cabecera

La franja superior se recalcula con los filtros activos: Ingresos, Gastos, Saldo neto y Total. Los contadores enlazan con el filtro correspondiente.

  1. N sin conciliar (1): lleva a la bandeja de pendientes. No cuenta los movimientos ya contabilizados a mano.
  2. N por revisar (2): filtra los movimientos sin marca de revisado.
  3. N contabilizados sin factura (3): movimientos con asiento propio y sin conciliar con factura.
Franja de cifras con los contadores sin conciliar (1), por revisar (2) y contabilizados sin factura (3).
Nota. El contador rojo N sin contabilizar aparece cuando hay cobros conciliados cuyo asiento no se generó. Su filtro propio es Contabilización > Cobros sin contabilizar.

Paso 4. Guardar un filtro de uso frecuente

Con los filtros aplicados, pulsar Guardar filtro actual, escribir un nombre y pulsar Guardar. El filtro queda como acceso rápido bajo Mis filtros.

Diálogo Guardar el filtro actual con el campo de nombre (1) y el botón Guardar (2).
Nota. El filtro guardado recoge cuenta, cliente, actividad, fechas, estado, categoría y búsqueda. No recoge Revisión ni Contabilización.

Paso 5. Categorizar movimientos en lote

  1. Marcar las casillas de los movimientos (1). La barra muestra el número de seleccionados y su importe neto.
  2. Pulsar Categorizar (2) y elegir la categoría en la lista.
  3. Confirmar en el diálogo Categorizar movimientos con Sí, categorizar.
Tabla con tres casillas marcadas (1) y el menú Categorizar (2) desplegado en la barra superior.
Importante. Los movimientos con asiento propio se omiten, porque la categoría decide la cuenta del asiento. Para recategorizarlos hay que eliminar antes su asiento. El aviso final indica cuántos se omitieron.
Nota. Asignar una categoría sustituye la anterior y anula cualquier reparto por porcentaje que el movimiento tuviera.

Paso 6. Aplicar una acción a todo el filtro

Pulsar Todo el filtro (N), elegir la acción y la categoría, pulsar Aplicar y confirmar con Sí, aplicar. La acción alcanza a todos los movimientos del filtro, no solo a los de la página.

Panel Todo el filtro con Acción (1), Categoría (2) y el botón Aplicar (3).
Atención. El máximo es de 5.000 movimientos por acción. Eliminar omite los conciliados y los que tienen asiento, gasto o pago de IRPF asociado.
Atención. Esta acción no reproduce el filtro Contabilización ni la selección de varias categorías. Con ellos activos, el alcance real es mayor que el número mostrado.

Paso 7. Marcar como revisado o excluir

En la fila, abrir el menú de tres puntos y elegir Marcar revisado (1) o Excluir (2).

  1. Marcar revisado: marca de trabajo que no altera la conciliación ni la contabilización. El filtro Revisión la separa.
  2. Excluir: el movimiento deja de proponerse para conciliar y no se contabiliza. Reincorporar lo devuelve a Sin conciliar.
Menú de tres puntos de una fila con las opciones Marcar revisado (1) y Excluir (2).
Nota. Un movimiento conciliado no puede excluirse. Para eliminar movimientos del extracto, usar Eliminar en la barra de selección.

Paso 8. Anotar un movimiento

Pulsar la fila para abrir Detalle del Movimiento y la pestaña Comentar.

  1. Notas internas (1): privadas del despacho. Añadir nota las guarda y el cliente no las ve.
  2. Comentarios con el cliente (2): hilo visible en el portal del cliente. Enviar al cliente lo publica.
Pestaña Comentar con Notas internas (1) y Comentarios con el cliente (2).
Importante. Todo lo escrito en Comentarios con el cliente es visible para el cliente. Las dudas internas van en Notas internas.

Resultado

Los movimientos quedan localizados, categorizados y con su situación de trabajo marcada. Las cifras de la cabecera se actualizan con cada filtro, y los filtros guardados sirven de acceso rápido en sesiones posteriores.

Filtros del listado

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cuenta Cuentas bancarias importadas No Limita a los movimientos de un IBAN.
Cliente y Actividad Clientes de la cartera; la actividad aparece al elegir cliente No Limita a un cliente y a una de sus actividades.
Desde y Hasta Fechas No Acota por fecha del movimiento.
Estado Sin conciliar · Conciliados · Excluidos No Filtra por situación de conciliación.
Revisión Revisados · Sin revisar No Filtra por la marca de revisado.
Contabilización Cobros sin contabilizar No Muestra los cobros conciliados sin asiento.
Categoría Categorías del sistema y propias · Sin categorizar No Filtra por categoría asignada.
Buscar Texto, importe o fecha No Cruza concepto, referencia, IBAN, NIF, cliente, factura y categoría.

Problemas frecuentes

«Sin resultados — Ningún movimiento coincide con los filtros aplicados.»
Los filtros son demasiado restrictivos. Pulsar Quitar filtros y volver a acotar.
«N ya contabilizado(s) se omitieron (deshaz su asiento para recategorizarlos).»
Esos movimientos tienen asiento propio. Eliminar el asiento en la gestión contable y repetir la categorización.
«N omitidos (conciliados o contabilizados — desconcilie/descontabilice primero).»
El borrado no afecta a movimientos con conciliación o asiento detrás. Deshacer antes la conciliación o el asiento.
«El filtro afecta a N movimientos (máximo 5000 por acción). Afinar el filtro (fecha, cliente…) y volver a intentarlo.»
Acotar por fechas o cliente hasta que el filtro quede por debajo del máximo.
Las acciones de la barra de selección no aparecen.
El rol es de solo consulta, o no hay ninguna casilla marcada.

Continuar con

Consejo
La tecla ? abre la lista de atajos de teclado del listado: desplazamiento entre filas, apertura del detalle y salto al buscador.
Anterior Contabilizar un movimiento sin factura Siguiente Generar una remesa SEPA de cobro

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