Nóminas y Contratos Útil

Procesar varias nóminas o importarlas desde un CSV

3:00 Tutorial 8.44

Dos vías de alta masiva: subir varios archivos para su lectura o importar un CSV con los importes ya conocidos. En ambas, las nóminas quedan en el listado de Nóminas.

Antes de empezar

  • Rol distinto de solo consulta, con acceso a los clientes afectados.
  • Con Procesar varias, cada archivo consume el cupo trimestral de nóminas del plan. La importación de un CSV está exenta de ese cupo.
  • Para el CSV, el CIF de la empresa de cada fila debe coincidir con un cliente de la cartera; de lo contrario la nómina queda sin cliente.

Paso 1. Elegir la vía de alta

En el menú lateral, Gestión Laboral > Nóminas, pestaña Procesar. La cabecera ofrece dos botones:

  1. Procesar varias (1): sube PDF, Excel o imágenes para su lectura y auditoría.
  2. Importar CSV (2): da de alta nóminas desde un fichero de importes, sin leer ningún documento.
Cabecera de Gestión de Nóminas con los botones Procesar varias (1) e Importar CSV (2) recuadrados.

Paso 2. Procesar varias: elegir la empresa y los archivos

Pantalla Procesar Múltiples Nóminas:

  1. Empresa cliente (1): obligatoria. Todas las nóminas del lote se asignan a esa empresa.
  2. Arrastrar los archivos a la zona de subida o pulsarla para seleccionarlos (2). Admite hasta 20 archivos de 20 MB.
  3. Formatos: PDF, Excel (XLSX, XLS, ODS) e imagen (JPG, PNG, WEBP, HEIC).
Pantalla Procesar Múltiples Nóminas con el selector Empresa cliente (1) y la zona de subida de archivos (2).
Atención. Los Excel con macros (.xlsm, .xltm, .xlsb, .xlt) no se admiten. Un archivo descartado se comunica con un aviso: no se añade en silencio.
Nota. En un Excel, cada hoja con datos cuenta como una nómina. Un PDF con más de tres nóminas se procesa en segundo plano.

Paso 3. Procesar el lote

Pulsar Procesar N nóminas. Cada archivo muestra su estado: Pendiente, Procesando..., Completado, Error o En espera.

  1. El servidor admite seis subidas por minuto, y la pantalla espacia los envíos.
  2. Si el servidor limita una subida, el archivo queda En espera y se reintenta pasado un minuto.
  3. Un archivo con Error muestra su motivo debajo del nombre.
  4. Al terminar, el resumen indica cuántas quedaron procesadas, con errores o sin subir. Ver nóminas abre el listado.
Lista de archivos con su estado (1), botón Procesar nóminas (2) y resumen de procesadas y con errores (3).
Importante. Si quedan archivos sin subir, Reintentar las N que faltan envía solo esos. Los ya completados no se vuelven a enviar.
Nota. El mismo archivo subido dos veces no genera una nómina nueva.

Paso 4. Importar CSV: descargar la plantilla y preparar el fichero

Pantalla Importar Nóminas, paso Subir archivo:

  1. Descargar plantilla CSV (1): ofrece las cabeceras que el importador reconoce.
  2. Columnas obligatorias: employee_nif, employee_name, company_cif, period, total_devengos y net_salary.
  3. Separador punto y coma o coma, hasta 5 MB y 500 filas por importación.
  4. Los importes admiten formato español (1.234,56) o internacional (1234.56). El periodo admite AAAA-MM, MM/AAAA o «Marzo 2026».
Paso Subir archivo con la zona de subida del CSV (1), Descargar plantilla CSV (2) y Previsualizar datos (3).
Nota. Las cabeceras en castellano más habituales, como «nif empleado», «periodo» o «neto», se reconocen como equivalentes.

Paso 5. Previsualizar el CSV

Seleccionar el fichero y pulsar Previsualizar datos. El segundo paso, Previsualizar, muestra:

  1. Columnas detectadas (1): en verde las reconocidas; las obligatorias que faltan se señalan.
  2. Contadores válidos, con errores y con avisos (2).
  3. Cada fila lleva su marca en la columna OK (3): válida, con aviso o con error. Al pasar el ratón se lee el motivo.
Previsualización con las columnas detectadas (1), los contadores de filas válidas y con errores (2) y la columna OK de la tabla (3).
Nota. Las filas con error se omiten en la importación. Las filas con aviso se importan y quedan marcadas para revisión.

Paso 6. Importar las nóminas

Pulsar Importar N nóminas y confirmar en el diálogo Importar nóminas con Sí, importar. El listado de Nóminas se abre con el resultado.

  1. El aviso superior indica las nóminas importadas y las omitidas.
  2. El bloque Errores de importación lista cada fila omitida con su motivo.
Importante. Cada nómina importada con cliente vinculado genera su asiento contable y alimenta los Modelos 111 y 130. Una nómina ya existente del mismo trabajador, periodo y cliente se omite.
Atención. Si el CIF de la fila no coincide con un único cliente, la nómina se crea sin cliente y marcada para revisión. Asignar el cliente después desde su ficha.

Resultado

Las nóminas quedan en Gestión Laboral > Nóminas con su origen, vinculadas al cliente cuando el CIF coincide y con su asiento contable. Las omitidas constan en el bloque de errores.

Columnas del CSV

Columna Qué admite Obligatorio Efecto
employee_nif NIF o NIE del trabajador Sí Identifica al trabajador. Con el periodo y el cliente, detecta duplicados.
employee_name Nombre completo Sí Nombre que figura en la nómina.
company_cif CIF de la empresa Sí Vincula la nómina con el cliente de la cartera que tenga ese NIF.
period AAAA-MM, MM/AAAA o mes en texto Sí Mes de la nómina.
total_devengos Importe mayor que 0 Sí Salario bruto.
net_salary Importe mayor que 0 Sí Salario neto.
base_salary, irpf_retention_percent, ss_worker_contribution, ss_empresa_amount Importes y porcentaje No (recomendadas) Desglose de retenciones y cuotas. Si no cuadra con el bruto y el neto, la nómina queda marcada para revisión.
contract_type, collective_agreement, position, pay_date Texto o fecha No (recomendadas) Tipo de contrato, convenio, puesto y fecha de pago.

Problemas frecuentes

«Falta columna obligatoria: …»
La cabecera del CSV no se reconoce. Renombrarla con el nombre de la plantilla y volver a previsualizar.
«Fila N: Nómina de … ya existe.»
Hay una nómina del mismo trabajador, periodo y cliente. La fila se omite; para corregirla, editar la existente.
«Se alcanzó el límite de 500 filas por importación. …»
Las filas restantes no se han procesado. Dividir el fichero y repetir con el resto.
«Fila N: sin acceso al cliente de esta nómina (no figura entre los clientes asignados).»
El cliente no está entre los asignados al usuario. Importar con un usuario que lo tenga asignado.
«No se pudo importar ninguna nómina.»
Todas las filas fallaron. Revisar el bloque Errores de importación y corregir el fichero.
«Quedan N nóminas sin subir.»
Algún archivo no llegó al servidor. Pulsar Reintentar las N que faltan.
«El servidor está limitando las subidas. …»
Se superó el ritmo de subidas. Esperar un minuto y reintentar.
«El archivo debe ser un CSV (.csv).»
El fichero no es CSV. Guardarlo en ese formato desde la hoja de cálculo.

Continuar con

Consejo
Antes de importar un histórico grande, previsualizar un fichero de prueba de pocas filas para confirmar que las columnas y el CIF de la empresa se reconocen.
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