Contabilidad Útil

Mantener las cuentas de cliente (430) y sus cobros pendientes

2:00 Tutorial 9.26

Cada cliente de la empresa tiene una subcuenta del grupo 430 y, opcionalmente, una cuenta de ingreso. Con ellas se contabilizan sus facturas emitidas y se siguen sus cobros.

Antes de empezar

  • Empresa de la cartera con el plan contable cargado. Sin plan, la pantalla funciona en modo contactos: indica Modo contactos, sin plan y habla de tipo de ingreso.
  • Acceso al área de Contabilidad. Con permiso de solo lectura, la pantalla aparece sin los botones de alta, importación ni eliminación.
  • Plan contable cargado antes que las facturas, para que cada factura emitida nazca con su cuenta de ingreso.

Paso 1. Abrir Cuentas Cliente y elegir la empresa

En el menú lateral, Operaciones > Contabilidad > Cuentas Cliente. En Empresa, elegir la empresa; en la cartera, Abrir o Empezar.

Nota. Sin empresa elegida, la cartera ordena primero las empresas con clientes Sin ficha o Sin NIF. Todas las empresas vuelve a ella.

Paso 2. Leer el resumen y las vistas de trabajo

  1. La cabecera de datos (1) muestra NIF, Tipo, Plan de cuentas, Fichas de cliente, Por resolver y Pendiente de cobro.
  2. El carril izquierdo (2) agrupa las vistas en Por resolver, Cobros y Vistas.
Cuentas por cliente de una empresa con la cabecera de datos (1) y el carril de vistas (2).
Nota. Por resolver: En facturas, sin ficha, Posibles duplicados, NIF con errata, Sin NIF. Cobros: Con cobro vencido, Con pendiente.
Nota. Vistas: Todos los clientes, Sin cuenta de ingreso, Con cuenta de ingreso, Con movimientos, Sin movimientos.

Paso 3. Dar de alta los clientes que figuran en facturas

En En facturas, sin ficha (1), fijar la Cuenta de ingreso (2), opcional, y pulsar Dar de alta (3).

Vista En facturas, sin ficha con la lista de receptores (1), la cuenta de ingreso de cada fila (2) y el botón Dar de alta (3).
Importante. Sin ficha, las facturas emitidas a ese cliente no se pueden contabilizar. El alta abre la siguiente subcuenta libre del 430.
Nota. Con varios receptores, Dar de alta los N crea todas las fichas. El aviso inferior ofrece Deshacer para retirar las altas.

Paso 4. Crear una cuenta de cliente a mano

Pulsar Nueva cuenta de cliente, rellenar Nombre fiscal (1) y NIF o CIF (2) y pulsar Crear la cuenta (3).

Diálogo Nueva cuenta de cliente con Nombre fiscal (1), NIF o CIF (2) y el botón Crear la cuenta (3).
Nota. El sistema asigna el código: el siguiente libre del 430. El NIF puede completarse después, pero sin él las facturas no se enlazan solas.

Paso 5. Revisar los cobros pendientes y vencidos

  1. En Cobros, abrir Con cobro vencido o Con pendiente.
  2. La columna Pendiente indica el importe y, si hay facturas vencidas, los días de la más antigua.
  3. Pulsar una fila para abrir su ficha: el bloque Pendiente de cobro ofrece Ver sus facturas.
Nota. Si la empresa supera las 5.000 facturas emitidas, el cálculo usa las más recientes y la pantalla lo indica.

Paso 6. Fijar la cuenta de ingreso y las condiciones de cobro

En la ficha, ajustar Cuenta de ingreso, IVA habitual (%), Retención (%), Forma de pago y Días de vencimiento. Pulsar Guardar.

Importante. En la factura emitida, la cuenta 430 del cliente va al debe y su cuenta de ingreso, al haber. Los asientos ya generados no cambian.
Nota. Sin cuenta de ingreso en la ficha, se usa la de cada factura. El bloque Así queda el asiento muestra el efecto antes de guardar.
Nota. Con varios clientes marcados, Asignar y Editar en masa aplican la cuenta, la forma de pago y el vencimiento a todos. El cambio puede deshacerse.

Paso 7. Importar clientes desde un fichero

  1. Pulsar Importar CSV y arrastrar el fichero a la zona de carga.
  2. Pulsar Comprobar sin importar: indica qué filas entrarían y cuáles no, sin escribir nada.
  3. Pulsar Importar. El resultado indica altas, actualizaciones y filas rechazadas.
Nota. Columnas: NIF/CIF, cuenta, nombre, cuenta de ingreso, IVA, retención, forma de pago y días. Obligatorias, NIF y cuenta; la primera fila es la cabecera.
Nota. Plantilla CSV descarga el modelo. Pegar desde Excel admite filas sin cabecera: NIF, cuenta, nombre y, opcional, cuenta de ingreso.
Nota. Descargar CSV exporta el maestro completo para consultarlo; no sirve como plantilla de importación, que tiene otras columnas.
Nota. Los clientes existentes se actualizan sin duplicarse; un proveedor con el mismo NIF no se modifica. Deshacer esta importación borra solo las altas.

Paso 8. Completar o corregir un NIF

  1. En Sin NIF o NIF con errata, abrir la ficha y pulsar Completar el NIF o Corregir el NIF.
  2. En el diálogo, escribir NIF o CIF y pulsar Guardar el NIF.
Nota. Con el NIF correcto, las facturas emitidas a ese cliente se enlazan solas con su cuenta.

Paso 9. Unir fichas, pasar a proveedor o eliminar

  1. En Posibles duplicados, Comparar y unir abre Unir dos fichas del mismo cliente. Una ficha se conserva y la otra se elimina.
  2. En la ficha, A proveedor convierte la cuenta en una subcuenta nueva del rango 400. La cuenta de gasto queda vacía.
  3. La × de la fila y Eliminar borran la ficha tras confirmar con Sí, eliminar.
Atención. Unir y eliminar no se deshacen. Si la cuenta tiene apuntes, siguen existiendo pero apuntan a un código que ya no está en el plan.

Resultado

Cada cliente de la empresa tiene su subcuenta 430 y, si se fijó, su cuenta de ingreso. Las facturas emitidas siguientes se contabilizan con ellas y los cobros pendientes quedan visibles por cliente.

Campos de la ficha del cliente

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Nombre fiscal Texto, hasta 255 caracteres Sí, al crear Aparece en el plan contable, en los asientos y en lo exportado.
NIF o CIF Texto, hasta 20 caracteres No, aunque conviene Enlaza las facturas emitidas con la cuenta. Sin él no se enlazan solas.
Cuenta de ingreso Cuenta del grupo 7 No Contrapartida de la factura emitida. Vacía, se usa la de cada factura.
IVA habitual (%) Número de 0 a 100 No Tipo habitual de las facturas del cliente.
Retención (%) Número de 0 a 100 No Retención que practica el cliente.
Forma de pago Lista de formas de pago No Forma de cobro habitual.
Días de vencimiento Número de 0 a 365 No Plazo de cobro; 0, al contado.

Problemas frecuentes

«Falta el nombre fiscal.»
El nombre es obligatorio al crear la cuenta. Escribirlo y volver a pulsar Crear la cuenta.
«Ya hay una ficha con el NIF …»
El cliente ya existe en la empresa. Buscarlo por NIF y editar su ficha.
«La cuenta … se ha creado, pero el NIF no se ha guardado …»
La cuenta existe sin NIF. Está en Sin NIF; completarlo desde su ficha.
Un cliente figura en NIF con errata.
No supera el dígito de control. Corregirlo con Corregir el NIF.
«Se ha perdido la conexión durante la importación.»
Antes de subir el fichero de nuevo, comprobar en la lista si las cuentas han entrado.
«No se ha podido importar el archivo.»
Debe ser un CSV, un TXT o un Excel de menos de 10 MB. Elegir otro fichero.
Un mismo cliente aparece con dos cuentas.
Abrir Posibles duplicados y usar Comparar y unir. Si son empresas distintas, corregir el NIF o el nombre.
Una entidad se importó como cliente y es proveedor.
Pulsar A proveedor en su ficha.

Continuar con

Consejo
Fijar la cuenta de ingreso en la ficha de los clientes recurrentes: evita decidirla factura a factura.
Anterior Registrar la aprobación de las cuentas por la junta desde el portal Siguiente Consultar el historial de exportaciones y repetir una

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