Reutilizar notas y adjuntar documentos en una factura
Las notas guardadas evitan reescribir condiciones de pago en cada factura. Los adjuntos de soporte acompañan a la factura en el correo, pero no forman parte del PDF.
Antes de empezar
- Acceso a Facturación > Emitir Factura en el portal, para las notas guardadas.
- Factura ya creada para los adjuntos: se gestionan desde su ficha en Mis Facturas Emitidas.
- Adjuntos en PDF, JPG, JPEG, PNG, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV o TXT, de hasta 10 MB cada uno.
Paso 1. Escribir el texto en Observaciones
En la sección Observaciones, escribir la condición o el texto que se repetirá, por ejemplo las condiciones de pago a 30 días.
Paso 2. Guardar la nota
Pulsar Mis notas guardadas, escribir el nombre en el campo «Nombre de la nota» y pulsar Guardar el texto de abajo.
Paso 3. Insertar una nota en otra factura
En Observaciones, elegir la nota en el desplegable Insertar una nota guardada…, o pulsar Insertar en el panel de Mis notas guardadas.
Paso 4. Editar o borrar una nota
En el panel de Mis notas guardadas, pulsar Editar para cambiar el nombre y el texto, o Borrar para eliminarla.
Paso 5. Subir un adjunto a la factura
En Mis Facturas Emitidas, abrir la factura. En el bloque Documentos adjuntos, elegir el fichero y pulsar Subir adjunto.
Paso 6. Enviar el adjunto al receptor
Pulsar Enviar por email, disponible con email de receptor. En Adjuntos a incluir, marcar los documentos de soporte y pulsar Enviar email.
Paso 7. Descargar o eliminar un adjunto
En Documentos adjuntos, el nombre del fichero lo descarga. El icono de papelera abre el diálogo «Eliminar adjunto»; confirmar con Sí, eliminar.
Resultado
Las notas quedan disponibles para toda factura nueva del cliente. Los adjuntos quedan en la ficha de la factura y salen en los correos en que se marquen.
Límites de notas y adjuntos
| Campo | Qué admite | Obligatorio | Efecto |
|---|---|---|---|
| Observaciones | Texto, hasta 1.000 caracteres | No | Se imprime en el PDF de la factura. |
| Nombre de la nota | Texto, hasta 120 caracteres | Sí, para guardar | Identifica la nota en el desplegable y en el panel. |
| Insertar una nota guardada… | Una de las notas guardadas | No | Añade el texto de la nota a Observaciones. |
| Documentos adjuntos | PDF, imágenes, Word, Excel, CSV o TXT; máximo 10 MB | No | Soporte interno de la factura, descargable y reenviable por correo. |
| Adjuntos a incluir | Casilla por cada documento adjunto | No | Incluye el documento en ese envío por correo, junto al PDF. |
Problemas frecuentes
- «Ponle un nombre a la nota antes de guardarla.»
- El campo «Nombre de la nota» está vacío. Escribir un nombre y volver a pulsar Guardar el texto de abajo.
- «Escribe primero el texto en Observaciones.»
- No hay texto que guardar. Rellenar Observaciones antes de guardar la nota.
- No aparece el desplegable Insertar una nota guardada…
- Todavía no hay notas guardadas. El desplegable se muestra desde la primera.
- El adjunto no se sube
- El formato no es uno de los admitidos o supera los 10 MB. Reducirlo o convertirlo a PDF.
- No aparece Adjuntos a incluir en el diálogo de envío
- La factura no tiene NIF de receptor ni documentos adjuntos. Subir antes el adjunto.
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