Contabilidad Importante

Enviar los asientos a a3ASESOR

3:00 Tutorial 9.41

Los asientos contabilizados se entregan como fichero de enlace en la carpeta de a3 del equipo del despacho. Importarlo en a3 es el único paso manual.

Antes de empezar

  • Plan de pago. Sin él, la pantalla muestra la oferta de plan en lugar de las opciones.
  • a3ASESOR eco o con, instalado en un equipo, y el conector de CopilotGestoria en versión 1.3.0 o posterior.
  • Código de la empresa del cliente en a3: hasta cinco cifras, distinto de 00000.
  • Los equipos los gestiona el titular o un administrador del equipo. Un usuario de solo consulta no dispone de botones de escritura.
  • Asientos del cliente contabilizados: solo ellos se pueden enviar.

Paso 1. Abrir el envío a a3ASESOR

En la barra de Contabilidad, grupo Ajustes, pulsar Envío a a3ASESOR. También en Operaciones > Contabilidad > a3ASESOR.

Pantalla Envío a a3ASESOR con el destino de la barra (1) y los contadores Empresas conectadas, Asientos importados y Pendientes de importar (2).
Nota. El desplegable Puesta en marcha indica el siguiente paso: Equipo, Empresa o Envío e importación.

Paso 2. Enlazar el equipo de a3

En la pestaña Equipos:

  1. Pulsar Descargar el conector (1) e instalarlo en el equipo donde está a3.
  2. Escribir el Nombre del equipo (2) y pulsar Generar código de enlace.
  3. Teclear el código en el conector del equipo. Caduca a los 10 minutos.
  4. Comprobar que el equipo figura como Conectado y con su Carpeta de a3 (3).
Pestaña Equipos con Descargar el conector (1), Nombre del equipo (2) y la tabla con el estado Conectado y la Carpeta de a3 (3).
Nota. La carpeta de a3 se indica al conector con ConectorCopilotGestoria.exe configurar. Es una carpeta del propio equipo.
Atención. Revocar deja al equipo sin recibir ficheros: sus empresas quedan sin equipo hasta enlazar otro.

Paso 3. Conectar la empresa de un cliente

En la pestaña Conectar una empresa:

  1. Cliente (1): elegir el cliente de la cartera.
  2. Código de empresa (2): el de la empresa en a3. Si la ficha del cliente ya lo tiene, se propone.
  3. Envío (3): Al pulsar Enviar o Automático, al contabilizar. Pulsar Conectar.
Pestaña Conectar una empresa con Cliente (1), Código de empresa (2) y Envío (3).
Importante. En automático solo se envía lo contabilizado desde la activación, sin borradores. Lo anterior se envía a mano.
Nota. La empresa queda asignada al equipo que ya tiene la carpeta de a3 configurada. Si ninguno la tiene, queda Sin equipo y los asientos esperan en cola.

Paso 4. Ajustar la empresa conectada

En la pestaña Ajustes, con la empresa elegida, pulsar Guardar tras cambiar lo necesario:

  1. Código de empresa (1) y Equipo (2): se cambian solo sin fichero pendiente de importar.
  2. Clientes y proveedores (3): Incluir en el fichero da de alta sus fichas en a3.
  3. Vencimientos: Incluir en el fichero lleva los vencimientos de cada factura.
Pestaña Ajustes de la empresa con Código de empresa (1), Equipo (2) y Clientes y proveedores (3).
Atención. Con un fichero sin importar, el código y el equipo no cambian: «Hay un fichero sin importar: el código y el equipo se cambian tras importarlo o retirarlo.»

Paso 5. Enviar los asientos pendientes

En la pestaña Envíos, la tabla Pendientes de enviar lista los asientos contabilizados que aún no se han enviado.

  1. Con varias empresas, elegirla en Empresa de trabajo (1).
  2. Revisar los avisos bajo el concepto (2). «Sin apuntes», «Descuadrado» y «Sin fecha» indican que el asiento no entra en el fichero.
  3. Marcar los asientos y pulsar Enviar a a3 (3), o Enviar todos. Confirmar con Sí, enviar.
Tabla Pendientes de enviar con Empresa de trabajo (1), un aviso bajo el concepto (2) y los botones Enviar a a3 y Enviar todos (3).
Nota. Cada envío admite hasta 500 asientos. Los asientos en borrador no aparecen: se contabilizan antes en Asientos.

Paso 6. Seguir el estado de los envíos

La tabla Envíos muestra cada asiento enviado. El filtro Estado (1) separa los estados:

  1. En cola: esperando a que el equipo recoja el fichero.
  2. Pendiente de importar en a3: el fichero ya está en la carpeta de a3 (2).
  3. Importado en a3, No generado y Retirado.
Tabla Envíos con el filtro Estado (1) y los sellos En cola y Pendiente de importar en a3 (2).
Nota. Con un envío No generado o Retirado, la columna Estado indica el motivo y Acciones ofrece Reintentar.

Paso 7. Importar el fichero en a3

El panel Fichero en curso indica desde cuándo está pendiente y el camino de acceso. En a3, abrir la empresa del cliente:

  1. En a3ASESOR, abrir el menú «Utilidades», después «Importar/Exportar» y «Enlace contable».
  2. En Camino de acceso, indicar la carpeta de la empresa, que muestra el panel.
  3. Tras importar, el equipo lo detecta; si no, pulsar Marcar como importado y confirmar con Sí, marcar.
Importante. No se genera otro fichero de la empresa hasta importar el entregado. a3 rechaza asientos descuadrados, con tipo de IVA no definido o de un periodo bloqueado.

Resultado

Los asientos enviados pasan por En cola y Pendiente de importar en a3 hasta quedar como Importado en a3. Los contadores de la cabecera reflejan empresas conectadas, importados, pendientes y no generados.

Campos de la conexión de una empresa

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Cliente Cliente de la cartera Sí Una empresa de a3 por cliente. Un miembro de equipo solo accede a los suyos.
Código de empresa Hasta cinco cifras, distinto de 00000 Sí Empresa de a3 que recibe el fichero. Se guarda también en la ficha del cliente.
Envío Al pulsar Enviar · Automático, al contabilizar No (Al pulsar Enviar) Automático envía lo contabilizado desde su activación.
Equipo Equipos conectados · Sin equipo No Equipo donde está instalado a3. Se indica en Ajustes.
Clientes y proveedores Incluir en el fichero · No incluir No Alta de las fichas de terceros en a3.
Vencimientos Incluir en el fichero · No incluir No Vencimientos de cada factura en el fichero.

Problemas frecuentes

«Falta un equipo con el conector 1.3.0 o posterior y la carpeta de a3.»
Instalar el conector actual en el equipo de a3 y configurar su carpeta. Los envíos esperan en cola hasta entonces.
«El código 00000 no es válido.»
Indicar el código real de la empresa en a3, de una a cinco cifras.
Estado No generado con Entregar igualmente
El fichero llevaría facturas descuadradas y a3 podría rechazarlo entero. Corregir el asiento y pulsar Reintentar.
Estado No generado o Retirado
Corregir la causa indicada bajo el estado y pulsar Reintentar para devolver el envío a la cola.
«Ningún asiento seleccionado.»
Marcar al menos un asiento de Pendientes de enviar o usar Enviar todos.
Un asiento ya importado debe volver a salir
Enviar de nuevo lo repite con aviso: a3 lo contabilizará otra vez con un número nuevo.
Fichero enviado por error
Retirar borra el fichero de la carpeta de a3 y deja sus asientos pendientes. Si ya está importado, no debe retirarse.

Continuar con

Consejo
Conectar la empresa con **Al pulsar Enviar** y pasar a **Automático, al contabilizar** cuando los primeros ficheros se hayan importado sin incidencias.
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