Facturas y Documentos Útil

Corregir facturas en lote

4:00 Tutorial 2.16

Cuando el mismo fallo afecta a varias facturas, la barra de acciones del listado corrige todas de una vez con las mismas reglas que la ficha individual: reclasificación, IRPF, trimestre y asiento.

Antes de empezar

  • Permiso de edición sobre las facturas. El usuario de solo consulta no dispone de la barra de acciones.
  • Topes por operación: 50 facturas en Clasificación y Editar en lote, 500 en Trasladar de periodo y 1.000 en Quitar marca de exportada.
  • Los importes (base, IVA y total) no se editan en lote: se corrigen factura a factura en el visor.

Paso 1. Marcar las facturas afectadas

En Principal > Facturas, acotar con los filtros (1) hasta dejar solo las facturas con el mismo fallo y marcar sus casillas (2).

  1. La barra de acciones (3) indica «N seleccionados» y la suma de los totales.
  2. Seleccionar los N de la cola marca toda la cola, pero Clasificación y Editar en lote admiten solo 50 cada vez.
Listado de Facturas con el filtro de proveedor (1), tres filas marcadas (2) y la barra de acciones con el recuento (3).

Paso 2. Cambiar la clasificación

Pulsar Clasificación (1). En «Cambiar la clasificación», elegir Recibida, Emitida o Rectificativa (abono) (2) y pulsar Cambiar.

  1. Intercambiar emisor y receptor en todas (3): nombre y NIF cruzados en la lectura.
  2. Intercambiar solo los NIF en todas (3): nombres correctos con los NIF cruzados. Las dos casillas son excluyentes.
Diálogo Cambiar la clasificación con el selector (2) y las casillas de intercambio (3), abierto desde el botón Clasificación (1).
Importante. Las facturas pasan al libro de IVA que corresponde y su asiento en borrador se rehace. En periodo cerrado, se conserva el anterior.

Paso 3. Editar un dato

Pulsar Editar en lote (1), elegir Dato que se cambia (2), indicar el valor (3) y pulsar Aplicar.

  1. Cliente: escribe el NIF del cliente en el lado que corresponde, el emisor en las emitidas y el receptor en las recibidas.
  2. Cuenta contable: cuenta de gasto del grupo 6 en las recibidas y de ingreso del grupo 7 en las emitidas.
  3. NIF del emisor, Nombre del emisor, NIF del receptor y Nombre del receptor sustituyen el dato en todas.
  4. Actividad económica: lista limitada a las del cliente filtrado. — Sin actividad — deja las facturas sin asignar.
Diálogo Editar en lote con el botón de la barra (1), el selector Dato que se cambia (2) y el valor (3).
Importante. Cada factura sigue el mismo camino que la edición individual: se reclasifica, se recalcula el trimestre y se rehace su asiento.
Nota. Una factura que no admite el valor, como una cuenta de gasto en una emitida, no se modifica y el resto continúa.

Paso 4. Trasladar el periodo de deducción

Pulsar Trasladar de periodo (1), indicar la fecha de destino (2) y pulsar Trasladar.

  1. Las recibidas pasan a contabilizarse en esa fecha y su IVA se deduce en el trimestre correspondiente.
  2. Se omiten las emitidas y las que tengan el asiento en un periodo cerrado.
  3. Mover también las que tengan el asiento punteado o casado con el banco (3) las incluye; su contrapartida de tesorería no se mueve.
Diálogo Trasladar de periodo con el botón de la barra (1), la fecha de destino (2) y la casilla de asientos conciliados (3).
Importante. Se mueven a la vez la fecha del asiento y el trimestre de deducción del Modelo 303: así contabilidad y modelo coinciden.

Paso 5. Quitar la marca de exportada

Con las facturas marcadas, pulsar Quitar marca de exportada. Las facturas vuelven a la cola de pendientes de exportar.

Atención. Si el fichero ya se importó en el programa contable, exportar de nuevo duplica los asientos allí. Solo corrige exportaciones erróneas.
Nota. Solo se borra la marca. El registro de la exportación se conserva y cada factura guarda constancia de la fecha y el formato que tenía.

Paso 6. Comprobar el resultado

Un aviso resume la operación y la selección se vacía. Si hubo facturas que no se modificaron, el aviso indica cuántas y por qué.

  1. Reclasificación: «N factura(s) reclasificadas» y, si procede, las que contradicen el NIF, quedan sin NIF de una parte o conservan el asiento por periodo cerrado.
  2. Edición: «N factura(s) actualizadas» y cuántas no se pudieron cambiar o ya tenían ese valor.
  3. Periodo: «N factura(s) pasan a contabilizarse el {fecha}» y el trimestre de deducción resultante.

Resultado

Las facturas seleccionadas quedan corregidas con su asiento rehecho, salvo las que el aviso indica como omitidas. Las ya exportadas que se modifican pasan a Modificada y deben exportarse de nuevo.

Correcciones en lote disponibles

Acción Qué admite Tope por operación Efecto
Clasificación Recibida · Emitida · Rectificativa (abono), con intercambio opcional de partes o de NIF 50 facturas Cambia de libro de IVA y rehace el asiento en borrador.
Editar en lote Cliente · Cuenta contable · NIF y nombre del emisor · NIF y nombre del receptor · Actividad económica 50 facturas Aplica el mismo dato a todas, por el camino de la edición individual.
Trasladar de periodo Una fecha; solo facturas recibidas 500 facturas Mueve la fecha del asiento y el trimestre de deducción.
Quitar marca de exportada Facturas exportadas 1.000 facturas Devuelve las facturas a pendientes de exportar.

Problemas frecuentes

La operación se rechaza por superar las 50 facturas.
Clasificación y Editar en lote admiten 50 facturas por operación. Marcar menos o repetir por tandas.
El aviso de Editar en lote indica facturas «sin cambiar».
Causas habituales: cuenta que no corresponde al tipo (grupo 6 en recibidas, grupo 7 en emitidas) o falta de permiso de edición sobre la factura. Repetir por separado con recibidas y emitidas.
El cliente elegido en Editar en lote no tiene NIF y se rechaza la operación.
Asignar facturas a un cliente escribe su NIF en ellas. Completar el NIF en la ficha del cliente.
«N sin tocar por tener el asiento en un periodo cerrado.»
Esas facturas no se trasladan. Desbloquear el periodo del cliente y repetir la operación.
«N sin tocar por tener el asiento punteado o casado con el banco…»
Marcar Mover también las que tengan el asiento punteado o casado con el banco y repasar después la conciliación.
«Ninguna de las seleccionadas estaba marcada como exportada.»
Las facturas marcadas no tienen marca que quitar. Comprobar la selección.
El aviso de reclasificación indica facturas con la etiqueta contradiciendo los NIF.
Su asiento saldrá al revés de lo que dice la factura. Revisarlas en la bandeja de incidencias.

Continuar con

Consejo
Filtrar por proveedor antes de marcar: un mismo fallo de lectura suele repetirse en todas las facturas de un proveedor.
Anterior Contabilizar facturas desde el listado Siguiente Consultar el historial de exportaciones contables

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