Cumplimiento y Seguridad Útil

Configurar la protección de datos de un cliente automáticamente

2:30 Tutorial 10.13

El asistente clasifica el riesgo de un cliente y genera la documentación mínima: las actividades de tratamiento del art. 30 y el contrato de encargado del art. 28 del RGPD.

Antes de empezar

  • Plan con cupo del asistente: el Gratuito no lo incluye; Starter admite 10 usos al mes, Professional 50 y Enterprise no tiene tope.
  • Rol de titular o de miembro con acceso al área Cumplimiento. El usuario de solo lectura recibe un error al ejecutar el asistente.
  • Cliente de la cartera con NIF. Para el contrato de encargado también hace falta el NIF del despacho.

Paso 1. Abrir el asistente

En el menú lateral, Operaciones > Cumplimiento > Protección de datos (1). El bloque Configurar protección de datos automáticamente (2) está bajo las cuatro cifras.

Pantalla Protección de datos con el menú Protección de datos (1) y el bloque Configurar protección de datos automáticamente (2).

Paso 2. Elegir el cliente

En el selector (1), Elegir el cliente, y pulsar Configurar (2). El botón queda inactivo hasta elegir uno.

Bloque del asistente con el selector Elegir el cliente (1) y el botón Configurar (2).
Nota. El selector lista los clientes de la cartera con su NIF entre paréntesis.

Paso 3. Clasificar el riesgo

Paso 1 del asistente, Clasificar el riesgo. Pulsar Calcular ahora (1).

  1. Leer Nivel de riesgo (2): Bajo, Medio o Alto, calculado por la actividad económica y el tipo de cliente.
  2. Revisar Categorías de datos y la lista Documentación obligatoria mínima (3).
  3. Cada elemento indica se genera ahora o pendiente, hay que prepararlo aparte.
  4. Pulsar Continuar.
Paso Clasificar el riesgo con Calcular ahora (1), Nivel de riesgo (2) y la lista Documentación obligatoria mínima (3).
Importante. El asistente solo genera dos piezas: el registro del art. 30 y el contrato del art. 28. La política de privacidad, las cláusulas informativas y, si constan, el análisis de riesgos, la evaluación de impacto y la designación de delegado se preparan aparte.

Paso 4. Confirmar la generación

Paso 2, Confirmar: ¿Se genera la documentación? (1). Pulsar Sí, generar (2), o Atrás para volver a la clasificación.

  1. Actividades de tratamiento del art. 30 del RGPD: gestión fiscal y contable, y gestión laboral.
  2. Contrato de encargado de tratamiento del art. 28 entre el despacho y el cliente, con vigencia de 4 años.
Paso Confirmar con la pregunta ¿Se genera la documentación? (1) y los botones Atrás y Sí, generar (2).
Atención. El asistente sustituye el contrato gestoría-cliente vigente, incluido uno subido a mano, por otro de 4 años, aunque las actividades ya existieran. Los contratos con proveedores no cambian.

Paso 5. Leer el resumen

Paso 3, Resumen. El título es Configuración completada y debajo figuran dos resultados.

  1. Actividades de tratamiento: el número creado, o la indicación de que el cliente ya las tenía y no se han duplicado.
  2. Contrato de encargado: generándose en segundo plano o no generado.
  3. Pulsar Ver las actividades de tratamiento para comprobarlas, o Cerrar.
Nota. El uso del asistente solo se descuenta del cupo mensual cuando se crea alguna actividad de tratamiento.
Nota. Las actividades se pueden revisar y completar después desde el registro de actividades de tratamiento.

Resultado

El cliente queda con las actividades Gestión fiscal y contable y Gestión laboral y de nóminas, más Tratamiento de datos de salud (Art. 9 RGPD) si su actividad es sanitaria, y con un contrato de encargado vigente a 4 años. La puntuación de cumplimiento del cliente se actualiza.

Problemas frecuentes

«El plan contratado no incluye el asistente de protección de datos»
El plan no tiene cupo del asistente. Pulsar Ver los planes o registrar las actividades a mano desde el registro de actividades de tratamiento.
«Usos del asistente agotados este mes»
Se ha consumido el cupo mensual. Esperar al mes siguiente, ampliar el plan o crear las actividades a mano.
«No se ha podido configurar»
Ninguna actividad llegó a guardarse. Volver a intentarlo y, si persiste, crearlas a mano en el registro de actividades de tratamiento.
El contrato figura como no generado.
Suele faltar el NIF del cliente o el del despacho. Completarlo y generar el contrato desde la ficha del cliente.
«No se pudo clasificar el riesgo.»
El cálculo no respondió. Pulsar Calcular ahora de nuevo.
El resumen indica que el cliente ya tenía sus actividades configuradas.
Las actividades con el mismo nombre no se duplican. El contrato de encargado sí se regenera.

Continuar con

Consejo
Ejecutar el asistente al dar de alta un cliente y revisar después las actividades creadas: son plantillas de partida, no el registro definitivo.
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