Modelos Fiscales Importante

Custodiar el certificado digital de un cliente

3:30 Tutorial 4.27

El certificado digital del cliente se guarda cifrado en la custodia. Habilita la presentación automática de sus modelos y, con la función activa, el envío de sus facturas a la AEAT.

Antes de empezar

  • Plan que incluya la presentación automática de modelos o el envío automático de facturas a la AEAT. Sin él, el bloque muestra un aviso de plan o no aparece.
  • Permiso para gestionar certificados. Un miembro del equipo lo recibe del titular; el usuario de solo consulta no lo tiene.
  • Archivo .p12 o .pfx del cliente, de hasta 512 KB, y la contraseña con la que se exportó.
  • NIF del cliente informado en su ficha: se contrasta con el NIF del certificado.

Paso 1. Abrir el bloque del certificado

  1. En Principal > Clientes, abrir la ficha del cliente y la pestaña Facturación.
  2. En el bloque Certificado digital (1), pulsar Subir certificado (2).
Pestaña Facturación de la ficha del cliente con el bloque Certificado digital (1) y el botón Subir certificado (2) recuadrados.
Nota. Desde un modelo sin certificado, Configurarlo ahora abre este mismo bloque y, al guardar, devuelve al modelo.

Paso 2. Subir el archivo y la contraseña

El desplegable ¿Qué archivo es este y cómo lo consigo? explica cómo exportar el certificado, con su clave privada, desde el navegador del cliente. Después:

  1. Archivo del certificado (.p12 / .pfx) (1): seleccionar el archivo del cliente.
  2. Contraseña del certificado (2): la que fijó el cliente al exportarlo.
  3. Con el envío automático de facturas habilitado aparece Guardar también la contraseña (3), que la custodia cifrada aparte.
  4. Pulsar Custodiar certificado (4).
Formulario de subida con Archivo del certificado (1), Contraseña del certificado (2), la casilla Guardar también la contraseña (3) y el botón Custodiar certificado (4).
Importante. Sin marcar Guardar también la contraseña, la contraseña solo valida el archivo y no se almacena. Se solicita en cada presentación de modelos.
Nota. El archivo se cifra en la custodia. La contraseña custodiada, si se marca, se cifra con una clave distinta a la del archivo.

Paso 3. Confirmar un certificado de representante

El NIF del certificado debe ser el del cliente. Si no coincide o no se lee, el archivo se rechaza y aparece una casilla:

  1. Con un certificado de la persona que representa a la sociedad, marcar Confirmo que es un certificado de representante de este cliente.
  2. Pulsar de nuevo Custodiar certificado.
Atención. Presentar con el certificado de otra persona equivale a declarar a nombre de otro contribuyente. Comprobar antes que es el del representante.

Paso 4. Comprobar la custodia

  1. El bloque muestra la insignia Custodiado, NIF del cert., Válido desde y Válido hasta.
  2. Completan el bloque el conmutador Aviso de caducidad y los botones Volver a subir y Revocar.
Nota. Con el envío automático de facturas habilitado, el campo Contraseña indica si está custodiada.

Paso 5. Mantener el aviso de caducidad

El conmutador Aviso de caducidad envía un correo antes de que el certificado caduque. Nace activado; para desactivarlo pide confirmar con Sí, dejar de avisar.

Atención. Con el certificado caducado no se presentan los modelos del cliente. A 30 días o menos del vencimiento, el bloque avisa de la renovación.

Paso 6. Sustituir el certificado

  1. Pulsar Volver a subir: el formulario se abre bajo Sustituir certificado:.
  2. Repetir la subida con el certificado renovado y pulsar Custodiar certificado.
Importante. Al sustituirlo, el certificado anterior se destruye de forma irrecuperable, junto con su contraseña custodiada si la hubiera.

Paso 7. Revocar el certificado

  1. Pulsar Revocar.
  2. Confirmar con Confirmar revocación. Cancelar cierra el aviso sin revocar.
Importante. La revocación destruye el material criptográfico y no se puede deshacer. Para presentar o remitir de nuevo hay que custodiar otro certificado.

Resultado

El cliente queda con el certificado Custodiado, con su NIF y vigencia visibles. El aviso de éxito indica si la contraseña se ha guardado. Siguiente paso: registrar su autorización.

Campos del formulario de subida

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Archivo del certificado (.p12 / .pfx) Archivo .p12 o .pfx, hasta 512 KB Sí Se cifra en la custodia.
Contraseña del certificado Texto, hasta 200 caracteres Sí Abre el archivo para validarlo; no se almacena salvo con la casilla de custodia.
Confirmo que es un certificado de representante de este cliente Casilla Solo si el NIF no coincide o no se lee Admite el certificado de la persona que representa a la sociedad.
Guardar también la contraseña Casilla No; solo con el envío automático de facturas habilitado Custodia la contraseña cifrada aparte, para remitir facturas sin intervención.

Problemas frecuentes

«Este certificado es de … y el cliente es …. …»
El NIF del certificado no es el del cliente. Comprobar la ficha abierta; si es un certificado de representante, marcar la casilla de confirmación.
«No se ha podido leer el NIF del certificado para comprobar que es de este cliente (…). …»
El certificado no declara un NIF legible. Si es el correcto, marcar la casilla de confirmación y repetir.
«El certificado debe ser un archivo .p12 o .pfx.»
La extensión del archivo no es válida. Exportar el certificado de nuevo en formato PKCS#12.
«Certificado inválido o contraseña incorrecta.»
La contraseña no abre el archivo o el archivo está dañado. Comprobar la contraseña con el cliente.
«Certificado con cifrado antiguo: expórtelo de nuevo con cifrado AES.»
El archivo usa un cifrado no admitido. Exportarlo de nuevo con cifrado AES.
«El certificado es correcto, pero se produjo un error temporal del sistema al guardarlo. …»
El archivo es válido y el fallo es del sistema. Repetir pasados unos minutos; si persiste, contactar con soporte.
«La presentación automática a la AEAT no está disponible.»
La función está apagada en toda la aplicación. No depende del plan ni del cliente.
El bloque indica que no hay ningún certificado custodiado, pese a haberlo subido.
El bloque solo muestra el certificado en vigor. Si ha caducado, subir el renovado.

Continuar con

Consejo
Al recibir el certificado, comprobar su NIF y su fecha de caducidad evita rechazos en el momento de presentar.
Anterior Cuadrar el Modelo 303 con el libro de IVA Siguiente Presentar una declaración complementaria o sustitutiva

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