Contabilidad Útil

Revisar el cuadre contable y resolver los descuadres

4:00 Tutorial 9.38

El Cuadre contable resume, por cliente y ejercicio, lo que falta por contabilizar y si el balance y los modelos fiscales coinciden con los asientos. Cada incidencia indica su acción.

Antes de empezar

  • Sin requisito de plan. Se necesita acceso al área de Contabilidad; un miembro de equipo acotado accede solo a los clientes que tiene asignados.
  • Asientos, nóminas, facturas o movimientos de banco del cliente en el ejercicio que se revisa.
  • Para el cruce con modelos fiscales, el Modelo 303, el 111 o el 390 del ejercicio ya generados.

Paso 1. Abrir el Cuadre

En la barra de Contabilidad, grupo Comprobar, pulsar Cuadre (1). Elegir el año en el desplegable de ejercicio (2).

Barra de Contabilidad con Cuadre (1) en el grupo Comprobar y el desplegable de ejercicio (2) en la cabecera.
Nota. La barra aparece en todas las pantallas de Contabilidad, por ejemplo en Operaciones > Contabilidad > Gestión contable.
Nota. El desplegable ofrece el año en curso y los tres anteriores.

Paso 2. Leer el semáforo de la cartera

Cada fila es un cliente. Una marca de verificación indica que no hay nada pendiente; un número, las partidas por resolver.

  1. Nóminas, Facturas, Banco e IRPF (1): partidas sin asiento o sin incluir en el Modelo 111.
  2. Balance (2): Cuadra o Descuadre, según el Balance de sumas y saldos.
  3. P&L (3): resultado del ejercicio en euros, en verde si es positivo y en rojo si es negativo.
  4. Score (4): puntuación de 0 a 100; verde desde 90, ámbar desde 60 y rojo por debajo.
Tabla del Cuadre contable con las columnas de partidas (1), Balance (2), P&L (3) y Score (4).
Nota. El listado no cruza los modelos fiscales. El Score del detalle de un cliente puede ser menor que el de esta tabla.

Paso 3. Abrir el detalle de un cliente

Pulsar la fila del cliente. La cabecera indica «Cuadre contable detallado» con el ejercicio y, debajo, la puntuación (1).

  1. El mensaje (2) es «La contabilidad cuadra correctamente» o «Hay N incidencia(s) por resolver».
  2. El desplegable de ejercicio (3) cambia el año. La flecha de la cabecera vuelve al listado.
Detalle del cuadre de un cliente con la puntuación sobre 100 (1), el mensaje de estado (2) y el desplegable de ejercicio (3).

Paso 4. Interpretar los indicadores

Seis tarjetas resumen el ejercicio:

  1. Nóminas sin asiento (1): nóminas completadas del ejercicio sin asiento contable.
  2. Facturas sin asiento (2): facturas leídas y clasificadas, subidas en el ejercicio, sin asiento.
  3. Mov. banco sin asiento (3): movimientos categorizados sin asiento. No cuentan los conciliados con factura ni los excluidos.
  4. IRPF sin declarar (4): retenciones confirmadas que no constan en el Modelo 111.
  5. Balance cuadra o Descuadre balance (5): diferencia en euros entre Debe y Haber del Balance de sumas y saldos.
  6. Resultado P&L (6): resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
Las seis tarjetas de indicadores: Nóminas sin asiento (1), Facturas sin asiento (2), Mov. banco sin asiento (3), IRPF sin declarar (4), Balance (5) y Resultado P&L (6).

Paso 5. Resolver las incidencias

La tarjeta Incidencias (N) (1) lista cada problema con su acción. Debajo, los botones de corrección (2):

  1. Pasar al diario: nóminas: crea los asientos de las nóminas pendientes.
  2. Pasar al diario: banco: tras confirmar con Sí, pasar al diario, crea los de los movimientos categorizados.
  3. Pasar al diario: facturas: crea los asientos de las facturas pendientes.
Tarjeta Incidencias con la lista de problemas (1) y los botones Pasar al diario de nóminas, banco y facturas (2).
Nota. Cada botón sale solo si hay partidas pendientes de ese tipo. Los asientos nacen en borrador, o contabilizados si el ajuste de asientos automáticos lo permite.
Importante. Los ingresos de banco no entran en el lote. Si ya están facturados, se concilian con su factura; contabilizarlos aparte duplicaría la venta.

Paso 6. Localizar los asientos descuadrados

El indicador de Balance no incluye los asientos descuadrados: quedan fuera del Libro Mayor y del Balance. Se localizan en Asientos.

  1. Pulsar Ver asientos al pie del detalle. Se abre Asientos con el cliente y el ejercicio elegidos.
  2. En la vista de un mes o trimestre, el tramo «N asientos no cuadran o se repiten» (1) los lista.
  3. En el diario completo, el filtro Estado: todos con la opción Descuadrados deja solo los asientos con diferencia.
Vista de un mes en Asientos con el tramo de asientos que no cuadran (1) y sus columnas En el diario y Cuadrado (2).

Paso 7. Cuadrar el asiento

En cada asiento descuadrado, las columnas En el diario y Cuadrado comparan el estado actual con el propuesto:

  1. Poner X en {cuenta} o Llevar X a {cuenta} (1): lleva la diferencia a la cuenta indicada.
  2. Corregir a mano abre el editor. Cuadrar (2), o la tecla F9, lleva la diferencia a la última línea vacía.
  3. En asientos con factura de origen, Rehacer desde la factura… sustituye el asiento por el que sale hoy de ella.
  4. Con el asiento cuadrado, pulsar Contabilizar.
Editor de asiento con el botón Cuadrar (1) y el contador de Debe y Haber con el descuadre (2).
Atención. Un asiento descuadrado se guarda en borrador. No entra en el Mayor ni en el Balance y no se contabiliza hasta que cuadra.
Atención. Rehacer desde la factura… descarta lo corregido a mano y no se puede deshacer.
Nota. En un periodo cerrado, el botón es Reabrir {mes} para corregirlo.

Paso 8. Revisar el cruce con los modelos fiscales

La tarjeta Cuadre de los modelos fiscales con los asientos compara cada trimestre con la contabilidad:

  1. Modelo 303 (IVA) (1): IVA devengado y deducible del modelo frente a las cuentas 477 y 472.
  2. Modelo 111 (IRPF) (2): retenciones del modelo frente a los pagos de IRPF registrados.
  3. Modelo 390 (Resumen Anual IVA) (3): resultado anual frente a la suma de los Modelos 303.
  4. Estados posibles: No generado, Cuadra o la diferencia en euros. Por debajo de 0,02 € se considera coincidencia.
Tarjeta de cuadre de los modelos fiscales con las columnas Modelo 303 (1) y Modelo 111 (2) por trimestre y la línea del Modelo 390 (3).
Nota. Modelos fiscales desactualizados (N) avisa de los modelos cuyos datos de origen cambiaron después de generarlos. Se corrigen recalculando el modelo.
Nota. Al pie, Balance sumas y saldos y P&L completo abren los libros del cliente; Ver asientos, su diario.

Resultado

Cada cliente queda con su puntuación y con la lista de incidencias resueltas o pendientes. Un ejercicio sin incidencias muestra «La contabilidad cuadra correctamente» y 100/100.

Efecto de cada incidencia sobre el Score

Incidencia Cuándo se produce Color Descuento
Nóminas sin asiento Nómina completada del ejercicio sin asiento Rojo 5 puntos por nómina, hasta 15
Movimientos de banco sin asiento Gastos categorizados, no conciliados ni excluidos Rojo 2 puntos por movimiento, hasta 15
Ingresos de banco sin asiento Ingresos categorizados, no conciliados ni excluidos Ámbar 1 punto por ingreso, hasta 5
Facturas sin asiento Factura leída y clasificada sin asiento Ámbar 3 puntos por factura, hasta 15
Retenciones de IRPF sin incluir en el 111 Pago de IRPF confirmado que no consta en el Modelo 111 Ámbar 3 puntos por retención, hasta 10
Balance descuadrado Debe distinto de Haber en el Balance de sumas y saldos Rojo 25 puntos
Modelo 303 de un trimestre IVA del modelo distinto del de los asientos Ámbar 5 puntos por trimestre
Modelo 111 de un trimestre Retenciones del modelo distintas de los pagos registrados Ámbar 5 puntos por trimestre
Modelo 390 Resultado distinto de la suma de los Modelos 303 Ámbar 10 puntos

Problemas frecuentes

El Balance figura como «Cuadra», pero hay asientos que no cuadran.
El Balance excluye los asientos descuadrados. Localizarlos en Asientos con el filtro Estado: todos y la opción Descuadrados.
«N nómina(s) completada(s) sin asiento contable»
Pulsar Pasar al diario: nóminas en la tarjeta de incidencias.
«N transacción(es) bancaria(s) sin asiento contable»
Pulsar Pasar al diario: banco. Las que ya estén conciliadas con una factura no cuentan.
«N ingreso(s) bancario(s) sin asiento propio»
Conciliar el ingreso con su factura o, si no está facturado, contabilizarlo a mano desde Asientos.
«N retención(es) IRPF … sin incluir en Modelo 111»
Generar o recalcular el Modelo 111 del trimestre correspondiente.
«Balance de sumas y saldos descuadrado: € X»
Revisar los asientos del ejercicio. El libro Balance sumas y saldos detalla las cuentas.
«Modelo 303 QN: IVA no coincide con asientos contables»
Revisar los asientos de IVA del trimestre o recalcular el modelo si las facturas cambiaron después de generarlo.
«No hay clientes dados de alta.»
La cartera no tiene clientes. Dar de alta el primero desde Principal > Clientes.

Continuar con

Consejo
Resolver el Cuadre antes de generar los modelos del trimestre y antes de cerrar el ejercicio: el cierre exige asientos contabilizados y cuadrados.
Anterior Comprobar el Balance de Sumas y Saldos Siguiente Configurar el IVA, los regímenes especiales y las cuentas por defecto

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