Gestión de Clientes Útil

Dar acceso al portal a otra persona de la empresa del cliente

2:30 Tutorial 6.10

El titular del portal da acceso a otras personas de su empresa con su propio correo y contraseña. El gestor ve a esas personas en la ficha del cliente y puede retirarles o devolverles el acceso.

Antes de empezar

  • Plan del gestor con usuarios de portal: Gratuito no lo incluye; Starter admite 1 usuario adicional por cliente; Professional, 3; Enterprise, sin límite.
  • El alta la realiza el titular del portal desde su propia cuenta. El gestor no da de alta usuarios: solo retira o devuelve el acceso.
  • Correo de la persona que no exista ya en la plataforma, ni como cliente ni como gestor o miembro de equipo.
  • Sin el apartado Usuarios en el menú del portal, la cuenta no es la del titular, el plan no incluye la función o el portal se está operando en modo delegado.

Paso 1. Abrir Usuarios en el portal del cliente

Con la sesión del titular, en el menú lateral del portal: Mi Cuenta > Usuarios. El panel Usuarios muestra a las personas con acceso y el contador Usuarios: con las plazas ocupadas y las del plan («sin límite» en Enterprise).

Paso 2. Añadir a la persona

  1. En el panel Añadir usuario, escribir el Nombre y el Correo de la persona.
  2. En Acceso, elegir Todas las secciones o Solo estas. Con Solo estas, marcar las secciones, agrupadas por apartado.
  3. Pulsar Añadir usuario. Aparece «Invitación enviada a {correo}.» y la persona queda en estado Invitación enviada.
Nota. Solo se ofrecen las secciones que el gestor tiene activas para ese cliente.
Atención. Con el tope del plan alcanzado, el panel lateral sustituye el formulario por «Se ha alcanzado el máximo de usuarios del plan. Para ampliarlo, consultar con la gestoría.».

Paso 3. Activar la cuenta de la persona invitada

  1. La persona recibe el correo con asunto «Acceso al portal de {empresa}» y abre el enlace, válido 7 días.
  2. En Contraseña y Repetir la contraseña, escribir una contraseña de al menos 10 caracteres, con letras y números.
  3. Pulsar Crear contraseña y entrar. La persona accede al portal con las secciones concedidas.
Nota. Una contraseña que conste en filtraciones conocidas se rechaza. Si el enlace caduca, Reenviar invitación envía otro.

Paso 4. Cambiar el acceso, retirarlo o eliminar al usuario

En la lista Usuarios del portal, cada persona dispone de estas acciones:

  1. Editar acceso: modifica las secciones y se confirma con Guardar acceso.
  2. Reenviar invitación: solo mientras la invitación esté pendiente. Si consta Invitación no entregada, comprobar antes el correo.
  3. Quitar acceso y Devolver acceso: impiden o restablecen la entrada sin borrar la cuenta.
  4. Eliminar: borra la cuenta y no se puede deshacer; en el historial deja de verse su nombre.

Paso 5. Consultar los usuarios desde la ficha del cliente

Desde el panel del gestor: Principal > Clientes, abrir el cliente, pestaña Ajustes y tarjeta Usuarios del portal (1). Muestra el contador de plazas (2) y, por persona, Nombre, Estado y Último acceso (3).

Tarjeta Usuarios del portal en la pestaña Ajustes, con el título (1), el contador de plazas (2) y la tabla de personas con su estado (3).
Nota. Con un plan sin esta función, la tarjeta muestra «Starter o superior» y el botón Ver planes.
Nota. No confundir con ¿Quién opera el portal de este cliente?, ajuste distinto de la edición del cliente: designa quién opera el portal, no añade usuarios.

Paso 6. Retirar el acceso desde la ficha

En la fila de la persona, pulsar Quitar acceso (1) y confirmar con Sí, quitar (2). Aparece «Acceso retirado.» y el estado pasa a Sin acceso.

Diálogo Quitar acceso con el texto de la consecuencia y el botón Sí, quitar (2), sobre la fila de la persona con Quitar acceso (1).
Importante. La persona deja de poder entrar al portal del cliente. Quitar el acceso libera la plaza en el contador; Devolver acceso la vuelve a ocupar y falla si el tope del plan ya está completo.

Resultado

La persona dispone de acceso propio al portal, con su correo y contraseña, sin compartir las del titular. Figura en Mi Cuenta > Usuarios del portal y en la tarjeta Usuarios del portal de la ficha del cliente, con su estado y su último acceso.

Campos del formulario Añadir usuario

Campo Qué admite Obligatorio Efecto
Nombre Texto, hasta 120 caracteres Sí Nombre de la persona en el portal y en la ficha del gestor.
Correo Dirección de correo válida, hasta 190 caracteres, no registrada en la plataforma Sí Usuario de acceso y destino de la invitación.
Acceso Todas las secciones · Solo estas Sí Define si la persona entra a todo lo activo para el cliente o solo a lo marcado.
Secciones Casillas agrupadas por apartado Sí, con «Solo estas» (al menos una) Lista de secciones a las que la persona entra.

Problemas frecuentes

«Ese correo ya tiene una cuenta en la plataforma. Indicar otro.»
El correo pertenece ya a un cliente, gestor o miembro de equipo. Usar otra dirección.
«Se ha alcanzado el máximo de usuarios del plan. Para ampliarlo, consultar con la gestoría.»
El plan del gestor llegó al tope de usuarios por cliente. Retirar o eliminar a otra persona, o pasar a un plan superior.
No aparece Usuarios en el menú del portal.
Solo el titular lo ve, y no en modo delegado. Comprobar también que el plan del gestor incluya la función.
La persona indica que el enlace no funciona.
El enlace caduca a los 7 días. Pulsar Reenviar invitación y usar el correo más reciente.
«Antes hay que devolver el acceso a este usuario.»
No se puede reenviar una invitación a una persona sin acceso. Pulsar antes Devolver acceso.
«Sección no concedida a este usuario. El titular de la cuenta puede concederla.»
La sección no está concedida a esa persona. El titular la añade desde Editar acceso.

Continuar con

Consejo
Conceder solo las secciones necesarias a cada persona y revisar de vez en cuando el último acceso desde la ficha del cliente.
Anterior Trabajar con un solo cliente Siguiente Enviar el informe trimestral a un cliente

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