Una gestoría necesita un gestor documental que haga cuatro cosas que el de una empresa no hace: recoger los documentos de cada cliente por varios canales y saber de quién es cada uno sin clasificarlos a mano; ordenarlos por cliente, ejercicio y tipo para encontrarlos en segundos; limitar qué clientes ve cada persona del despacho y dejar constancia de quién hizo qué; y cumplir la cadena de encargados del RGPD, con contrato del artículo 28 y devolución completa de los datos al terminar. Una carpeta compartida en la nube resuelve el almacenamiento, pero no la identificación, ni los permisos por cliente, ni la salida ordenada. Antes de contratar conviene comprobar esas cuatro capacidades con documentos reales del despacho, no con los de la demostración.
Redactado por el equipo de CopilotGestoria. Los artículos citados se han cotejado con el texto consolidado publicado en el BOE el 22 de octubre de 2026; las cifras proceden de las fuentes que se nombran en cada frase.
Según el Barómetro de la Asesoría 2026 de Wolters Kluwer, el 77 % de los despachos españoles tiene menos de diez empleados y el 74 % ya utiliza o prevé implantar un modelo de trabajo colaborativo con sus clientes en la nube. El mismo estudio recoge que el 95 % de los asesores afirma que las novedades regulatorias incrementan su carga de trabajo y que el 78 % recurre a soluciones de software para gestionar ese impacto, frente al 71 % del año anterior. Son despachos pequeños que trabajan cada vez más con documentos que no producen ellos: los produce el cliente, su banco, su proveedor o la propia Administración.
Una empresa archiva sus propios papeles; una gestoría archiva los de decenas o cientos de terceros, cada uno con su NIF, sus obligaciones y su calendario, y cada uno con su forma de enviarlos. Mientras el volumen es pequeño, la memoria del gestor suple al sistema. Cuando la cartera crece o alguien del equipo falta una semana, deja de suplirlo.
El problema no es solo de orden. El despacho es destinatario de información fiscal, laboral y bancaria de sus clientes, y responde de su custodia ante ellos y ante la autoridad de protección de datos. La Agencia Española de Protección de Datos recibió en 2025 un total de 30.931 reclamaciones, según la nota de presentación de su Memoria 2025, que la propia Agencia describe como «el número de reclamaciones más alto de la historia de esta Autoridad». En el mismo periodo, el CERT del INCIBE gestionó 122.223 incidentes de ciberseguridad, un 26 % más que en 2024, según el balance anual del instituto. Elegir dónde se guardan los documentos de los clientes es, por tanto, una decisión de organización y también de cumplimiento normativo.
¿En qué se diferencia el gestor documental de una gestoría del de una empresa?
El gestor documental de una gestoría guarda documentos de terceros, separados por cliente, que llegan por canales que el despacho no controla y que el despacho custodia por encargo. El de una empresa guarda documentos propios, con una estructura interna estable. De esa diferencia salen requisitos que un producto genérico no suele cubrir.
El primero es la identificación. En un despacho, quien recibe el correo del cliente decide a qué expediente va, y el error más habitual no es perder el papel, sino archivarlo en el cliente equivocado: la factura de un proveedor común a dos clientes o el justificante reenviado sin decir de qué trimestre es.
El segundo es la participación del cliente. El archivo es compartido en los dos sentidos: el cliente aporta documentos y espera recibir otros, como justificantes de presentación, recibos de nómina o cartas de la Administración.
El tercero es el control de acceso por cliente. No todos en el despacho llevan a todos los clientes, y la información de cada uno no debe estar a la vista de quien no lo atiende. El artículo 32.4 del RGPD obliga al responsable y al encargado a garantizar que cualquier persona bajo su autoridad con acceso a datos personales «solo pueda tratar dichos datos siguiendo instrucciones del responsable».
El cuarto es el marco legal del propio despacho. La Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales, incluye entre los sujetos obligados de su artículo 2.1.m) a los «contables externos, asesores fiscales», y su artículo 25 les exige un sistema de archivo capaz de atender a las autoridades.
| Necesidad del despacho | Carpeta compartida en la nube | Gestor documental genérico | Gestor documental de despacho |
|---|---|---|---|
| Guardar y compartir ficheros | Sí | Sí | Sí |
| Saber de qué cliente es cada documento sin clasificarlo a mano | No: depende de en qué carpeta lo deje cada uno | Parcial: por reglas o etiquetas que mantiene el despacho | Debe hacerlo a partir de los datos del propio documento |
| Un canal de entrada por cliente (correo, carpeta, portal) | Solo carpetas | Según el producto | Debe ofrecer varios y unificarlos |
| Pedir documentos al cliente y ver qué falta | No | Rara vez | Debe permitirlo por cliente y en bloque |
| Permisos por cliente para cada persona del despacho | Por carpeta, a mano | Por carpeta o por grupo | Por cliente asignado y por función |
| Registro de quién consultó, cambió o envió cada documento | Limitado | Habitual | Imprescindible |
| Contrato de encargado del tratamiento y lista de subencargados | Condiciones generales del proveedor | Según el proveedor | Debe facilitarlos por escrito |
| Devolución completa de los datos al terminar | Descarga manual carpeta a carpeta | Según el proveedor | Exportación completa en formatos estándar |
Los documentos de cada cliente, en su expediente desde que llegan
CopilotGestoria identifica a qué cliente pertenece cada factura que recibe el despacho y avisa de las duplicadas, venga por subida directa, por correo o desde una carpeta compartida.
Por dónde entran los documentos y cómo se sabe de qué cliente es cada uno
Un despacho recibe documentos por cuatro o cinco canales a la vez, y el gestor documental tiene que aceptar todos y dejar cada documento asignado a su cliente con independencia del canal por el que haya llegado. Exigir al cliente un único canal rara vez funciona: el que factura poco manda fotografías, el que tiene programa de facturación prefiere el correo y la sociedad con departamento administrativo trabaja con carpetas compartidas.
Los canales habituales son estos:
- Correo electrónico. El más extendido y el más desordenado: adjuntos de varios clientes en un mismo mensaje y documentos que llegan al buzón personal de un empleado. Una dirección propia por cliente elimina la duda de a quién corresponde cada adjunto.
- Mensajería instantánea. Cómoda para el cliente y problemática para el despacho por la conservación y la protección de datos (ver WhatsApp Business en la gestoría).
- Carpetas compartidas. El cliente deja los documentos en una carpeta de Google Drive o de OneDrive. Funciona si el gestor documental vigila esas carpetas y nadie del despacho tiene que descargarlas a mano.
- Portal o aplicación del cliente. El documento queda asociado a la ficha del cliente desde el origen (ver qué aplicación móvil dar a los clientes).
- Papel. Se digitaliza en el despacho y entra por el mismo circuito que el resto.
El criterio de identificación está en el documento, no en la carpeta
La carpeta en la que alguien deja un documento indica dónde lo dejó, no a quién pertenece: el cliente figura en el propio documento. Un gestor documental de despacho debe proponer la asignación a partir de su contenido y dejar a la vista los casos dudosos para que los resuelva una persona, como un documento ilegible, uno en el que aparecen dos clientes del despacho o un papel que no es una factura.
El segundo control imprescindible es el de duplicados. El mismo documento llega a menudo dos veces, por correo y por la carpeta, o reenviado por el cliente porque no recuerda si lo mandó. Si el sistema no lo detecta, el error no se queda en el archivo: termina en la contabilidad y en el modelo trimestral.
Pedir lo que falta sin perseguir al cliente
El gestor documental también debe saber qué documentos espera de cada cliente en cada periodo. El patrón que funciona tiene tres piezas: la petición, que el despacho envía al abrir el trimestre a toda la cartera o a un grupo de clientes, con fecha límite; la respuesta del cliente desde un sitio único, donde ve qué se le ha pedido y sube cada documento en su sitio; y los recordatorios automáticos mientras la petición siga abierta. Así, a mitad de mes, el titular sabe qué clientes han entregado y a quién llamar. El protocolo para los que entregan tarde está en clientes que no mandan las facturas hasta el último día.
Un buzón propio por cliente y peticiones de documentación con recordatorios
En CopilotGestoria cada cliente puede tener una dirección propia a la que reenviar sus facturas, además de carpetas de Google Drive y OneDrive, portal web y aplicación móvil. El despacho pide documentos a uno o a varios clientes a la vez y el sistema envía los recordatorios.
Cómo debe ordenar y encontrar los documentos: cliente, ejercicio, periodo y tipo
La estructura útil para un despacho es cliente, ejercicio, periodo y tipo de documento, y el gestor documental debe permitir llegar a cualquier documento desde cualquiera de esas cuatro entradas. Las carpetas metidas unas dentro de otras obligan a elegir un solo orden; poder filtrar por cliente, periodo, tipo o proveedor permite que la misma factura aparezca al revisar el trimestre de un cliente y al buscar todas las facturas de un proveedor.
La clasificación por tipo debe responder a cómo trabaja el despacho y a qué plazo de conservación aplica a cada documento. Una propuesta de partida:
| Tipo de documento | Quién lo aporta | Para qué lo usa el despacho | Referencia de conservación |
|---|---|---|---|
| Facturas recibidas y emitidas | Cliente, proveedores del cliente | Contabilidad, libros registro, modelos de IVA y pagos fraccionados | Seis años desde el último asiento (art. 30.1 del Código de Comercio) |
| Extractos bancarios | Cliente o su banco | Conciliación y comprobación de cobros y pagos | Seis años desde el último asiento (art. 30.1 del Código de Comercio) |
| Nóminas, seguros sociales y contratos | Despacho o cliente | Gestión laboral y retenciones | Según el tipo de documento: ver la guía de plazos enlazada abajo |
| Justificantes de presentación y modelos | Despacho | Prueba de lo presentado y entrega al cliente | Mientras pueda revisarse la declaración |
| Notificaciones y requerimientos | Administración, a través del cliente o del apoderado | Plazos de respuesta y expediente del procedimiento | Mientras dure el procedimiento y su posible revisión |
| Documentación de identificación y diligencia debida | Cliente | Obligaciones de prevención del blanqueo de capitales | Diez años (art. 25.1 de la Ley 10/2010) |
| Hoja de encargo y contrato de encargado del tratamiento | Despacho y cliente | Alcance del servicio y protección de datos | Mientras dure la relación y el plazo de posibles responsabilidades |
Los plazos de cada tipo de documento y qué hacer con ellos cuando un cliente causa baja se analizan en cuántos años tiene que guardar la gestoría la documentación de los clientes. Lo relevante para elegir un gestor documental es que el sistema permita distinguir los tipos, porque el plazo que manda sobre cada documento es distinto.
La búsqueda que se usa de verdad
En un despacho no se busca por el nombre del fichero. Se busca la factura de un proveedor en un trimestre, las facturas de un cliente por encima de un importe o lo que un cliente subió la semana pasada. Si el gestor documental guarda el emisor, el destinatario, la fecha y el importe de cada documento, esas búsquedas son inmediatas; si solo guarda el fichero, obligan a abrir documentos uno por uno.
La calidad de ese dato es la parte que más importa. Según el Barómetro de la Asesoría 2026 de Wolters Kluwer, el 63 % de los despachos manifiesta preocupación por la calidad del dato al incorporar inteligencia artificial. Si los datos extraídos no se pueden revisar ni corregir, el archivo pierde fiabilidad con cada error.
Quién del despacho ve cada cliente y quién ha hecho qué
Cada persona del despacho debe ver únicamente los clientes que tiene asignados, con el nivel de permiso que requiere su función, y el sistema debe registrar quién consultó, modificó, borró o envió cada documento. Se deriva del artículo 32 del RGPD y es, además, una protección para el titular del despacho.
Los perfiles habituales son tres: quien administra la cuenta y ve todo; quien trabaja con los clientes que tiene asignados; y quien solo puede consultar, por ejemplo durante una sustitución o una revisión. Lo que conviene comprobar es que el permiso se pueda asignar por cliente y no solo por carpeta, porque en un despacho la unidad de trabajo es el cliente. El detalle de qué debe ver y tocar cada empleado se trata en software de gestoría con usuarios y permisos por rol.
El registro de actividad cumple dos funciones. Hacia dentro, permite reconstruir qué pasó con un documento que falta o que se modificó. Hacia fuera, acredita las medidas de seguridad ante un cliente o ante la autoridad de control. El artículo 32.1.d) del RGPD exige además un proceso de verificación regular de la eficacia de esas medidas, y esa verificación se apoya en lo que haya quedado registrado.
Los envíos merecen atención especial, en los dos sentidos. Los justificantes, modelos y comunicaciones que el despacho remite al cliente deben quedar registrados con fecha y destinatario, que es lo que permite responder cuando, meses después, el cliente afirma no haber recibido un justificante. Y lo que sale hacia terceros exige todavía más cuidado: la AEPD impuso en el procedimiento PS/00116/2021 una multa de 4.000 euros a una asesoría fiscal que había transmitido los datos de una clienta a otra gestoría sin su consentimiento, por infracción del artículo 6 del RGPD. No fue un ataque informático, sino una comunicación de datos a un tercero; un registro de envíos no la impide, pero la hace visible.
Permisos por cliente y registro de lo que se envía
En CopilotGestoria el equipo trabaja con perfiles de administración, estándar o solo lectura, y quien tiene perfil estándar ve únicamente los clientes que tiene asignados. Los justificantes que entrega el despacho se identifican por cliente y se envían en bloque, con registro de qué recibió cada uno.
Qué exige el RGPD al proveedor del gestor documental
El proveedor de un gestor documental en la nube trata datos personales por cuenta del despacho, por lo que es encargado del tratamiento o subencargado, según el papel que tenga la gestoría respecto de cada dato, y su relación debe regirse por un contrato que cumpla el artículo 28 del RGPD. Elegir el proveedor no es una decisión solo técnica: el despacho responde de haber elegido bien.
El artículo 28.1 del RGPD dispone que el responsable «elegirá únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiados, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del presente Reglamento». Las Directrices de la AEPD para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento ponen precisamente como ejemplo de encargado cuyo objeto principal es tratar datos a «una empresa o entidad pública que ofrece un servicio de alojamiento de información en sus servidores».
La cadena: cliente, gestoría y proveedor
Respecto de los datos que la gestoría trata para cumplir las obligaciones de su cliente (las nóminas de sus trabajadores, su contabilidad, sus impuestos), el cliente es responsable del tratamiento y la gestoría, encargada. En ese caso, el proveedor del gestor documental es un subencargado, y el artículo 28.2 del RGPD es claro: «El encargado del tratamiento no recurrirá a otro encargado sin la autorización previa por escrito, específica o general, del responsable.» Si la autorización es general, el encargado debe informar al responsable de cada cambio de subencargado para que pueda oponerse.
Respecto de los datos propios de la relación con el cliente (su ficha, sus honorarios, sus comunicaciones con el despacho), la gestoría es responsable y el proveedor, encargado. En los dos supuestos la consecuencia práctica es la misma: el despacho necesita un contrato de encargo con su proveedor y una autorización de subcontratación en la hoja de encargo o en el contrato de encargado que firma con cada cliente.
Lo que el contrato y el proveedor deben acreditar
El artículo 28.3 del RGPD enumera el contenido mínimo del contrato de encargo y el artículo 32 concreta las medidas de seguridad. Trasladado a un gestor documental, el despacho debería poder obtener por escrito:
- Dónde se almacenan y dónde se procesan los documentos, y si hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo y con qué garantías.
- La lista de subencargados (alojamiento, lectura automática, envío de correos, copias de seguridad) y el procedimiento para comunicar los cambios.
- El cifrado de los documentos, tanto guardados como mientras se envían, que el artículo 32.1.a) cita expresamente.
- Las copias de seguridad y la restauración. El artículo 32.1.c) exige «la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico»: frecuencia de la copia, plazo de conservación y fecha de la última restauración comprobada.
- El uso que el proveedor puede hacer de los documentos: solo el que indique el despacho, lo que excluye fines propios como usarlos para mejorar sus programas de inteligencia artificial (ver ¿puedo usar ChatGPT con datos de clientes?).
- La notificación de brechas: plazo y vía por los que el proveedor avisará al despacho.
- La devolución o supresión de los datos al terminar, a elección del despacho.
Las cifras de la AEPD explican por qué estas comprobaciones no son un trámite. Según la nota de presentación de la Memoria 2025, los procedimientos sancionadores o de apercibimiento por brechas de datos personales pasaron de 30 en 2024 a 77 en 2025, un 157 % más, y derivaron en sanciones por 19.836.603 euros, alrededor del 40 % de los 48.108.765 euros impuestos ese año. Cómo actuar si el incidente llega a producirse se explica en ransomware en la gestoría: qué hacer en las primeras 72 horas.
Descargar las plantillas RGPD para gestorías, con el contrato de encargado del tratamiento (PDF)
Dónde se guardan los documentos y quién los trata, por escrito
En CopilotGestoria los documentos y sus copias de seguridad se guardan dentro de la Unión Europea y protegidos frente a accesos no autorizados. El despacho puede generar desde el programa el contrato de encargado del tratamiento con cada cliente.
Conservación, archivo y qué ocurre cuando un cliente se va o cuando cambia el proveedor
El gestor documental debe conservar cada documento durante el plazo que exige la norma que le aplica, permitir bloquearlo cuando ya no se usa y entregarlo completo cuando termina la relación, tanto con un cliente como con el propio proveedor. Un archivo que solo sabe acumular cumple el primer requisito y falla en los otros dos.
Los plazos que condicionan el archivo
El artículo 30.1 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio «debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros». La obligación es del cliente, pero en la práctica la cumple con el archivo que custodia el despacho.
La documentación propia del despacho como sujeto obligado de prevención del blanqueo sigue otro plazo. El artículo 25.1 de la Ley 10/2010 obliga a conservarla «durante un período de diez años», y el artículo 25.2 añade un requisito que afecta directamente al gestor documental: «el sistema de archivo de los sujetos obligados deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades». Ver la gestoría como sujeto obligado de blanqueo.
Cuando un cliente deja el despacho
El artículo 33.3 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, establece que «El responsable del tratamiento determinará si, cuando finalice la prestación de los servicios del encargado, los datos personales deben ser destruidos, devueltos al responsable o entregados, en su caso, a un nuevo encargado». El mismo artículo excluye la destrucción cuando una norma obliga a conservar los datos; en ese caso deben devolverse al responsable. Y el artículo 33.4 permite al encargado conservarlos, debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de su relación con el responsable.
Para el gestor documental esto se traduce en tres capacidades: exportar en bloque todo lo de un cliente para entregarlo al propio cliente o a su nueva gestoría; marcar como bloqueados los documentos que se conservan solo por posibles responsabilidades, de modo que no se usen para otra finalidad; y suprimirlos cuando venza el plazo.
Cuando el despacho cambia de proveedor
El artículo 28.3.g) del RGPD obliga al encargado a que, «a elección del responsable, suprimirá o devolverá todos los datos personales una vez finalice la prestación de los servicios de tratamiento». Lo relevante es el formato: miles de ficheros sin indicar a qué cliente pertenecen no sirven para continuar el trabajo en otro programa. El cambio de proveedor en la nube lo regula además el Reglamento de Datos europeo (ver cambiar de programa de gestoría según el Reglamento de Datos).
Descargar la lista de verificación RGPD para gestorías: 30 puntos (PDF)
Las preguntas que conviene hacer antes de contratar
Antes de contratar un gestor documental, el despacho debería obtener respuesta por escrito a preguntas sobre recepción, identificación, permisos, seguridad, protección de datos y salida, y comprobar las de recepción e identificación con documentos propios. La tabla reúne las que separan un producto pensado para despachos de uno adaptado.
| Pregunta al proveedor | Por qué importa | Respuesta que debería obtener |
|---|---|---|
| ¿Por qué canales puede enviar documentos el cliente? | Cada cliente usa uno distinto | Correo, carpetas compartidas, portal o aplicación, y subida por el despacho |
| ¿Cómo se decide a qué cliente pertenece cada documento? | El error más frecuente es archivar en el cliente equivocado | Por los datos del propio documento, con los dudosos marcados para revisión |
| ¿Detecta documentos duplicados? | Un duplicado acaba en la contabilidad y en el modelo | Sí, con aviso antes de contabilizar |
| ¿Puedo pedir documentos a toda la cartera y ver qué falta? | La reclamación es el trabajo más repetitivo del trimestre | Peticiones por cliente y en bloque, con recordatorios y estado visible |
| ¿Queda constancia de lo que el despacho envía a cada cliente? | Prueba ante una reclamación del cliente | Registro de qué se envió, a quién y cuándo |
| ¿Puedo limitar qué clientes ve cada empleado? | Artículo 32.4 del RGPD | Permisos por cliente asignado y por función, incluido solo lectura |
| ¿Hay registro de actividad y durante cuánto tiempo se conserva? | Reconstruir incidencias y acreditar medidas | Registro de consultas, cambios, borrados y envíos, con plazo definido |
| ¿Dónde se almacenan y se procesan los documentos? | Transferencias internacionales | Ubicación concreta y, si hay transferencias, sus garantías |
| ¿Qué subencargados intervienen y cómo me avisáis de cambios? | Artículo 28.2 del RGPD | Lista escrita y procedimiento de comunicación |
| ¿Cada cuánto se hace la copia y cuándo se probó la última restauración? | Artículo 32.1.c) del RGPD | Frecuencia, plazo de conservación y fecha de la última prueba |
| ¿Usáis los documentos de mis clientes para mejorar vuestros programas de inteligencia artificial? | El encargado solo trata siguiendo instrucciones | No, por escrito |
| ¿Cómo y en qué formato me devolvéis todo si me voy? | Artículo 28.3.g) del RGPD | Exportación completa, organizada por cliente, en formatos estándar |
| ¿Puedo exportar lo de un solo cliente cuando se va? | Artículo 33.3 de la LOPDGDD | Sí, sin intervención del proveedor |
| ¿Qué límites tiene cada plan (clientes, canales, usuarios)? | El coste real depende de la cartera | Límites publicados y precio por tramo, no solo el precio de entrada |
Dos advertencias sobre las respuestas. La primera: que el proveedor afirme que cumple el RGPD no es una respuesta; lo que se necesita es el contrato de encargo y la lista de subencargados. La segunda: la ausencia de un sello no indica por sí sola un mal proveedor, ni su presencia uno bueno. El artículo 28.5 del RGPD establece que la adhesión a un código de conducta o a un mecanismo de certificación aprobados «podrá utilizarse como elemento» para demostrar las garantías suficientes; es un elemento más, no un sustituto del contrato.
Cómo implantarlo en un despacho pequeño sin detener el trimestre
Un despacho pequeño puede implantar un gestor documental en cuatro semanas si empieza por los canales de entrada y por un grupo reducido de clientes, y deja la migración del histórico para el final. El momento más favorable es el que sigue a una presentación trimestral: con el tercer trimestre de 2026 presentado el 20 de octubre, quedan semanas útiles antes de la campaña de enero.
| Semana | Trabajo | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | Inventario de canales por cliente y de tipos de documento; decisión sobre quién ve qué clientes | Mapa de entradas y permisos |
| 2 | Alta de diez clientes piloto con canales distintos (correo, carpeta, portal); contrato de encargado con cada uno | Circuito completo probado con casos reales |
| 3 | Peticiones de documentación del cuarto trimestre a los clientes piloto; revisión de asignaciones y duplicados | Medida de cuántos documentos llegan bien asignados |
| 4 | Extensión al resto de la cartera; aviso a los clientes del nuevo canal; histórico solo de los ejercicios abiertos | Cartera completa en el sistema antes de enero |
Dos decisiones aceleran la adopción: no retirar de golpe los canales antiguos durante el primer trimestre y empezar por los clientes que más documentos envían. Según el Barómetro de la Asesoría 2026 de Wolters Kluwer, las empresas clientes con un nivel bajo de digitalización han bajado al 22 %, frente al 39 % de 2025: la mayoría ya puede usar un portal o una dirección de correo propia.
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Probarlo con los clientes del despacho antes de enero
El plan Starter de CopilotGestoria incluye 50 clientes y cinco buzones de correo de clientes; Professional y Enterprise, buzones y carpetas de clientes sin límite. La prueba dura 30 días, con documentos reales.
Preguntas frecuentes
Conclusión
El gestor documental de una gestoría no se elige por la capacidad de almacenamiento, que cualquier servicio en la nube ofrece de sobra, sino por cuatro capacidades que solo tienen sentido en un despacho: recibir documentos de cada cliente por los canales que el cliente ya usa y saber a quién pertenecen sin clasificarlos a mano; ordenarlos por cliente, ejercicio, periodo y tipo para encontrarlos sin abrir ficheros; restringir qué clientes ve cada persona del equipo y registrar qué hace cada una; y cumplir la cadena de encargados del RGPD hasta el último día, incluida la devolución completa de los datos.
Las cifras explican la urgencia. La AEPD registró en 2025 el mayor número de reclamaciones de su historia y multiplicó por más de dos los procedimientos por brechas; el INCIBE gestionó un 26 % más de incidentes que el año anterior. Al mismo tiempo, según Wolters Kluwer, tres de cada cuatro despachos ya trabajan o prevén trabajar con sus clientes en la nube. La pregunta para la mayoría de los despachos ya no es si digitalizar el archivo, sino con qué proveedor y en qué condiciones.
La forma más fiable de decidir es la más sencilla: llevar a la prueba documentos reales del despacho, mezclados y con sus imperfecciones, y pedir por escrito el contrato de encargo, la lista de subencargados y el formato de la exportación. Un proveedor que asigna bien la muestra, limita el acceso por cliente y entrega esos tres documentos sin reservas cumple lo esencial. CopilotGestoria ofrece una demostración con los documentos del propio despacho para comprobarlo.
Fuentes: Reglamento (UE) 2016/679 (texto en el BOE), arts. 28 y 32; Ley Orgánica 3/2018 (texto consolidado), arts. 32 y 33; Ley 10/2010 (texto consolidado), arts. 2.1.m) y 25; Código de Comercio, art. 30.1; AEPD, Directrices para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento; AEPD, nota de presentación de la Memoria 2025 (6 de mayo de 2026) y resolución PS/00116/2021; INCIBE, balance de ciberseguridad 2025; Wolters Kluwer, Barómetro de la Asesoría 2026.
Ver CopilotGestoria con los documentos del despacho
Una demostración con documentos reales de varios clientes: recepción por correo y carpetas, asignación por cliente, peticiones de documentación, permisos del equipo y exportación de los datos.
