¿Qué software elijo si soy un despacho de un solo socio y quiero dejar el Excel y el WhatsApp? Guía de compra 2026

Actualizado: 26 de septiembre de 2026

Redactado por el equipo de CopilotGestoria.

Si eres un gestor que trabaja solo, con entre 3 y 10 clientes, y hoy llevas los vencimientos en una hoja de Excel y recibes las facturas por WhatsApp, no necesitas el mismo programa que un despacho de 200 clientes y cinco empleados: necesitas un plan de entrada barato o gratuito, un portal para que el cliente suba sus propias facturas, el cálculo de los modelos que de verdad presentas (100, 111, 130, 303) y ningún compromiso de permanencia. En septiembre de 2026 hay al menos tres opciones con precio publicado por debajo de 40 €/mes para ese perfil, y un plan gratuito (CopilotGestoria, hasta 5 clientes) que no pide tarjeta para empezar.

El despacho de una sola persona no es una rareza. El 54,4 % de las empresas españolas no tiene ningún asalariado, según la nota de prensa del Directorio Central de Empresas (DIRCE) 2025 del INE: 1,80 millones de unidades sobre 3.310.824 empresas activas a 1 de enero de 2025. Dentro del propio sector, el informe Fotografía de la Pequeña Asesoría en España 2026 de Cegid, publicado en julio de 2026 y recogido por MuyPymes, sitúa en el 70 % las asesorías que siguen operando con hojas de cálculo, y la edición de 2025 del mismo informe ya contaba que el 60 % seguía facturando con Excel.

La presión tampoco es menor por ser pequeño. El mismo informe de Cegid de 2026 cifra en el 71 % las asesorías afectadas por la saturación técnica que provoca la adaptación a los nuevos marcos regulatorios (frente al 57 % de 2025) y la sitúa en el 65 % en el caso de los autónomos. Es decir: el gestor que trabaja solo soporta casi la misma carga normativa que un despacho con plantilla, pero sin nadie con quien repartirla.

Este artículo compara, con precios comprobados el 26 de septiembre de 2026 en la web de cada fabricante, de su distribuidor o de su ficha pública, qué opciones tiene un despacho de un solo socio para dejar de depender de una hoja de cálculo, de un grupo de WhatsApp y de su propia memoria. También recoge qué riesgos legales tiene seguir como hasta ahora, qué criterios pesan de verdad en la compra cuando no tienes equipo y cómo migrar el histórico sin perder nada. No es una comparativa general de software de gestoría —para eso está nuestra guía comparativa de software para gestorías y asesorías 2026—, sino una guía de compra para un perfil concreto.

Por qué el Excel y el WhatsApp se quedan cortos a partir del tercer o cuarto cliente

Un Excel de vencimientos responde bien a una pregunta —¿qué modelo toca este mes?— pero no ejecuta nada por sí solo. Un análisis sobre despachos contables publicado por RoadToBiz lo resume así: «El Excel refleja bien la información del estudio, pero es un dato estático: no ejecuta nada». El artículo describe un mercado distinto del español, pero el síntoma es el mismo: una fila por cliente, una columna por modelo, y la única forma de saber si algo ha quedado sin presentar es abrir el archivo y revisarlo uno mismo.

Con el WhatsApp ocurre algo parecido, con un coste añadido: el histórico de cada cliente se mezcla con fotos de facturas, audios y mensajes de «¿ya lo tienes?» de hace tres meses. La empresa de software Invoo afirma en su blog que el 69 % de los autónomos gestiona la contabilidad con su gestoría por WhatsApp y que ese canal consume una media de 3,7 horas al mes. Es un dato propio de una empresa del sector, no una estadística oficial, y conviene leerlo como indicio de tendencia; el patrón que describe, en cambio, lo reconoce cualquier gestor que trabaje solo.

El problema no es solo de tiempo: es que todo depende de una persona

En un despacho con dos o tres personas, si al titular se le olvida algo, alguien más lo detecta. En un despacho de un solo socio, si te pones enfermo una semana o te vas de vacaciones, nadie revisa el Excel ni lee los últimos 40 mensajes de cada cliente. Todo el conocimiento operativo —qué se prometió, qué falta, qué vence— vive en una sola cabeza. Eso no es un problema de organización personal: es un punto único de fallo del negocio, y es el mismo que trata nuestra guía sobre la digitalización de una gestoría en 90 días desde el punto de vista del plan de implantación.

Lo que cuesta de verdad seguir igual

El coste del Excel y del WhatsApp no aparece en ninguna factura, y por eso se subestima. Aparece en las horas de buscar una factura en un chat, en las llamadas para pedir lo que falta, en el trimestre que se cierra con prisa porque la documentación llegó el día 18 y en el riesgo de presentar fuera de plazo. Con pocos clientes esas horas se absorben; a partir de ocho o diez, empiezan a competir con el tiempo que dedicas a asesorar, que es lo único que el cliente percibe como valor.

Los riesgos legales reales de seguir con WhatsApp y un Excel compartido

¿Es ilegal usar WhatsApp con los clientes de una gestoría? No por sí mismo. Lo que sí incumple el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es tratar sus datos fiscales sin base jurídica documentada ni medidas de seguridad adecuadas, y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ya lo ha sancionado en una asesoría.

Riesgo 1: datos de clientes en un móvil personal (art. 32 RGPD)

En el procedimiento sancionador PS/00505/2023, la AEPD impuso a una asesoría dos multas de 2.500 € —una por el artículo 6.1 y otra por el artículo 32 del RGPD— por enviar documentos con datos personales de sus clientes al WhatsApp personal de una persona trabajadora, que además había pedido por escrito que no se usara ese canal. Es exactamente el escenario del gestor que manda el NIF de un cliente, un borrador de nómina o las casillas de un modelo desde su móvil particular.

El artículo 32.1 del Reglamento (UE) 2016/679 establece que «el responsable y el encargado del tratamiento aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo». Un teléfono personal sin control sobre el cifrado, las copias de seguridad o quién accede a él difícilmente cumple ese estándar cuando lo que circula son datos fiscales de terceros.

Riesgo 2: contratar un software en la nube sin contrato de encargado del tratamiento

Cuando contratas un software en la nube para trabajar con los datos de tus clientes, el proveedor pasa a ser encargado del tratamiento, y la ley exige un contrato específico para esa relación. El artículo 28.3 del RGPD dispone que «el tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico con arreglo al Derecho de la Unión o de los Estados miembros, que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable». La ficha de la AEPD sobre responsable y encargado del tratamiento lo desarrolla con más detalle.

Un grupo de WhatsApp o una hoja de Excel enviada por correo no llevan detrás ningún contrato de encargo. Por eso, al elegir software, pedir ese contrato firmado —a veces llamado DPA, Data Processing Agreement— es un criterio de compra, no un detalle de letra pequeña. Si un proveedor no sabe decirte dónde están alojados los datos ni te entrega ese contrato, esa respuesta ya es información para la decisión.

Riesgo 3: sin trazabilidad no hay forma de demostrar qué se hizo y cuándo

Si la Agencia Tributaria o un cliente preguntan cuándo se recibió un documento o cuándo se aprobó un modelo, un hilo de WhatsApp es una prueba frágil: se puede borrar, depende de que conserves el teléfono y no distingue qué versión de un documento era la buena. Un sistema con registro de actividad deja constancia de quién hizo qué y cuándo, y eso cambia la posición del gestor en una discrepancia con un cliente o en un requerimiento.

Qué mirar de verdad al elegir software siendo un solo socio

Con presupuesto ajustado y sin equipo, los criterios de decisión no son los de un despacho de 15 empleados. Estos son los que pesan de verdad en la compra.

Precio por usuario frente a precio plano

Algunos programas cobran por usuario, un modelo razonable cuando sois varios pero poco eficiente si trabajas solo y no prevés contratar a corto plazo. Otros cobran un precio plano por despacho, con un límite de clientes o de documentos. Para un solo socio, un precio plano con un límite de clientes holgado suele salir más barato que un precio por usuario pensado para equipos. La pregunta útil no es «cuánto cuesta» sino «cuánto costará cuando tenga el doble de clientes».

Qué no necesitas todavía con 3-10 clientes

Muchas comparativas de software de gestoría están escritas para despachos con plantilla: varios usuarios con roles, remesas bancarias masivas, módulos de recursos humanos completos. Con 3 a 10 clientes, probablemente no necesitas ninguna de esas piezas desde el primer día. Pagarlas por adelantado es sobrecoste, no inversión; lo razonable es que el programa permita añadirlas cuando crezcas sin cambiar de proveedor.

Migración del histórico

Si ya llevas un Excel con años de historial, el software que elijas debería permitir importar la lista de clientes o, al menos, partir de una fecha de corte clara, sin teclear a mano cada cliente. Pregunta también por la salida: si mañana cambias de programa, ¿podrás exportar tus datos en un formato estándar?

Portal para el cliente

Que el cliente suba sus facturas a un portal con su propio acceso, en lugar de enviarlas por WhatsApp o por correo, es la diferencia entre tener un programa y seguir trabajando igual que antes con una aplicación añadida. Nuestra guía del portal del cliente digital para gestorías desarrolla qué debe ofrecer.

Compatibilidad con tu programa contable

Muchos despachos pequeños llevan la contabilidad de sus clientes en un programa de escritorio (ContaSol, a3, Sage) y no quieren abandonarlo. En ese caso, la pieza nueva no tiene que sustituirlo: tiene que alimentarlo. Comprueba si el software exporta los asientos en el formato que importa tu programa contable, o acabarás tecleando dos veces lo mismo.

Soporte cuando lo necesitas

Un despacho de una persona no puede esperar días a que alguien conteste una consulta en plena campaña trimestral. Antes de contratar, pregunta por el canal y el tiempo medio de respuesta del soporte, y contrástalo con opiniones de otros usuarios, no solo con lo que diga la web del proveedor.

Tabla comparativa 2026: precios publicados y verificados

Estos son los precios publicados por cada fabricante, su distribuidor o su ficha pública, comprobados el 26 de septiembre de 2026. Cuando el precio no es una tarifa pública del propio fabricante, se indica expresamente.

Nota sobre las exclusiones: Quipu no publica un plan específico para asesorías con precio propio y remite a una propuesta personalizada, así que queda fuera de la tabla por falta de precio comparable. Holded tampoco se incluye como comparable directo: es un software de facturación y contabilidad para una sola empresa, que permite dar acceso a su asesoría, no un programa pensado para que un gestor lleve varios clientes desde una sola cuenta.

Cómo leer la tabla

Las opciones no son equivalentes y no conviene elegir solo por la columna del precio. Gestoria Lite, AccioGest y SuDespacho son programas de gestión del despacho (clientes, expedientes, tareas, portal). ContaSol es un programa contable. Sage Despachos y a3innuva son suites completas con módulos contables, fiscales y laborales. CopilotGestoria se sitúa en otro punto: lee las facturas, calcula los modelos y exporta los asientos al programa contable que ya uses, en lugar de sustituirlo. Para un solo socio, la combinación habitual es un programa contable que ya conoce más una pieza que elimine la entrada manual de datos y ordene la relación con el cliente.

Cómo migrar tu Excel de vencimientos sin perder el histórico

El temor más habitual al dejar el Excel no es el coste del software: es perder años de historial de qué se presentó y cuándo. La migración puede hacerse en cuatro pasos que no exigen conocimientos técnicos.

Paso 1: da de alta a tus clientes con su actividad económica

Antes de subir ninguna factura, crea la ficha de cada cliente con su NIF, su epígrafe del IAE y su régimen fiscal. Es la base sobre la que el sistema calculará después cada modelo, y el momento de corregir datos que en el Excel llevaban años sin revisarse.

Paso 2: sube el histórico reciente, no todo el pasado

No hace falta reconstruir cinco años de facturas para arrancar: con el trimestre en curso y el anterior suele bastar para que los modelos trimestrales y el resumen anual cuadren desde el principio. El resto se conserva como archivo de consulta en el Excel de siempre, sin borrarlo.

Paso 3: deja que el sistema lea las facturas

Un programa con reconocimiento de documentos extrae el NIF, la base imponible, el IVA y las retenciones de cada factura en segundos, en lugar de teclearlos uno a uno. Tu trabajo pasa de introducir datos a revisar los que el sistema marca como dudosos.

Paso 4: fija el día en que se deja de usar el Excel

Elige una fecha concreta (por ejemplo, el primer día del trimestre) a partir de la cual todo documento nuevo entra por el programa y no por WhatsApp ni por el Excel, y comunícasela a los clientes con antelación. Mantener los dos sistemas en paralelo sin fecha de cierre es lo que hace fracasar la mayoría de migraciones.

VeriFactu 2027: por qué no es la urgencia de hoy, pero conviene tenerlo en cuenta

¿Hay que cambiar de software ya por VeriFactu? No con prisa. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE núm. 290, de 3 de diciembre de 2025) modificó el Reglamento de sistemas informáticos de facturación y amplió el plazo de adaptación. La nota informativa de la Agencia Tributaria lo resume así: «las entidades que presenten el Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus SIF antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados tributarios, antes del 1 de julio de 2027».

Para un despacho de un solo socio, eso significa dos cosas. La primera: la razón para dejar el Excel y el WhatsApp hoy no es VeriFactu, sino la productividad y el cumplimiento del RGPD que se han visto antes. La segunda: tus clientes que facturan con un Excel o una plantilla de Word tendrán que adaptarse en 2027, y te lo van a preguntar a ti. Conviene elegir ahora un software que ya contemple la emisión de facturas con los requisitos del reglamento, para no tener que migrar otra vez dentro de un año.

Qué preguntar al proveedor sobre VeriFactu

• Si el programa emite facturas, ¿genera la huella y el código QR que exige el reglamento?
• ¿Puede remitir los registros a la Agencia Tributaria o solo los conserva?
• ¿Ha presentado el fabricante la declaración responsable del sistema informático de facturación?
• Si el programa solo lee facturas recibidas de terceros, entiende que eso no es un sistema de facturación: la obligación recae en quien emite.

Un punto de entrada: empezar con 5 clientes sin coste

Si tienes entre 1 y 5 clientes y quieres probar sin comprometer presupuesto, el plan Gratuito de CopilotGestoria permite procesar hasta 60 facturas por trimestre y generar los modelos 303 y 111 sin coste y sin tarjeta. Cuando la cartera pasa de 5 clientes o de ese volumen de facturas, el plan Starter (15 €/mes, o 12,50 €/mes en la modalidad anual) sube a 50 clientes y 14 modelos fiscales (100, 111, 115, 123, 130, 180, 190, 193, 200, 202, 303, 347, 349 y 390), con 30 días de prueba en la modalidad mensual.

Lo que no hace, para que la comparación sea honesta: no se conecta directamente al banco (la conciliación se hace importando el extracto en Norma 43, CSV u OFX), no se integra con WhatsApp y no sustituye a tu programa contable, sino que le exporta los asientos en los formatos de a3, Sage Despachos, ContaSol, ContaPlus (XDIARIO) o Conta3. La aplicación móvil para el cliente está disponible en Android.

Lista de comprobación: 8 preguntas antes de contratar

1. ¿El plan cobra por usuario o un precio plano por despacho?
2. ¿Cuántos clientes y cuántas facturas incluye antes de tener que subir de plan?
3. ¿El proveedor firma un contrato de encargado del tratamiento (art. 28.3 RGPD)?
4. ¿Hay permanencia mínima o se puede cancelar cualquier mes?
5. ¿Puedo importar mis clientes desde el Excel sin teclearlos uno a uno?
6. ¿Tiene portal para que el cliente suba sus propias facturas?
7. ¿Qué modelos fiscales calcula realmente y cuáles quedan fuera de mi plan?
8. ¿Exporta a mi programa contable y qué canal de soporte tengo en plena campaña trimestral?

Preguntas frecuentes

Conclusión

Si eres un despacho de un solo socio con 3 a 10 clientes, la decisión de software no debería copiar la de un despacho con plantilla. Lo que necesitas es un plan barato o gratuito, sin permanencia, con un portal para que el cliente deje de mandarte facturas por WhatsApp, compatible con el programa contable que ya usas y con el contrato de encargado del tratamiento que exige el artículo 28.3 del RGPD. En septiembre de 2026, las opciones con precio publicado para ese perfil van desde el plan Gratuito de CopilotGestoria (0 €, 5 clientes) hasta Gestoria Lite (12 €/mes), AccioGest (29 €/mes + IVA) o SuDespacho (desde 35,95 €/mes), cada una con un reparto distinto de funciones y límites que conviene contrastar con la tabla antes de contratar.

La urgencia real no es VeriFactu, que no obliga hasta 2027, sino dejar de depender de un único punto de fallo —tu memoria— y de un canal, el WhatsApp personal, por el que la AEPD ya ha multado a una asesoría. Los datos de Cegid apuntan en la misma dirección: el 70 % de las asesorías sigue trabajando con hojas de cálculo y el 71 % se declara saturado por la carga normativa. Salir de ese grupo no exige un proyecto de meses.

Migrar un Excel de vencimientos tampoco obliga a perder nada: con el trimestre en curso, el anterior y una fecha de corte clara, el cambio se hace en días. El orden recomendable es sencillo: primero resolver el canal con el cliente (portal en lugar de WhatsApp), después eliminar la entrada manual de facturas y, por último, decidir si el programa contable de siempre sigue siendo el adecuado o si ha llegado el momento de cambiarlo.