¿Qué app móvil doy a mis clientes para que manden las facturas a la gestoría? Qué debe tener, qué opciones hay y qué exigir (2026)

Actualizado: 6 de octubre de 2026.

Da a tus clientes una app que no te obligue a perseguirlos después: que acepte PDF y fotos, que suba varias facturas de una vez, que confirme que cada envío ha llegado, que detecte los duplicados y que se abra con huella o reconocimiento facial. Compárala con tres tipos de solución (la app de un programa de facturación, la app-cliente de la suite de tu despacho o la app única de un proveedor) y exige por escrito un contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD. Si quieres la app con tu nombre en las tiendas, necesitarás una cuenta de desarrollador propia y responderás tú de la ficha; la alternativa es una app única en la que el cliente vea dentro el nombre de tu gestoría. Y no prometas a ningún cliente que puede tirar el papel por haber hecho una foto: eso solo lo permite el software de digitalización homologado por la AEAT.

Esa es la respuesta corta. El resto del artículo la desarrolla como una guía de compra para el despacho, no para el autónomo que sube la factura. El punto de vista es el de quien tiene que recibir, revisar y contabilizar lo que mandan cincuenta o cien clientes.

Verás un mapa de ocho aplicaciones con los datos públicos de sus fichas de tienda del 6 de octubre de 2026; una lista de comprobación con once criterios sacados de reseñas de usuarios; el matiz sobre la foto del ticket ante Hacienda; y lo que cuesta publicar una app con tu marca. No damos precios de ningún proveedor, porque no los hemos cotejado hoy: pregúntalos por escrito.

Una nota con 3 u 11 valoraciones no es representativa, y lo señalamos cuando aparece. Las reseñas que citamos sirven para ver qué falla en la práctica, y casi todas pueden afectar a cualquier aplicación de este mercado.

Por qué el correo y el WhatsApp ya no sirven para recibir facturas

El correo y el WhatsApp siguen siendo los canales por defecto porque el cliente ya los tiene, pero convierten la recepción de facturas en un trabajo manual de clasificar, reclamar y comprobar. No es un problema de actitud del cliente: es un problema del canal, que no confirma, no ordena y no avisa de lo que falta.

Lo que ocurre hoy en la pequeña asesoría

Según la «Fotografía de la Pequeña Asesoría» de Cegid, edición de 2023, más del 75 % de los encuestados del segmento de la pequeña asesoría continúa utilizando el correo electrónico y el papel para intercambiar documentación con sus clientes. La misma publicación recoge que el software colaborativo llega hasta el 67 % en asesorías de más de 16 empleados, frente al 10 % en la pequeña asesoría, y que el 78 % de los encuestados tenía tres empleados o menos. Es una edición de 2023: la proporción actual puede ser distinta, pero describe bien el punto de partida de un despacho pequeño.

Lo que el cliente ya lleva en el bolsillo

El cliente no necesita que le enseñes a usar el móvil. Según la encuesta sobre equipamiento y uso de TIC en los hogares del INE (nota de noviembre de 2025), el 96,3 % de la población de 16 a 74 años utilizó Internet en los tres meses anteriores, y el 50,3 % de los hogares dispone exclusivamente de teléfono móvil, sin línea fija. En las empresas pequeñas el panorama es parecido: según la encuesta TIC en empresas del INE (año 2024 y primer trimestre de 2025), el 79,9 % de las empresas de menos de 10 empleados dispone de conexión a Internet y, de ellas, el 79,0 % utiliza banda ancha móvil.

Lo que el correo y el WhatsApp no te dan

• Confirmación de recepción. El cliente cree que ha enviado la factura y tú crees que no la has recibido; ninguno de los dos tiene un registro fiable.
• Un formato común. Llegan fotos torcidas, capturas de pantalla, PDF de varias páginas y mensajes de voz que dicen «te mando lo de marzo».
• Control de duplicados. La misma factura puede llegar por correo, por WhatsApp y de nuevo en la carpeta del trimestre.
• Separación de lo personal y lo profesional. Un grupo de WhatsApp mezcla datos de clientes con el resto de tu actividad; el artículo sobre WhatsApp Business en gestorías y RGPD explica los riesgos que eso tiene.
• Trazabilidad. No sabes quién subió qué ni cuándo, ni qué has reclamado ya.

Si el problema que más te ocupa es que los clientes llegan tarde con la documentación, lee antes el protocolo para clientes que no envían las facturas a tiempo: una app resuelve el canal, pero no sustituye una norma de funcionamiento del despacho. Y si te planteas un portal completo y no solo una app, tienes el planteamiento general en el artículo sobre el portal del cliente digital para gestorías.

Los tres tipos de solución y en qué se diferencian

Antes de mirar aplicaciones concretas conviene distinguir de qué tipo de producto se trata, porque cada tipo responde a una pregunta distinta: quién es el usuario principal, quién paga y quién controla lo que el cliente ve. La mayor parte de los errores de compra nacen de comparar una app de facturación con una app de intercambio de documentos como si fueran lo mismo.

App de un programa de facturación o de captura de gastos

Está pensada para la empresa: emitir facturas, escanear gastos, conectar bancos. La conexión con el despacho es una función más, no la razón de ser del producto. Funciona bien cuando el cliente ya usa ese programa por su cuenta; funciona peor si se lo impones a un cliente que solo quiere mandarte tickets, porque le pides que aprenda un programa entero. Holded, Quipu, Anfix y Dext, que verás en el mapa, pertenecen a este grupo: el usuario principal es la empresa y el despacho se conecta a ella.

App-cliente de la suite del despacho

Es la pieza «cliente» de un programa que el despacho ya usa: la de Wolters Kluwer con a3doc cloud o la de Cegid con Diez Asesor, por ejemplo. Su ventaja es que lo que sube el cliente cae directamente en el sistema del despacho. Su límite es que está atada a esa suite: si cambias de programa, cambias de app, y tus clientes la vuelven a instalar. Varias suites del mercado ofrecen portal web pero no app nativa, algo que conviene preguntar antes de dar por hecho que existe.

App única del proveedor o app de marca blanca

Con una app única, todos los despachos y todos sus clientes usan el mismo binario, con el nombre del proveedor en la tienda; dentro, cada cliente ve el nombre de su gestoría. Con marca blanca, el despacho publica la app con su nombre y su logo. La primera es más barata y más rápida; la segunda da más imagen, pero traslada al despacho obligaciones que casi nadie advierte: lo vemos en el apartado sobre RGPD y marca blanca.

Mapa de opciones: qué hay en las tiendas

La tabla recoge ocho aplicaciones con los datos públicos de sus fichas en App Store España y Google Play, consultados el 6 de octubre de 2026. La nota de App Store es la media con su número de valoraciones; la de Google Play es la que aparece en la cabecera de la ficha, sin número de reseñas porque no se pudo leer de forma fiable. Los precios no se incluyen: pídelos al proveedor.

Cómo leer la tabla

• Las notas con pocas valoraciones no cuentan. El 5,0 de Cegid Diez Asesor en App Store sale de 3 valoraciones y el 1,8 de a3factura de 11: ninguna de las dos es representativa. En Google Play, Diez Asesor tiene un 4,7, que es un dato más, pero tampoco conocemos su número de reseñas.
• No todas son del mismo tipo. Holded, Quipu, Anfix y Dext son programas de facturación o de captura de gastos pensados para la empresa; a3doc cloud y Cegid Diez Asesor son la pieza «cliente» de la suite del despacho.
• Mira la fecha de la última versión. a3doc cloud no se actualiza en iOS desde el 20 de febrero de 2024; Wolters Kluwer publicó además en 2025 «a3innuva Doc», que todavía no tiene valoraciones. Una app sin actualizar durante dos años no es necesariamente mala, pero obliga a preguntar por su mantenimiento.
• CopilotGestoria solo tiene versión Android. No está en App Store; el cliente con iPhone entra por el portal web desde el navegador.

Qué debe tener: once criterios para elegir con las reseñas en la mano

Los criterios que siguen salen de lo que los usuarios cuentan en las reseñas públicas de las tiendas. Los patrones se repiten: subidas que fallan sin avisar, solo imágenes y no PDF, un máximo de archivos por envío, una cámara que no abre y una sesión que caduca. Cada criterio es una pregunta que puedes hacer al proveedor y comprobar en una prueba.

Lo que cuentan los usuarios en las tiendas

Son reseñas de usuarios de esas apps, no de gestores, y las reproducimos tal cual, con la tienda y la fecha:

• a3doc cloud, reseña pública en Google Play, 4 de mayo de 2020: «debería permitir subir carpetas completas con documentos; o bien una selección múltiple, que permita más de 5 archivos a la vez. Piensen que hay clientes que necesitan subir cientos de facturas a su asesor». Es una reseña antigua; la incluimos porque describe una limitación que conviene preguntar en cualquier app.
• Quipu, reseña pública en App Store, 18 de mayo de 2026: «No entiendo como en pleno 2026 existe una app que no permita subir pdf y archivos, solo imagenes.»
• Holded, reseña pública en App Store, abril de 2026: «La cámara no abre para escanear».
• a3factura · a3innuva Facturación, reseña pública en App Store, 5 de junio de 2026: «Para acceder hay que siempre estar indicando usuario y contraseña, no se puede acceder con Face ID».

La lista de comprobación

1. Acepta PDF, además de fotos. Muchas facturas recibidas ya son PDF; una app que solo admite imágenes obliga al cliente a hacer una captura de pantalla de un documento que ya tenía bien.
2. Admite varios archivos a la vez y sin un tope bajo, porque el cliente que llega a fin de trimestre con cien facturas no va a subirlas de cinco en cinco.
3. Confirma cada envío. Que el cliente vea que la factura ha llegado, y que la app avise si no ha llegado, evita las subidas que «a veces sí y a veces no».
4. Cámara fiable, con recorte de la imagen antes de enviar, y alternativa de galería o archivo si la cámara falla.
5. Detecta los duplicados y se lo indica al cliente en lugar de crear una segunda copia.
6. Lee los datos de la factura (emisor, NIF, bases, cuotas, total) y los deja en tu panel, no solo la imagen.
7. Acceso con huella o reconocimiento facial y sesión que no obligue a teclear la contraseña cada vez.
8. Alta controlada por el despacho. Que el cliente no se registre por su cuenta, para que cada usuario esté asociado al cliente correcto.
9. Permisos por sección. Que decidas tú qué ve cada cliente y que lo que ocultas quede denegado también en el servidor, no solo escondido en la pantalla.
10. Más de una persona con acceso por cliente, porque muchas pymes tienen quien emite y quien archiva.
11. Mantenimiento visible. Fecha de la última versión reciente en las dos tiendas, o una alternativa web clara para el sistema operativo que no tenga app.

Añade un criterio económico: pregunta si lo que suben tus clientes cuenta dentro de algún límite de facturas de tu plan y si el precio es por despacho, por cliente o por usuario.

La foto del ticket ante Hacienda: digitalización certificada o simple foto

Una foto hecha con una app no es digitalización certificada, salvo que el software utilizado esté homologado por la AEAT; conservar la imagen por otros medios no está prohibido, pero entonces el contribuyente es quien debe poder probar la autenticidad, la integridad y la legibilidad del documento. Esa es la frase que debes tener presente antes de decirle a un cliente que puede tirar el papel.

Qué exige la digitalización certificada

El artículo 7.1 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, dice: «Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.» Y añade: «Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.»

El apartado 2 la define como un proceso tecnológico que permite convertir la imagen de un documento en papel en una imagen digital «con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria», y exige que se realice «utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado en los términos del apartado 3 de este mismo artículo». El apartado 3.e) precisa que el software homologado se incluye «en una lista que se hará pública en la página web de la Agencia Estatal de Administración Tributaria». La Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT (BOE-A-2007-18911) añade que la imagen debe obtenerse en un proceso automático «sin interrupción del mismo y sin intervención en momento alguno de operador», con una resolución «como mínimo de 200 ppp».

Lo que dice la Dirección General de Tributos

La consulta vinculante V2728-19, de 7 de octubre de 2019, trata el caso de una empresa que pide a sus empleados una fotografía del justificante. La DGT recuerda que la Orden EHA/962/2007 «únicamente se encuentra en vigor en todo lo que no contradiga al nuevo Reglamento» y añade que «nada impide que la digitalización se efectúe a través de otros medios siempre y cuando se sigan reuniendo los requisitos de garantía señalados». Sobre la prueba, afirma que «rige el principio general de valoración libre y conjunta de todas las pruebas aportadas, quedando descartado como principio general el sistema de prueba legal o tasada».

El Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, fija en su artículo 20.1 que los documentos «se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad». De ahí la distinción práctica que recoge la tabla.

Qué recomendar al cliente y qué preguntar al proveedor

La recomendación prudente es que el cliente conserve el papel durante el plazo de conservación, salvo que la app que use sea software homologado. Ese plazo se remite a la Ley 58/2003 General Tributaria, y el Código de Comercio (art. 30.1) fija seis años para libros y justificantes. La pregunta de compra es muy sencilla: «¿su app figura en la lista de software de digitalización homologado de la AEAT? Enséñame la referencia de homologación». Si no la hay, no es un defecto de la app: es un uso distinto. La foto sirve para que el despacho contabilice rápido, y el papel sigue siendo el original. Por esa razón la app de CopilotGestoria, que no es software homologado por la AEAT, no debe presentarse a los clientes como si lo fuera.

RGPD y marca blanca: contrato de encargado, etiquetas de privacidad y coste de publicar con tu marca

Lo que sube un cliente a la app son datos personales: nombres, NIF, direcciones, importes, a veces nóminas. Cuando eliges una app, eliges un proveedor que va a tratar esos datos por cuenta de tu despacho, y el RGPD te obliga a hacerlo con garantías. En este apartado va solo lo imprescindible para elegir; el detalle está en el artículo sobre WhatsApp Business y RGPD.

Contrato de encargado: la garantía real

El artículo 28.1 del Reglamento (UE) 2016/679 dice: «Cuando se vaya a realizar un tratamiento por cuenta de un responsable del tratamiento, este elegirá únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes». Y entre las medidas de seguridad del artículo 32.1.c) figura «la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico». En la práctica, pide al proveedor el contrato de encargado, la descripción de las medidas de seguridad, dónde se alojan los datos y qué pasa con ellos si terminas la relación.

Las etiquetas de privacidad no son una auditoría

La sección «Seguridad de los datos» de Google Play y las etiquetas de privacidad de Apple las rellena el propio desarrollador; no las verifica un tercero. Hay aplicaciones que manejan facturas y declaran en esas fichas que no recogen datos. Por eso la etiqueta es una pista, nunca una prueba: la garantía es el contrato de encargado del artículo 28 del RGPD.

Marca blanca: lo que dicen las tiendas y lo que cuesta

Las normas de revisión de Apple, en su punto 4.2.6, establecen (el original está en inglés): «Apps created from a commercialized template or app generation service will be rejected unless they are submitted directly by the provider of the app’s content.» Dicho de otro modo, una app generada a partir de una plantilla comercial se rechaza salvo que la envíe directamente quien aporta el contenido. La alternativa que Apple acepta es un único binario con un modelo de selección que aloja el contenido de todos los clientes, que es justamente la app única.

La consecuencia es que una app con el nombre y el logo del despacho normalmente exige una cuenta de desarrollador del propio despacho: 99 dólares al año de membresía en el Apple Developer Program y una cuota única de registro de 25 dólares en Google Play, según las páginas de ambas compañías. Y supone que el despacho responde de la ficha, de las etiquetas de privacidad y de las actualizaciones. Con la app única, esa carga la asume el proveedor y el cliente ve dentro el nombre de su gestoría.

Cómo implantarla: prueba con cinco clientes y plan de adopción

Antes de contratar a nadie para toda la cartera, prueba la app con cinco clientes durante unas semanas. La prueba cuesta poco y te dice lo que ninguna ficha de tienda te dirá: si tus clientes, con sus móviles y sus costumbres, la usan sin que tengas que explicarla dos veces.

La prueba con cinco clientes

Elige cinco perfiles distintos, no los cinco más cómodos:

• Un cliente con iPhone y otro con Android, para comprobar qué ocurre en cada sistema.
• Uno que ya te manda todo por WhatsApp, que es el que más se resiste.
• Uno con muchas facturas al mes, para probar el envío por lotes.
• Uno de más edad o poco hábil con el móvil, que revelará los fallos de uso.

Mide cuatro cosas: cuántas subidas se completan sin ayuda, cuántas facturas llegan ilegibles, cuántos duplicados aparecen y cuántas llamadas o mensajes sobre la app recibes. No hay una cifra de referencia universal; lo que cuenta es compararlo con cómo recibías esa documentación antes. Si una app obliga a que el cliente te llame para decirte que ha subido algo, no ha resuelto el problema.

El plan de adopción

1. Da de alta tú a los clientes. Cuanto menos tenga que decidir el cliente, más probable es que la use.
2. Entrega una hoja de una página con tres pasos y capturas: instalar o abrir el portal, entrar, subir.
3. Fija una fecha de corte a partir de la cual las facturas se reciben por ese canal, y comunícala con antelación.
4. Mantén una vía alternativa para quien no pueda: un portal web desde el ordenador, una carpeta sincronizada o un buzón de correo dedicado. Una app no tiene que ser la única vía de entrada.
5. Revisa a las pocas semanas quiénes la usan y quiénes no, y habla con estos últimos uno a uno.

La app facilita el envío, pero no decide por ti qué haces con quien no manda nada: el protocolo de reclamación sigue haciendo falta, y está detallado en el artículo sobre clientes que no envían las facturas a tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Qué app doy a mis clientes para que envíen las facturas?

La que cumpla los criterios de la lista de comprobación y supere una prueba con cinco clientes reales. Si tu suite tiene app-cliente, es el primer candidato; si no, valora una app única de proveedor. Evita imponer a tus clientes un programa de facturación completo solo para que te manden tickets.

¿Puedo tener una app con el nombre y el logo de mi gestoría?

Sí, pero normalmente exige cuenta de desarrollador propia, ficha y etiquetas de privacidad a tu cargo, y Apple rechaza las apps creadas a partir de una plantilla comercial salvo que las envíe directamente quien aporta el contenido. Una alternativa es la app única del proveedor, en la que el cliente ve dentro el nombre de tu gestoría.

¿Qué pasa con los clientes que tienen iPhone?

Depende de la app: comprueba que haya versión para los dos sistemas o, si no, un portal web que funcione bien en el navegador del móvil. En el mapa de este artículo, CopilotGestoria solo tiene versión Android y el cliente con iPhone usa el portal web.

¿Puede mi cliente tirar el papel si sube la foto con la app?

Solo si la app es software de digitalización homologado por la AEAT, que firma electrónicamente la imagen y cumple los requisitos de la Orden EHA/962/2007. En otro caso, la foto es una copia de trabajo y la recomendación prudente es que conserve el papel durante el plazo de conservación; no está prohibido conservar por otros medios, pero la prueba de autenticidad, integridad y legibilidad corre de su cuenta.

¿Cuánto cuesta una app para clientes de gestoría?

Varía según el proveedor y no publicamos precios de terceros porque no los hemos cotejado hoy: consúltalos con cada uno, por escrito. Pregunta si el precio es por despacho, por cliente o por usuario, si la app está incluida y si las facturas que suben tus clientes cuentan contra algún límite de tu plan.

¿Basta con que la ficha de la tienda diga que no recoge datos?

No. Las etiquetas de privacidad de Apple y Google las rellena el propio desarrollador y no son una auditoría. La garantía es el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD, junto con la descripción de las medidas de seguridad.

Conclusión: elige la app por lo que te ahorra a ti, no por la nota de la tienda

Una app para clientes no es un detalle de imagen: es el punto por el que entra la materia prima de tu trabajo. Si falla, el coste lo pagas tú en reclamaciones, en facturas que no se leen, en duplicados y en llamadas.

Para decidir, resume el proceso en cinco pasos. Primero, define qué tipo de solución necesitas: app de programa de facturación, app-cliente de tu suite o app única del proveedor. Segundo, exige los criterios de la lista de comprobación: PDF y fotos, envío múltiple, confirmación de cada envío, duplicados, lectura de datos, huella o reconocimiento facial, alta controlada y permisos por sección. Tercero, no prometas la destrucción del papel salvo que el software esté homologado por la AEAT y puedas mostrar su referencia. Cuarto, firma el contrato de encargado y no te fíes de la etiqueta de privacidad. Quinto, prueba con cinco clientes antes de contratar para toda la cartera.

Esta guía tiene límites que conviene declarar: los datos de tienda son del 6 de octubre de 2026 y cambian cada semana; las notas con pocas valoraciones no son representativas; las reseñas son de usuarios de las aplicaciones y no de gestores; y no hemos comparado precios ni afirmado que ninguna app concreta esté o no homologada.

Sobre CopilotGestoria, dicho con sus límites: la app es para Android, no hay versión para iPhone todavía (se usa el portal web), no es de marca blanca y no es software homologado para digitalización certificada. A cambio, el gestor da de alta al cliente, decide qué ve, y las facturas que sube llegan leídas a su panel.

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento jurídico. Texto de la Orden EHA/962/2007 en el BOE. Datos de tienda: App Store España y Google Play, 6-10-2026.