Conta3 (Cegid): cómo exportar los asientos de facturas leídas con IA sin teclear ni una línea

Actualizado: 21 de septiembre de 2026 · Redactado por el equipo de CopilotGestoria

Conta3, el programa de contabilidad de Cegid (antes Info3), no incorpora lectura automática de facturas: el asiento hay que teclearlo o importarlo desde un fichero de texto que el propio gestor prepara. CopilotGestoria lee la factura con inteligencia artificial, genera el apunte contable y lo entrega ya en formato DBF o TXT (codificado en Windows-1252) listo para que Conta3 lo importe desde su carpeta de datos, sin volver a escribir un solo número.

Si llevas años trabajando con Conta3 no necesitas que nadie te convenza de que funciona: es sólido, conocido y probablemente lo maneja parte de tu equipo con los ojos cerrados. Lo que no hace, porque no fue diseñado para eso, es leer una factura en PDF y decidir sola qué cuenta va al debe y cuál al haber. Ese paso —el que va de la bandeja de entrada al asiento— sigue siendo manual en la mayoría de despachos, y es exactamente el que CopilotGestoria automatiza antes de entregarte el fichero.

1. Conta3 sigue siendo el programa de cabecera de muchas gestorías, y eso no es un problema

Conta3 (marca Cegid, heredera de la antigua Info3) es uno de los programas de contabilidad de escritorio más extendidos entre gestorías administrativas y asesorías fiscales españolas de tamaño pequeño y mediano. Según el Barómetro de la Asesoría 2026 de Wolters Kluwer (5ª edición, publicado el 30 de junio de 2026 con encuesta a profesionales de toda España en marzo de ese mismo año), el 71% de los asesores españoles ya usa inteligencia artificial en su trabajo diario, un 66% más que el año anterior. El mismo informe recoge que el 84% reconoce que la tecnología permite automatizar tareas repetitivas y liberar tiempo para el trabajo que de verdad exige criterio profesional.

Esa combinación de datos deja una pregunta incómoda: si tantos despachos ya usan IA en algo de su día a día, ¿por qué el asiento sigue entrando a mano en Conta3? La respuesta corta es que la IA ha llegado primero a las tareas de redacción y consulta, y todavía no al punto exacto donde el dato de una factura se convierte en una línea de diario con su cuenta, su subcuenta y su importe cuadrado.

1.1 Por qué tantos despachos no lo cambian

Cambiar de programa contable no es solo una cuestión de gusto. Implica migrar el plan de cuentas, el histórico de ejercicios cerrados, las plantillas de asientos periódicos y, sobre todo, reentrenar a un equipo que lleva años trabajando de una forma concreta. Según más de 60.000 asesorías dan servicio a empresas y autónomos en España (Channel Partner, 4 de septiembre de 2026, basado en el Barómetro de la Asesoría de Wolters Kluwer), y una parte significativa de ese tejido sigue apoyada en programas de escritorio clásicos como Conta3, ContaPlus, A3 o Sage 50.

CopilotGestoria no pide que cambies de programa. Se integra con el que ya usas: lee la factura, genera el asiento y te entrega el fichero en el formato que tu Conta3 sabe importar. El programa contable sigue siendo el que decide, el que cuadra el balance, el que genera tus libros oficiales. Lo único que cambia es que ya no hace falta teclear la línea de entrada.

2. El cuello de botella real: la IA lee la factura, pero el asiento sigue entrando a mano

Varios proveedores de software de gestión llevan tiempo señalando el mismo punto de fricción. Según estimaciones publicadas por blogs del sector como Vertebra Gestión —cifras de proveedor, no de un organismo oficial, así que conviene tomarlas como orden de magnitud y no como estadística cerrada— una gestoría media que procesa alrededor de 520 facturas al mes puede dedicar entre 15 y 20 horas mensuales solo a introducir esos datos en el programa contable, a razón de 4-5 minutos por factura.

Esa cifra no sorprende a quien ha hecho ese trabajo alguna vez: abrir el PDF, localizar el NIF del proveedor, comprobar la base imponible, el tipo de IVA, la retención si la hay, decidir la cuenta de gasto correcta y teclear la línea en el diario. Multiplicado por cientos de facturas al trimestre, ese tiempo es el que se le resta a la revisión fiscal, a la atención al cliente o, simplemente, a cerrar antes.

2.1 Dónde se rompe el flujo hoy

El problema no es que el gestor no tenga herramientas de IA a mano. El problema es que esas herramientas suelen quedarse en un punto intermedio: leen la factura y extraen el NIF, la base y la cuota, pero después alguien tiene que traducir eso a una línea de asiento con cuenta contable, subcuenta y contrapartida correctas, y luego tiene que introducir esa línea —o ese fichero— en Conta3 sin errores de formato.

Ese último tramo es precisamente donde muchos despachos vuelven a caer en el teclado, porque el programa de OCR que usan no conoce el plan de cuentas del cliente, no sabe si esa factura es deducible al completo o solo en parte, y desde luego no sabe generar un fichero en el formato exacto que Conta3 necesita para no rechazarlo.

El siguiente bloque explica con detalle cómo importa Conta3 esos ficheros y por qué conviene tener clara la diferencia entre DBF y TXT antes de intentarlo.

3. Cómo importa Conta3 el diario: la confusión DBF vs TXT, aclarada

¿Conta3 importa asientos en formato DBF o en formato TXT? Conta3 importa el diario contable desde un fichero de texto plano (TXT) que se copia a la carpeta de datos del programa y se lanza desde el propio Conta3; el formato DBF (XBase) es el histórico de ContaPlus, no el que usa Conta3 para esta operación en concreto. Es un matiz que genera bastante confusión porque ambos programas comparten fabricante (Cegid, antes Info3) y buena parte de su terminología.

Esta confusión aparece de forma recurrente en foros técnicos como plangeneralcontable.com y en la documentación de soporte de import43.com: usuarios que preparan un fichero DBF pensando que es "lo que siempre se usa en estos programas" y descubren, tras varios intentos fallidos, que Conta3 espera un TXT.

3.1 Qué exige el fichero TXT de Conta3

Según la documentación técnica disponible sobre el proceso (foros de soporte y guías de primeros pasos del fabricante), el fichero de importación de Conta3 tiene tres condiciones que conviene tener siempre presentes:

• Una sola empresa por fichero. El diario de importación no puede mezclar asientos de dos clientes distintos: cada NIF va en su propio fichero.
• Extensión .TXT y ubicación en la carpeta de datos del programa, desde donde se lanza la importación manualmente.
• La subcuenta es el campo crítico. Si el fichero no lleva subcuenta, Conta3 usa la contrapartida por defecto configurada en la cuenta contable; el resto de campos admiten más margen, pero la subcuenta es la que decide si el asiento entra donde toca.

Por eso, cuando alguien pregunta si conviene generar el fichero en DBF o en TXT para importarlo en Conta3, la respuesta práctica es: empieza por el TXT. Es el formato de texto que la propia ficha de producto de Cegid describe como vía de intercambio del programa (listados exportables a TXT, Excel o PDF), y es el que menos fricción genera en el proceso de importación del diario. CopilotGestoria genera las dos variantes —DBF y TXT— precisamente para cubrir ambos escenarios, pero si es la primera vez que importas un fichero externo en tu Conta3, el TXT es el punto de partida más directo.

3.2 Por qué la carpeta de datos importa tanto como el formato

Más allá del formato del fichero, el punto en el que muchos usuarios se atascan es el de la ubicación: Conta3 no importa un fichero desde cualquier carpeta del ordenador, sino desde su propia carpeta de datos (DATOS), y la importación se lanza desde dentro del programa, no arrastrando el fichero a una ventana. Este paso lo controla el propio Conta3 y puede variar ligeramente según la versión instalada, así que ante la duda conviene seguir la guía de primeros pasos del fabricante o consultar con quien administra la instalación en el despacho.

4. Los tres errores más comunes al importar en Conta3 (y cómo evitarlos)

Antes de automatizar nada, vale la pena conocer los fallos que más se repiten cuando se trae un fichero de fuera hacia Conta3. Son los mismos tres, una y otra vez, en la documentación técnica y en los foros de soporte de esta familia de programas.

4.1 Subcuenta inexistente o longitud incorrecta

Es, con diferencia, el error técnico más citado en toda la documentación de importación de la familia ContaPlus/Conta3. Ocurre cuando el fichero referencia una subcuenta que no está dada de alta en el Plan de Cuentas del Conta3 de destino, o cuando el número de dígitos (7 u 8, según cómo esté configurada la empresa) no coincide con lo que espera el programa. El resultado es un asiento rechazado o, peor, un asiento que Conta3 acepta pero asigna a la contrapartida por defecto, descuadrando la contabilidad sin que salte ningún aviso evidente.

La forma de evitarlo, según esa misma documentación, es dar de alta la subcuenta antes de importar (Financiera > Plan > Subcuentas) y asegurarse de que el fichero respeta la longitud configurada en esa empresa concreta. Es un paso de comprobación que conviene hacer siempre que se prepara un fichero de importación, venga de donde venga.

4.2 Caracteres rotos por codificación

El segundo error, menos evidente porque no impide la importación pero sí ensucia los datos, es el de la codificación. Un fichero de texto generado en UTF-8 —el estándar en la mayoría de herramientas modernas— se importa en Conta3 con los caracteres especiales corrompidos, porque el programa espera Windows-1252. El efecto se nota sobre todo en nombres de proveedores y clientes con tildes o eñes, y suele pasar desapercibido hasta que alguien revisa el listado con calma.

4.3 Mezclar varias empresas en un solo fichero

El tercer fallo es sencillo de explicar pero fácil de cometer cuando se trabaja con lotes de facturas de varios clientes a la vez: Conta3 solo admite un fichero de importación por empresa. Si el fichero mezcla asientos de dos NIF distintos, la importación falla o, en el peor de los casos, mete asientos de un cliente en la contabilidad de otro. Conviene revisar siempre que el fichero que se va a importar corresponde a un único cliente antes de lanzar el proceso.

¿Quieres tener siempre a mano la lista completa de comprobaciones antes de presentar un modelo o cerrar un trimestre? Descarga la guía con los errores que más generan requerimientos de la AEAT.

5. Cómo CopilotGestoria lee la factura y genera el asiento listo para Conta3

¿Cómo pasa CopilotGestoria de una factura en PDF a un asiento en Conta3? El sistema procesa la factura, extrae NIF, base imponible, tipo de IVA y retenciones, genera el apunte contable con su cuenta y subcuenta según el plan de cuentas del cliente, y lo deja listo para exportar en el formato Conta3 que elijas —DBF o TXT— una vez que lo has revisado.

5.1 De la bandeja de entrada al asiento contable

El gestor sube la factura (o llega automáticamente desde una carpeta sincronizada) y el sistema extrae los datos fiscales: NIF del emisor, base imponible, cuota de IVA, tipo aplicado y retención IRPF si corresponde. Con esos datos, y con el plan de cuentas configurado para ese cliente, genera el asiento: la cuenta de gasto o ingreso que corresponde, la cuenta de IVA soportado o repercutido, la subcuenta del proveedor o cliente y, si aplica, la retención.

Ese asiento no se contabiliza en firme automáticamente. Queda a la vista del gestor, que puede revisarlo, corregir la cuenta si el criterio del despacho es distinto, cambiar la subcuenta o ajustar cualquier importe antes de darlo por bueno. Esa revisión previa es la misma flexibilidad que tienes hoy tecleando el asiento a mano: nada se presenta ni se exporta sin que tú lo apruebes.

5.2 La exportación a Conta3, paso a paso

Una vez validado el lote de facturas del periodo, el siguiente paso es exportarlo. En el panel de exportación se elige el formato de destino —en este caso, Conta3— y el sistema genera las dos variantes: el fichero DBF y el fichero TXT en Windows-1252. Desde ahí, el fichero se copia a la carpeta de datos de Conta3 y se importa desde el propio programa siguiendo su proceso habitual.

El resultado es el mismo asiento que habrías tecleado a mano, con la diferencia de que ha pasado por una revisión de formato pensada específicamente para las condiciones que exige Conta3: subcuenta con la longitud correcta, un fichero por cliente y codificación compatible.

5.3 Conta3 también en sentido inverso: importar diarios existentes

El camino no es de sentido único. CopilotGestoria también importa libros diarios ya generados en Conta3, tanto en DBF como en TXT, lo que resulta útil cuando se incorpora un cliente que viene de otra gestoría con su histórico contable en ese formato, o cuando conviene consolidar dentro de CopilotGestoria la información contable que ya existía en Conta3 antes de empezar a trabajar con facturas procesadas por IA.

6. El caso especial: Canarias, Ceuta, Melilla y Andorra

¿Por qué una factura de Canarias no va al fichero de Conta3? Porque Conta3, como buena parte de los programas contables de escritorio pensados para el régimen general, trabaja con tipos de IVA peninsular y no contempla de forma nativa el IGIC canario ni el IPSI de Ceuta y Melilla; intentar forzar esas facturas en un fichero pensado para IVA peninsular generaría un asiento con un tipo impositivo que Conta3 no reconoce.

6.1 Cómo lo gestiona CopilotGestoria

Cuando en el lote de facturas a exportar hay documentos de Canarias, Ceuta, Melilla o Andorra, CopilotGestoria los excluye automáticamente del fichero Conta3 y muestra un aviso explícito indicando qué facturas se han quedado fuera y por qué. El resto del lote —las facturas con IVA peninsular— se exporta con normalidad, sin que un puñado de facturas con régimen especial bloquee todo el proceso.

Esas facturas excluidas no se pierden: siguen disponibles para exportar en otros formatos que sí admiten ese tipo de operaciones, como CSV, Excel, A3 SUENLACE o Cegid Diez, según el programa con el que trabaje el gestor para esos clientes concretos. Es un comportamiento honesto: mejor avisar y ofrecer una alternativa que generar un fichero que Conta3 acabaría rechazando o, peor, aceptando con un tipo de IVA incorrecto.

7. Más allá de Conta3: exportar a otros programas contables desde el mismo lote

Muchas gestorías no trabajan con un único programa contable. Es habitual tener una parte de la cartera en Conta3, otra en Sage o ContaPlus, algún cliente en A3 o ContaSol, y quizá alguno más reciente ya migrado a la nube. CopilotGestoria procesa cada factura una sola vez y permite exportar ese mismo lote al formato que corresponda según el cliente, sin repetir el trabajo de lectura y clasificación.

7.1 Los once formatos disponibles

Además de Conta3 (DBF y TXT), CopilotGestoria exporta a xdiario de ContaPlus y Sage, CSV universal, Excel (XLSX), A3 SUENLACE, Cegid Diez (en ZIP), Glasof (en XLSX y en XDIARIO), ContaSol y Sage Despachos (en Excel y en CSV). Son once variantes de un mismo dato de origen: la factura procesada y el asiento generado por el sistema.

Si trabajas con varios de estos programas a la vez, puedes leer también nuestros artículos específicos sobre exportar a Sage Despachos, a a3ASESOR o a ContaSol, según el destino que uses para cada cliente.

7.2 Cuándo conviene cambiar de programa y cuándo no

Nada de esto sustituye a Conta3. Si el programa cumple, si el equipo lo conoce y si el histórico contable de tus clientes vive ahí, no hay ninguna razón técnica para migrar solo por poder automatizar la entrada de facturas. La decisión de cambiar de software contable es independiente de la de automatizar el proceso previo, y conviene no mezclarlas: CopilotGestoria resuelve la segunda sin obligarte a tomar la primera.

8. Paso a paso: de la factura en papel al asiento importado en Conta3

Para cerrar con un ejemplo concreto, así es el recorrido completo de una factura desde que llega al despacho hasta que aparece contabilizada en Conta3.

8.1 Recepción y lectura

La factura llega en PDF, por foto o desde una carpeta sincronizada. El sistema la lee y extrae NIF del emisor, fecha, base imponible, tipo de IVA, cuota y retención si la hay. En segundos, esos datos quedan disponibles para revisión.

8.2 Generación del asiento

Con esos datos y el plan de cuentas del cliente, se genera el asiento contable: cuenta de gasto o ingreso, cuenta de IVA correspondiente, subcuenta del proveedor o cliente y, si procede, la retención practicada. El gestor revisa el asiento y puede modificar cualquier campo antes de continuar.

8.3 Exportación y arranque de la contabilidad de calidad

Una vez el lote del periodo está validado, se exporta al formato Conta3 elegido —DBF o TXT—. El fichero TXT llega ya en Windows-1252, con un fichero independiente por cada cliente, y con las facturas de regímenes especiales (Canarias, Ceuta, Melilla, Andorra) excluidas y avisadas si las hubiera. Desde ahí, el fichero se copia a la carpeta de datos de Conta3 y se importa siguiendo el proceso habitual del programa.

Si quieres ver cómo organizar toda esta rutina con prompts de trabajo diario para tu equipo, este recurso reúne los que más se usan en despachos que ya han dado el salto a la automatización.

Preguntas frecuentes

Conclusión: automatizar el dato, no el programa

El 71% de los asesores españoles ya usa inteligencia artificial en su día a día, según el Barómetro de la Asesoría 2026 de Wolters Kluwer, pero eso no significa que el trabajo mecánico haya desaparecido de los despachos que siguen apoyados en Conta3. La IA ha llegado primero a la redacción de correos, a la búsqueda normativa o a la atención al cliente; el paso de la factura al asiento contable sigue, en muchos casos, dependiendo de que alguien lo teclee.

CopilotGestoria no te pide que abandones Conta3, ni que aprendas un programa nuevo, ni que migres tu histórico contable de la noche a la mañana. Lee la factura, genera el asiento con la cuenta y la subcuenta que corresponden, lo deja a tu revisión y, cuando le des el visto bueno, lo exporta en el formato exacto que tu Conta3 sabe importar —DBF o TXT, en Windows-1252, un fichero por cliente y con las facturas de regímenes especiales avisadas aparte—. El resto del trabajo sigue siendo tuyo: el criterio profesional, la revisión fiscal, la relación con el cliente. Lo que desaparece es el tecleo repetitivo.

Si gestionas varios clientes en Conta3 y otros tantos en Sage, A3 o ContaSol, el mismo lote de facturas procesadas sirve para exportar a los once formatos disponibles, sin volver a leer ni clasificar nada. Es la diferencia entre automatizar una tarea puntual y automatizar el origen del dato contable, sea cual sea el programa donde acaba entrando.