Caisoft y Cegid Microdata: alternativas cloud 2026 para dejar el software de escritorio en tu gestoría (sin perder el histórico contable)

Actualizado: 17 de septiembre de 2026.

Si tu gestoría trabaja con Caisoft o con Cegid Microdata (MsConta, MsModelos, MsNómina, MsScan, MsRenta, MsGest) instalado en un servidor de la oficina, en 2026 tienes tres caminos reales y ninguno obliga a tirar el histórico contable: quedarte en escritorio y parchear lo que falte, migrar la suite entera a otro programa en la nube, o mantener el programa contable que ya conoces e integrar por encima una capa en la nube que automatice facturas, modelos fiscales y conciliación. Los dos fabricantes siguen comercializando hoy versión local y versión en la nube, y ninguno de los dos ha publicado una fecha de fin de soporte del escritorio. Lo que de verdad decide la elección no es la palabra «nube», sino dos cosas muy concretas: en qué formato es capaz de salir tu histórico y qué fechas legales tienes encima entre 2027 y 2028.

El contexto ayuda a entender por qué esta conversación llega ahora y no hace tres años. Según la Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas publicada por el INE el 22 de octubre de 2025, el 44,3 % de las empresas españolas de 10 o más empleados ya paga por servicios de computación en la nube, 6,6 puntos porcentuales más que un año antes, y en el sector servicios la cifra sube al 48,7 %. Es decir: casi la mitad del tejido empresarial al que asesoras ya trabaja en la nube, aunque su asesoría no lo haga.

Pero esa media esconde el matiz que más importa a un despacho de dos a quince personas. El Informe de digitalización de las pymes 2025 del ONTSI y KPMG, con datos de 2024, rebaja la cifra al 34,9 % cuando se incluyen microempresas, y señala que son precisamente las empresas más pequeñas las más rezagadas. Una gestoría de cuatro personas con un servidor en el armario del pasillo está más cerca de ese 34,9 % que del 44,3 %. No es dejadez: es que el software de escritorio, cuando funciona, funciona, y cambiarlo tiene un coste que nadie te reembolsa.

La tercera cifra es la que retrata el estado real del sector. El Barómetro de la Asesoría 2025 de Wolters Kluwer Tax & Accounting España, publicado en julio de 2025, concluye que el 53 % de los despachos ya trabaja con modelos híbridos que combinan nube e instalación local, y que el 74 % colabora con sus clientes a través de la nube. O sea: el escenario normal en 2026 no es «todo en local» ni «todo en la nube», sino la mezcla. Quien tiene MsConta en el servidor y a la vez recibe facturas por WhatsApp y carpetas compartidas ya está en ese 53 %, lo llame como lo llame.

Este artículo no va a decirte que abandones Caisoft o Cegid Microdata. Va a darte los datos verificados que hoy no encontrarás en ningún sitio: qué ha pasado de verdad con cada fabricante, qué exporta técnicamente cada programa, qué fechas legales tienes marcadas en rojo, cuánto cuesta moverse y cuánto cuesta quedarse quieto. Con eso podrás decidir tú, que es de lo que se trata.

1. Qué ha pasado realmente con Caisoft y con Cegid Microdata

Antes de decidir nada conviene separar los hechos del ruido de pasillo. Los dos fabricantes siguen operativos, los dos venden hoy y ninguno de los dos ha anunciado que vaya a dejar de dar soporte a sus versiones de escritorio.

Cegid compró Microdata en enero de 2025

La operación es pública y está fechada. Según la nota recogida por IT User el 14 de enero de 2025 y confirmada también por Silicon.es y Bolsamanía, el grupo francés Cegid anunció el 13 de enero de 2025 la adquisición de Microdata, compañía almeriense con más de treinta años de trayectoria, alrededor de cuarenta empleados, más de 2.000 clientes y una facturación de 2,7 millones de euros en 2023. En la propia nota de prensa, Manuel Sánchez, entonces consejero delegado de Microdata, lo resumía así: «Este es el momento ideal para que Microdata se una a Cegid».

Lo relevante para ti, que eres cliente y no accionista, es qué cambió después. La respuesta corta: la marca sigue en el mercado. El catálogo se comercializa hoy como «Cegid Microdata» y mantiene los nombres de producto de siempre: MsConta para contabilidad, MsModelos para impuestos, MsNómina para laboral, MsScan para digitalización, MsRenta, MsGest, MsExpedientes, MsSII o la firma electrónica de efirma GO. No hay una descatalogación anunciada.

Cegid Microdata no es Cegid Diez (y esto se confunde mucho)

Es una confusión frecuente en despachos que han hablado con dos comerciales distintos. Cegid Diez procede de Diez Software, empresa cántabra que se integró en Grupo Primavera en 2021, grupo cuya compra cerró Cegid en septiembre de 2022. Cegid Microdata procede de Microdata, empresa almeriense comprada directamente por Cegid en enero de 2025. Son dos adquisiciones distintas, dos equipos distintos y dos productos distintos bajo el mismo paraguas corporativo. Si alguien te ofrece «pasar a Cegid», pregunta a cuál de los dos, porque el camino de datos y el precio no son el mismo.

Caisoft: cloud y local a la vez, con precio por consumo

Caisoft mantiene su propia línea. En su web comercial, caisoft.es, el fabricante ofrece instalar la solución en la nube o localmente, a elección del despacho, y describe un modelo de pago por consumo real en lugar de una tarifa cerrada publicada. No hay tabla de precios pública, ni de Caisoft ni de la mayoría de módulos de Cegid Microdata, lo que obliga a pasar por una oferta comercial para poder comparar.

En producto, las dos novedades que Caisoft ha comunicado en los últimos meses son CAIGPT, un asistente de inteligencia artificial orientado al uso del propio programa y a consultas de legislación de facturación, contable, laboral y fiscal, y Máster Asesor, su «despacho virtual» con VeriFactu para trabajar de forma colaborativa con los clientes del despacho. Conviene matizar una cosa, porque se vende mal en algunas comparativas: CAIGPT es un asistente para ti, no un chat para que tus clientes resuelvan sus dudas sin llamarte.

Lo que no está anunciado: no hay fecha de fin de soporte

Circula en algunos despachos la idea de que «el escritorio se acaba». Con los datos disponibles hoy, eso no está anunciado por ninguno de los dos fabricantes. Cegid Microdata sí publica en microdata.es un «nuevo sistema de actualizaciones» que exige tener instalada la última versión para acceder correctamente a la aplicación, lo que en la práctica empuja a quien sigue en una versión antigua a actualizarse; pero no hay una fecha formal de fin de soporte publicada. Y la propia Cegid Microdata declara expresamente en su web que comercializa las tres modalidades: «On Premise, Cloud o SaaS», con un argumentario propio a favor del local que habla de control total sobre los datos y de costes menores a largo plazo. Un fabricante que defiende el on-premise en su propia web no está cerrándolo.

Así que, si alguien te mete prisa con un supuesto apagón del escritorio, pídele la comunicación oficial por escrito. Si no existe, la decisión sigue siendo tuya y puedes tomarla con calma.

2. Por qué 2026 es el año en que muchos despachos dejan el escritorio

La pregunta no es si el software de escritorio funciona. Funciona. La pregunta es cuánto te cuesta sostenerlo y qué cosas no te deja hacer. Estos son los cuatro puntos que aparecen una y otra vez cuando un titular de despacho se sienta a hacer cuentas.

El servidor y su factura invisible

Un servidor en la oficina no aparece en ninguna línea del presupuesto llamada «software», pero se paga todos los meses. Según las tarifas publicadas por el proveedor de mantenimiento informático Redenet para 2026, una empresa tipo de diez empleados con servidor local paga entre 350 y 700 euros al mes de cuota fija de mantenimiento, y entre 500 y 1.100 euros al mes si son veinte puestos con cobertura en horario laboral. Es una cifra de un proveedor comercial, no de un organismo oficial, así que tómala como orden de magnitud y no como estadística; pero si la contrastas con tu propia factura de informática probablemente no te sorprenda.

A eso hay que sumarle lo que no es cuota: la renovación del equipo cada cierto número de años, el sistema de alimentación ininterrumpida, las licencias de sistema operativo de servidor y, si das acceso remoto, las licencias de escritorio remoto por usuario.

Las copias de seguridad que nadie comprueba

Este es el punto que más caro sale y menos se mira. Lo resume bien una frase del artículo sobre informática para asesorías fiscales publicado por informaticos.co: «Se hace una copia… pero luego nadie verifica si funciona». Una copia que no se ha restaurado nunca no es una copia: es una carpeta grande. Y en un despacho, el contenido de esa carpeta son cuatro ejercicios no prescritos de toda la cartera.

El teletrabajo que no termina de funcionar

Lo reconoce el propio fabricante. En su blog, Caisoft explica que el software de escritorio solo se puede utilizar desde el equipo en el que está instalado, que es exactamente la razón por la que tantos despachos acaban montando escritorio remoto para que alguien pueda cerrar un trimestre desde casa. Funciona, sí, pero añade licencias, latencia y una dependencia más del informático externo. Mientras tanto, el 74 % de los despachos ya colabora con sus clientes a través de la nube, según el Barómetro de la Asesoría 2025 de Wolters Kluwer citado más arriba.

La dependencia de una sola persona

En muchos despachos pequeños hay un informático de confianza que es el único que sabe cómo está montado todo: dónde está la carpeta de datos, qué versión tiene cada puesto, cómo se restaura una copia. Es una relación que suele funcionar durante años, hasta el día en que esa persona se jubila, cambia de actividad o no coge el teléfono un 20 de enero. Ese riesgo no aparece en ninguna comparativa de software, pero es real y no se resuelve con dinero el mismo día.

3. El calendario legal que empuja el cambio (con las fechas exactas)

Hay mucho contenido alarmista sobre plazos que luego se prorrogan. Estas son las tres fechas verificadas que afectan a la decisión de un despacho en 2026, con su norma y su fecha de publicación.

VeriFactu: 1 de enero y 1 de julio de 2027

El calendario vigente lo fija el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, publicado en el BOE del 3 de diciembre de 2025, cuya disposición final primera modifica el Real Decreto 1007/2023 y amplía los plazos de adaptación. Las dos fechas son: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, es decir, autónomos en IRPF, no residentes con establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas.

Ojo con lo que esto significa de verdad para una gestoría. La obligación no recae sobre tu programa de contabilidad, sino sobre el sistema informático con el que tus clientes emiten sus facturas. Tu trabajo no es cumplir VeriFactu: es asegurarte de que los sistemas de facturación de tu cartera cumplen y de que las facturas que te llegan siguen siendo procesables. Si vas a tocar el software del despacho en los próximos meses, este es el momento de mirar también con qué van a facturar tus clientes.

Factura electrónica obligatoria entre empresas: el reglamento está, la orden no

El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales de la Ley Crea y Crece, se publicó en el BOE del 31 de marzo de 2026 y entró en vigor veinte días después. Ahora bien, su aplicación efectiva está condicionada a la orden ministerial de desarrollo que regula la solución pública de facturación electrónica, y esa orden seguía en tramitación durante 2026 tras publicarse su proyecto en audiencia pública.

El calendario que se maneja —12 meses desde la entrada en vigor de la orden para quienes facturan más de 8 millones de euros y 24 meses para el resto— procede del proyecto de orden y no está confirmado como definitivo a fecha de publicación de este artículo. Lo decimos así de claro porque hay demasiados artículos dando por cerradas fechas que aún no lo están. Lo que sí puedes dar por seguro es la dirección: la factura entre empresas va a ser electrónica y estructurada, y eso afecta a cómo entran los datos en tu contabilidad.

Reglamento de Datos: cambiar de proveedor en la nube será gratis desde 2027

El Reglamento (UE) 2023/2854, conocido como Reglamento de Datos, es aplicable desde el 12 de septiembre de 2025 e incluye un capítulo entero sobre el cambio entre servicios de tratamiento de datos. Dos ideas que conviene tener presentes al negociar cualquier contrato en la nube: su artículo 29 prevé la supresión gradual de los cargos por cambio de proveedor, de modo que desde el 12 de enero de 2027 no podrán cobrarte por salir, incluidos los costes de extracción de datos; y su artículo 25 fija un plazo máximo de transición de 30 días naturales.

Esto cambia el equilibrio de la negociación, y por eso lo tratamos aparte con todo el detalle contractual en este artículo sobre el Reglamento de Datos y el cambio de programa de gestoría. Aquí basta con la consecuencia práctica: si firmas un contrato en la nube en 2026, revisa que las cláusulas de salida ya estén alineadas con esas reglas, porque en pocos meses serán exigibles.

4. El miedo real no es la nube: es perder el histórico contable

Cuando un titular de despacho dice «es que no puedo cambiar», casi nunca está hablando de aprender un programa nuevo. Está hablando de los ejercicios cerrados de ciento cincuenta clientes, de los saldos de apertura, de las amortizaciones en curso y de la inspección que puede llegar dentro de tres años pidiendo el libro diario de 2023.

Qué exporta de verdad MsConta

Aquí hay un hallazgo que conviene conocer antes de sentarse a negociar. La página de ayuda oficial de Cegid Microdata sobre cómo exportar los datos de una contabilidad describe un procedimiento que genera ficheros con nomenclatura propietaria —del tipo código de empresa más NIF más ejercicio más nombre de empresa— y advierte literalmente: «no se debe manipular el nombre de los ficheros, ya que no se podrían importar».

Leído con calma, eso significa que ese export está pensado para mover una contabilidad entre instalaciones de MsConta o para enviársela a otro asesor que use el mismo programa. No es un formato de intercambio pensado para que otro software lo lea. No es una crítica al fabricante: es el diseño habitual del software contable de su generación, y lo mismo pasa en otras marcas. Pero conviene saberlo antes de asumir que «los datos salen y ya está».

Qué exporta de verdad CAICONTA

En el caso de Caisoft, la documentación comercial de CAICONTA describe la exportación de listados a formatos Text, HTML, Word, Excel y PDF, e incluye utilidades para importar ficheros ASCII y para la exportación telemática. Ahora bien, seamos precisos: no hemos podido verificar en qué formato exacto exporta los asientos contables. El manual oficial disponible públicamente está compuesto por imágenes escaneadas, sin texto que se pueda contrastar, y no existe documentación de terceros que lo aclare. Lo dejamos marcado como no verificado en lugar de suponerlo, porque es justo el dato del que depende una migración.

Qué hacer con esa incertidumbre: pedir el fichero, no la promesa

La regla práctica es sencilla y vale para cualquier fabricante: no aceptes una respuesta verbal sobre portabilidad. Pide un fichero de prueba, de una empresa real y de un ejercicio completo, y ábrelo. Si el libro diario sale en Excel o CSV con fecha, cuenta, concepto, debe y haber, ya tienes una base de trabajo. Si sale en un formato que solo abre el propio programa, eso también es información valiosa: significa que la salida hay que construirla por la vía de los listados e informes, y que conviene hacerlo antes de firmar nada con nadie.

El protocolo de migración, paso a paso, ya está escrito

No vamos a repetirlo aquí porque merece un artículo entero y ya lo tiene: el orden correcto es exportar, validar y solo después importar, con el cuadre del balance de sumas y saldos como juez de cada tramo. Lo tienes desarrollado en la guía para migrar de A3 o Sage sin perder el histórico contable, y el procedimiento es idéntico venga el fichero de donde venga. Lo único que cambia entre fabricantes es la primera fase: qué consigues que salga.

5. Las tres rutas posibles (y cuál encaja con tu despacho)

Aquí está el nudo del asunto. Casi todo el contenido que circula plantea esto como un sí o un no: te quedas en escritorio o te vas a la nube. En la práctica hay tres rutas, y la tercera es la que menos se explica precisamente porque no la vende ningún fabricante de suites completas.

Ruta A: quedarte en escritorio y parchear lo que falte

Es una opción legítima, sobre todo si el despacho tiene un volumen estable, un equipo pequeño que trabaja presencialmente y un servidor razonablemente nuevo. Lo que hay que hacer para que sea una decisión y no una inercia: verificar que la copia de seguridad restaura de verdad (probarlo, no suponerlo), tener la versión del programa al día, documentar por escrito dónde están los datos y quién sabe restaurarlos, y resolver el acceso remoto de forma estable si el equipo teletrabaja algún día.

Su punto débil no es técnico, es de capacidad: la ruta A no te da horas. Si el problema es que el despacho no llega a los cierres, cambiar la copia de seguridad no lo resuelve.

Ruta B: migrar la suite entera a otro programa en la nube

Es el cambio grande: contabilidad, impuestos, laboral y expedientes a otro fabricante. Tiene sentido cuando el programa actual ya no cubre necesidades de fondo, cuando el despacho crece y necesita trabajar en remoto de forma estable, o cuando la relación con el proveedor actual se ha deteriorado. Tiene dos costes que conviene poner sobre la mesa desde el minuto uno: el coste económico de la licencia y la migración, y el coste humano de la curva de aprendizaje de todo el equipo en plena temporada.

Si esta es tu ruta, la comparativa amplia del mercado la tienes en el análisis de alternativas a Sage para gestorías y asesorías en 2026, donde se repasan las suites completas con sus precios públicos cuando los hay.

Ruta C: mantener el programa contable e integrar una capa en la nube por encima

Esta es la ruta que el 53 % de despachos que ya trabaja en modelo híbrido, según el Barómetro de Wolters Kluwer de julio de 2025, está recorriendo sin llamarlo así. Consiste en dejar la contabilidad donde está —Caisoft, Cegid Microdata o lo que sea— y poner por encima una capa en la nube que se encargue de lo repetitivo: recibir y leer las facturas de los clientes, generar los asientos, calcular los modelos fiscales, cruzar el banco y dar al cliente un sitio donde consultar sus documentos.

Es la ruta de CopilotGestoria, y merece la pena explicar con exactitud qué significa y qué no significa, porque en este terreno hay mucha promesa vaga.

Lo que sí hace: procesa automáticamente las facturas en PDF y extrae emisor, NIF, bases e IVA en unos ocho segundos por factura, con una precisión del 95 %. Genera los asientos correspondientes y calcula quince modelos fiscales —100, 111, 115, 123, 130, 131, 180, 190, 193, 200, 202, 303, 347, 349 y 390— con el fichero oficial para la AEAT, que tú revisas y firmas. Concilia el banco importando extractos en CSV, Norma 43 u OFX. Ofrece a tus clientes un portal donde consultar documentos y vencimientos, y les permite emitir facturas conformes con VERI*FACTU. Sincroniza carpetas con Google Drive y guarda los datos en la Unión Europea.

Lo que importa para la convivencia con tu programa actual: importa el libro diario en nueve formatos —XDIARIO de ContaPlus y Sage, Glasof en Excel y en XDIARIO, ContaSol en DELSOL y en TXT, Conta3 en DBF nativo y en TXT, Cegid Diez en ZIP, A3 SUENLACE y Excel— y exporta asientos en once formatos, incluidos CSV, Excel, A3 SUENLACE, Conta3/Cegid, Glasof, ContaSol y Sage Despachos. Es decir: lo que tú contabilizas aquí puede volver a tu programa de siempre.

Y lo que hay que decir con honestidad: no existe un importador específico de «Caisoft» ni de «Microdata/MsConta». No lo hay, y no vamos a llamarlo de otra forma. La vía real es el fichero que esos programas sean capaces de generar: si consigues un Excel o un CSV del libro diario, entra; si consigues un XDIARIO o un Conta3, entra de forma nativa. Por eso el primer paso de esta ruta es exactamente el mismo consejo de la sección anterior: pide el fichero de prueba y ábrelo antes de decidir nada.

6. Cuánto cuesta migrar y cuánto cuesta no migrar

Las dos columnas de esta cuenta casi nunca se ponen juntas, y por eso la decisión se aplaza años. Vamos a ponerlas.

El coste de migrar: el número que asusta

Hay un hilo antiguo pero muy ilustrativo en los foros de plangeneralcontable.com, titulado «Problema coste cambio programa contable», donde un gestor que lleva quince empresas cuenta lo que le comunicó su proveedor: «Me acaban de comunicar que tengo que emigrarlo a LOGIC CLASS y que sólo me va a costar 5000 €». Y añadía lo que suele quedar fuera del presupuesto inicial: los módulos anuales adicionales de renta y sociedades y la actualización del hardware, porque el programa nuevo consume más. Es un hilo histórico, no de 2026, así que no lo tomes como precio de mercado actual; tómalo como lo que es, el retrato exacto del miedo con el que un gestor llega a esta decisión.

En el lado de los fabricantes que nos ocupan, el dato relevante para presupuestar es que ninguno de los dos publica una tarifa cerrada completa. Cegid Microdata sí publica en su web packs mensuales de despacho en una horquilla aproximada de 229 a 399 euros al mes; hemos encontrado discrepancias entre fuentes sobre qué pack corresponde exactamente a qué precio, así que lo damos como rango y no como tarifa. Caisoft describe un modelo de pago por consumo real, sin tabla pública. En ambos casos, para comparar hay que pedir oferta.

El coste de no migrar: el que ya estás pagando

Del lado de quedarse, la cuenta tiene cuatro líneas: el mantenimiento informático del servidor, de 350 a 700 euros al mes para un despacho de diez personas según las tarifas publicadas por Redenet para 2026; la renovación del equipamiento; las horas de teclear datos que otro sistema podría leer; y el riesgo de una copia de seguridad que no se ha probado. Las dos primeras se ven en el banco. Las dos últimas no, y son las caras.

La conclusión honesta de esta tabla no es «la nube sale más barata». Es que las tres rutas tienen costes de naturaleza distinta y no se comparan bien de memoria: el escritorio tiene coste de infraestructura y de horas; la migración completa tiene coste de proyecto; la capa por encima tiene coste de suscripción y no toca la infraestructura. Ponerlos en la misma hoja, con los números de tu despacho, es lo que convierte una intuición en una decisión.

7. Lista de verificación: cómo decidir en 90 días sin jugarte un cierre

Tres meses son suficientes para tomar esta decisión con datos y sin tocar un trimestre en curso. Lo importante es el orden: primero se averigua qué sale de tu programa actual, después se prueba en paralelo, y solo al final se decide. Nunca al revés.

Días 1 a 15: averiguar qué tienes y qué sale

1. Pide por escrito a tu proveedor actual el procedimiento de exportación de datos y el formato exacto de salida del libro diario, del plan de cuentas y del inmovilizado. Por escrito, no por teléfono.
2. Pide un fichero de prueba de una empresa real y de un ejercicio completo, y ábrelo tú mismo. Si es un Excel o un CSV con fecha, cuenta, concepto, debe y haber, estás bien. Si solo lo abre el propio programa, anótalo.
3. Localiza tus copias de seguridad y restaura una en un equipo distinto. Si no puedes restaurarla, ya has encontrado el problema más urgente y no tiene nada que ver con la nube.
4. Haz la lista de lo que usa cada persona del equipo: qué módulo, con qué frecuencia y para qué. Casi siempre aparece algún módulo que se paga y no se usa.

Días 16 a 45: contrastar y presupuestar

5. Pide oferta cerrada por escrito a tu proveedor actual por la modalidad en la nube y a una o dos alternativas, con el detalle de qué incluye cada módulo y qué se factura aparte.
6. Revisa las cláusulas de salida del contrato: plazo de preaviso, coste de extracción de datos y formato en el que te devuelven la información. Con el Reglamento de Datos aplicable desde septiembre de 2025 y el fin de los cargos de cambio el 12 de enero de 2027, tienes argumentos para negociarlas.
7. Calcula tu coste real actual: cuota de mantenimiento informático, licencias, amortización del servidor y horas de trabajo manual. Sin ese número, cualquier oferta parece cara.

Días 46 a 75: probar en paralelo con clientes reales

8. Elige cinco clientes de perfiles distintos —un autónomo en módulos, una sociedad con volumen, uno con muchas facturas pequeñas— y trabaja un mes completo en paralelo, sin dejar de hacerlo como siempre.
9. Mide dos cosas: minutos por factura desde que llega hasta que está contabilizada, y minutos para dejar el modelo 303 listo para revisar. Son las dos métricas que deciden si recuperas horas.
10. Prueba la vuelta atrás: exporta los asientos generados en la prueba y compruébalos en tu programa de siempre. Una capa que no devuelve los datos no es una capa, es otra migración.

Días 76 a 90: decidir y planificar la puesta en marcha

11. Decide con la tabla delante, no con la sensación. Si ninguna opción mejora las dos métricas medidas, la decisión correcta es quedarte donde estás y revisarlo dentro de un año.
12. Si cambias, hazlo entre campañas: nunca en enero, ni en abril, ni las dos semanas anteriores a un vencimiento trimestral. Los meses de menos presión suelen ser mayo, septiembre y noviembre.
13. Avisa a los clientes que vayan a notar el cambio con antelación y con un mensaje corto: qué cambia para ellos, desde cuándo y a quién preguntan si algo no les cuadra.

8. Preguntas frecuentes sobre dejar Caisoft o Cegid Microdata

¿Caisoft o Cegid Microdata van a dejar de dar soporte al software de escritorio?

No hay ninguna fecha de fin de soporte anunciada por ninguno de los dos fabricantes. Cegid Microdata declara en su web que comercializa las modalidades «On Premise, Cloud o SaaS», y Caisoft ofrece instalar la solución en la nube o localmente, a elección del cliente. Lo que sí existe en Cegid Microdata es un sistema de actualizaciones que exige tener instalada la última versión para acceder correctamente a la aplicación, lo que empuja a actualizar, pero no equivale a un fin de soporte publicado.

¿Qué pasó exactamente con Microdata y Cegid?

Cegid anunció la adquisición de Microdata el 13 de enero de 2025, según la información publicada por IT User, Silicon y Bolsamanía. Microdata contaba entonces con más de treinta años de trayectoria, sede en Almería, unos cuarenta empleados, más de 2.000 clientes y 2,7 millones de euros de facturación en 2023. La marca sigue en el mercado como Cegid Microdata y sus productos mantienen los nombres de siempre, empezando por MsConta.

¿Puedo exportar el histórico de MsConta a otro programa contable?

El procedimiento de exportación que documenta la propia ayuda de Cegid Microdata genera ficheros con nombres propietarios y advierte de que no deben renombrarse porque entonces no se podrían importar. Está pensado para mover la contabilidad entre instalaciones de MsConta. Para llevar los datos a otro software, la vía practicable es la de los listados e informes (balance de sumas y saldos, libro diario) en formatos ofimáticos, y de ahí a un fichero de intercambio.

¿En qué formato exporta los asientos CAICONTA, el módulo contable de Caisoft?

La documentación comercial menciona exportación de listados a Text, HTML, Word, Excel y PDF, además de utilidades para importar ficheros ASCII y exportación telemática. El formato exacto en el que salen los asientos contables no está documentado públicamente de forma verificable —el manual disponible es un escaneo sin texto contrastable—, así que la única forma seria de saberlo es pedir un fichero de prueba al fabricante y abrirlo.

¿Tengo que cambiar de programa por VeriFactu?

No necesariamente, y conviene no confundir a quién obliga la norma. VeriFactu afecta al sistema con el que se emiten facturas, con fechas del 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y del 1 de julio de 2027 para el resto, según el Real Decreto-ley 15/2025 publicado en el BOE del 3 de diciembre de 2025. Para una gestoría, la pregunta correcta no es si su programa de contabilidad cumple, sino con qué sistema van a facturar sus clientes a partir de esas fechas.

¿Puedo usar CopilotGestoria sin dejar Caisoft o Cegid Microdata?

Sí, esa es precisamente la ruta C descrita más arriba: la contabilidad se queda donde está y la capa en la nube se encarga de la lectura de facturas, los asientos, los modelos fiscales y la conciliación. No existe un importador específico para Caisoft ni para MsConta; la vía es el fichero que esos programas generen —Excel o CSV del libro diario— o, si se consigue, alguno de los nueve formatos que se importan de forma nativa. Y los asientos se exportan de vuelta en once formatos, de modo que el camino de retorno siempre está abierto.

¿Cuál es el mejor momento del año para hacer el cambio?

Fuera de campaña. Enero, abril y las dos semanas previas a cualquier vencimiento trimestral son los peores momentos posibles para tocar la infraestructura de un despacho. Mayo, septiembre y noviembre suelen dejar margen suficiente para trabajar en paralelo un mes completo antes de decidir.

9. Conclusión: la decisión no es «nube sí o nube no»

Si has llegado hasta aquí, probablemente ya has visto que la pregunta con la que empezaste —¿dejo el escritorio?— era la pregunta equivocada. Las preguntas útiles son otras tres, y se responden con datos que puedes conseguir en dos semanas: en qué formato sale mi histórico, cuánto me está costando realmente lo que tengo ahora, y qué parte de mi trabajo diario sigue siendo teclear cosas que un sistema podría leer.

Los hechos verificados de este artículo dejan un cuadro bastante claro. Caisoft y Cegid Microdata siguen operando y vendiendo, con versión local y versión en la nube, sin fecha de fin de soporte anunciada; la compra de Microdata por Cegid en enero de 2025 no ha supuesto la desaparición de MsConta. El calendario legal que de verdad importa son el 1 de enero y el 1 de julio de 2027 de VeriFactu y el 12 de enero de 2027 del Reglamento de Datos, mientras que la factura electrónica entre empresas sigue pendiente de su orden ministerial de desarrollo. Y el obstáculo técnico real, el que nadie cuenta en las comparativas, está en la primera fase de cualquier cambio: qué formato acepta salir de tu programa actual.

Con ese cuadro delante, la ruta intermedia deja de parecer una media tinta y empieza a parecer lo razonable para un despacho de dos a quince personas: no tocar la contabilidad que funciona, no migrar cuatro ejercicios en plena temporada, y quitarse de encima la parte del trabajo que se repite cada mes —recibir facturas, leerlas, contabilizarlas, cuadrar el banco y dejar los modelos listos para revisar—. Y mantener la puerta abierta, porque los asientos vuelven a salir en once formatos hacia el programa que elijas mañana.

Decidas lo que decidas, hazlo con el fichero de prueba encima de la mesa. Es el consejo más barato de todo este artículo y el que más disgustos evita.

Redactado por el equipo de CopilotGestoria. Todas las cifras de este artículo se citan con su fuente y su fecha de publicación; los datos que no ha sido posible contrastar aparecen marcados expresamente como no verificados. Este contenido es informativo y no sustituye el criterio profesional del titular del despacho.