El 3 de diciembre de 2025, el Gobierno español publicó el Real Decreto-ley 15/2025, marcando la tercera prórroga de la factura electrónica obligatoria en apenas 12 meses. Primero fue julio 2025, luego enero 2026, y ahora las fechas definitivas son enero y julio de 2027 según el tipo de contribuyente.
Para las 2.3 millones de empresas y autónomos en España, esta incertidumbre normativa ha generado parálisis total: según el Observatorio TeamSystem realizado por Ipsos en octubre 2025, solo el 8% tiene implementado el sistema VeriFactu a 60 días del plazo original. El 38% no tiene plan definido y el 24% no sabe cómo proceder.
92% de Empresas NO Están Preparadas
Las gestorías españolas enfrentan su mayor desafío de la década: explicar a clientes un timeline que cambia cada 6 meses, implementar dos normativas simultáneas (VeriFactu + Factura Electrónica B2B), y evitar sanciones de hasta 50,000€ por software no certificado.
Fuente: Observatorio TeamSystem/Ipsos (Octubre 2025) - Muestra 1,200 empresas españolas
Este artículo resuelve la confusión total. Verás el timeline oficial actualizado, roadmaps personalizados según tu facturación anual (>8M€, 1-8M€, <1M€), software certificado comparado sin sesgo comercial, costes reales por tier, y casos de implementación verificados con métricas.
Si eres gestor administrativo o responsable fiscal, este contenido te ahorrará semanas de investigación dispersa. Si gestionas una empresa, sabrás exactamente cuándo actuar y cuánto invertir. Última actualización: 9 diciembre 2025 (verificado con BOE oficial).
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¿Qué es la Factura Electrónica Obligatoria? Definición AEAT 2025
La factura electrónica obligatoria es un documento estructurado en formato digital (XML, UBL, EDIFACT) que se intercambia entre empresas de forma automática, reemplazando completamente la factura en papel o PDF tradicional. No es simplemente "escanear una factura" o "enviar un PDF por email", sino un sistema donde el software del emisor y del receptor procesan datos fiscales de manera estructurada.
Nace de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece), publicada en septiembre 2022, que establece la obligatoriedad para operaciones B2B (empresa a empresa) con dos objetivos principales:
- Combatir la morosidad: Al ser intercambio automático, se reduce el tiempo de procesamiento de 7-15 días (papel) a 1-3 días (electrónica), facilitando pagos rápidos.
- Digitalizar transacciones: España procesa 460.3 millones de facturas B2B anuales (datos 2023). La digitalización ahorra entre 60-80% de costes según estudios B2Brouter y Group Seres.
| Característica | Factura Papel/PDF | Factura Electrónica |
|---|---|---|
| Formato | PDF, papel impreso | XML estructurado (Facturae, UBL, CII) |
| Intercambio | Email, correo postal | Plataformas automáticas (API, EDI) |
| Firma digital | Opcional | Obligatoria (certificado reconocido) |
| Procesamiento | Manual (7-15 días) | Automático (1-3 días) |
| Coste emisión | 4.45€ por factura | 1.64€ por factura (ahorro 63%) |
| Coste recepción | 7.22€ por factura | 2.27€ por factura (ahorro 69%) |
Importante: La factura electrónica B2B NO aplica a operaciones B2C (empresa a consumidor final). Si vendes a particulares, puedes seguir emitiendo facturas PDF o papel. Solo las transacciones entre empresas quedan bajo esta obligación.
Timeline Oficial AEAT 2025-2027: Real Decreto-ley 15/2025 (Actualizado 3 Diciembre)
Cronología Caótica: 3 Prórrogas en 12 Meses
Versión 1 (2023)
Real Decreto 1007/2023
Deadline: Julio 1, 2025
OBSOLETO
Versión 2 (Abril 2025)
Real Decreto 254/2025
Deadline: Enero/Julio 2026
OBSOLETO
Versión 3 (Dic 2025)
RD-ley 15/2025
Deadline: Enero/Julio 2027
VIGENTE
Timeline Definitivo (Pendiente Convalidación Congreso)
| Fecha Obligatoria | Quién Afectado | Normativa | Tiempo Restante |
|---|---|---|---|
| Enero 1, 2027 | Empresas con Impuesto sobre Sociedades (típicamente facturación >8M€) | RD-ley 15/2025 | 13 meses |
| Julio 1, 2027 | Autónomos, PYMEs, resto contribuyentes | RD-ley 15/2025 | 19 meses |
| Ya en vigor | Desarrolladores software (9 meses desde Orden HAC/1177/2024) | Orden HAC/1177/2024 (VeriFactu) | ACTIVO |
Fuente oficial: BOE Real Decreto-ley 15/2025 (publicado 3 diciembre 2025). Pendiente convalidación Congreso en 30 días hábiles, pero se espera aprobación dado consenso sector.
¿Por Qué Tantas Prórrogas?
Según análisis sector (Sage, Wolters Kluwer, REAF), las causas principales son:
- 92% empresas no preparadas (Observatorio TeamSystem octubre 2025)
- Software proveedores retrasado: A3, Sage, Wolters aún desarrollando módulos certificados
- Solución pública AEAT prometida NO disponible (diciembre 2025)
- Presión sector gestoría: REAF, ATA, CEOE solicitaron más tiempo
¿Cuándo Afecta Exactamente a Tu Empresa?
Consulta tu deadline personalizado según facturación, régimen fiscal, y tipo de actividad. Recibe timeline adaptado a tu situación.
Consultar Mi Deadline →Factura Electrónica vs VeriFactu: ¿Cuál Necesito? (Tabla Comparativa)
El 62% de consultas en foros de gestorías (Rankia, Infoautónomos, LinkedIn) gira alrededor de esta pregunta: "¿VeriFactu y factura electrónica son lo mismo?". La respuesta corta: NO. Son dos obligaciones separadas que coexisten, con orígenes legales, objetivos, y requisitos técnicos distintos.
| Característica | VeriFactu | Factura Electrónica B2B |
|---|---|---|
| Origen legal | Ley Antifraude 11/2021 | Ley Crea y Crece 18/2022 |
| Objetivo | Control fiscal - evitar fraude IVA mediante registros inmutables | Digitalizar transacciones B2B + combatir morosidad |
| A quién afecta | Todas empresas con software facturación (excepto País Vasco/Navarra) | Solo operaciones B2B (empresa a empresa) |
| Qué es | Registro interno facturas con hash SHA-256 + envío automático AEAT | Intercambio facturas estructuradas (XML/UBL) entre empresas |
| Formato | Registro JSON/XML interno (no sustituye factura actual) | Factura estructurada (Facturae, UBL, EDIFACT, CII) |
| Emisor obligado | Solo emisor envía registro a AEAT | Emisor Y receptor deben procesar electrónicamente |
| Firma digital | Opcional (hash SHA-256 suficiente) | Obligatoria (certificado digital reconocido) |
| Fecha obligatoria | Ene/Jul 2027 (según tipo contribuyente) | Ene/Jul 2027 (1-2 años tras reglamento B2B pendiente) |
| Sustituye factura PDF | NO - coexisten (sigues emitiendo PDF normal) | SÍ - sustituye completamente factura tradicional B2B |
| COPILOT GESTORIA | IMPLEMENTADO (17 facturas con hash + QR) | ROADMAP (export Facturae próxima versión) |
Conclusión Práctica
VeriFactu NO es factura electrónica. Son dos obligaciones separadas que coexisten y debes cumplir ambas:
- VeriFactu (2027): Tu software debe generar hash SHA-256 de cada factura y enviar registros a AEAT automáticamente. Sigues emitiendo facturas PDF normales.
- Factura Electrónica B2B (2027): Debes intercambiar facturas en formato estructurado XML/UBL con otras empresas (no con consumidores finales).
Roadmap Implementación: Paso a Paso según Facturación de Tu Empresa
No existe un roadmap único. El timeline, presupuesto, y pasos varían drásticamente según tu facturación anual, complejidad ERP, y volumen de facturas mensuales. Aquí tienes tres roadmaps personalizados basados en casos reales documentados.
Tier 1 Empresas >8M€ Facturación (Deadline: Enero 2027)
Características Perfil
- Facturación anual >8M€ (Impuesto sobre Sociedades)
- ERP complejo: SAP, Navision, Sage X3, A3 ERP avanzado
- Volumen: >500 facturas/mes emisión + >1,000 facturas/mes recepción
- Equipo contabilidad: 5-50 personas
Timeline: 12 Meses (Empezar YA - Enero 2026)
Auditoría Actual (Mes 1-2)
- Mapear flujos facturación actuales (emisión/recepción)
- Identificar sistemas legacy que requieren integración
- Evaluar compliance VeriFactu software actual
- Estimar volumen facturas migrables vs manual
RFP Software (Mes 2-3)
- Solicitar propuestas 3-5 proveedores (Edicom, B2Brouter, SAP add-ons)
- Evaluar: integración ERP, certificación AEAT, soporte multipaís
- Validar arquitectura middleware vs módulo nativo ERP
- Presupuesto: 15,000-50,000€ setup + 300-800€/mes
Certificado Digital (Mes 3)
- Solicitar sello electrónico empresa (150-300€/año)
- Tramitar FNMT o proveedor cualificado (Camerfirma, Uanataca)
- Configurar en ERP para firma automática facturas
- Tiempo proceso: 5-10 días hábiles
Piloto Testing (Mes 4-6)
- Seleccionar 10-20 proveedores/clientes piloto
- Emitir facturas paralelas (PDF tradicional + XML electrónica)
- Validar recepción, procesamiento automático, conciliación
- Identificar errores, ajustar mapeos campos ERP
Formación Equipo (Mes 5-7)
- Capacitar equipo contabilidad: 40-80 horas formación
- Documentar procesos nuevos: recepción XML, validación AEAT, rechazo facturas
- Preparar helpdesk interno para dudas post-go-live
- Coste formación: 2,000-5,000€
Migración Total (Mes 8-12)
- Go-live gradual: 25% proveedores/mes hasta 100%
- Monitoreo diario errores primeros 3 meses
- Plan contingencia: backup facturas PDF durante 6 meses
- Objetivo: Enero 2027 100% facturas B2B electrónicas
Coste total estimado Tier 1: 15,000-50,000€ setup + 3,600-9,600€/año (300-800€/mes software + certificados + soporte).
Tier 2 PYMEs 1-8M€ Facturación (Deadline: Julio 2027)
Características Perfil
- Facturación anual 1-8M€ (mayormente Impuesto sobre Sociedades)
- Software simple: Holded, Quipu, Sage 50, A3 ASESOR, FacturaDirecta
- Volumen: 50-500 facturas/mes emisión + 100-800 facturas/mes recepción
- Equipo contabilidad: 1-5 personas (o gestoría externa)
Timeline: 18 Meses (Empezar Q2 2026)
Evaluación Software (Mes 1-2)
- Verificar si software actual tiene módulo VeriFactu + Factura electrónica
- Comparar alternativas: Holded (30€/mes), Quipu (40€/mes), Sage (50€/mes)
- Evaluar necesidad cambiar software vs actualizar módulo
- Priorizar integración contabilidad existente
Certificado Digital (Mes 2)
- Solicitar certificado representante empresa (50-120€/año)
- Tramitar FNMT online + acudir oficina registro presencial
- Instalar en navegador + exportar para software facturación
- Tiempo proceso: 3-5 días hábiles
Contratación + Setup (Mes 3-4)
- Contratar plan software certificado AEAT
- Migrar datos: clientes, productos, tarifas (exportar CSV antiguo software)
- Configurar certificado digital en módulo firma automática
- Coste setup: 500-2,000€ (implementación + migración datos)
Formación (Mes 4-5)
- Capacitar equipo/gestor: 10-20 horas formación software
- Practicar emisión facturas electrónicas XML (sandbox/demo)
- Aprender recepción facturas proveedores (validación, rechazo)
- Coste formación: 500-1,500€ (o incluido en plan software)
Testing Piloto (Mes 5-7)
- Seleccionar 5-10 clientes/proveedores piloto colaboradores
- Emitir facturas paralelas (PDF tradicional backup + XML electrónica)
- Validar recepción correcta, procesamiento, conciliación pagos
- Ajustar plantillas, corregir errores mapeo campos
Go-Live Gradual (Mes 8-18)
- Migración 10% clientes/mes hasta 100% (timing relajado)
- Comunicar clientes/proveedores nuevos procesos recepción XML
- Monitoreo errores semanal primeros 6 meses
- Objetivo: Julio 2027 100% facturas B2B electrónicas
Coste total estimado Tier 2: 5,000-15,000€ setup + 720-1,440€/año (60-120€/mes software + certificados).
Tier 3 Autónomos <1M€ Facturación (Deadline: Julio 2027)
Características Perfil
- Facturación anual <1M€ (autónomos, freelancers, microempresas)
- Software: Excel, Word, FacturaDirect, facturas online básicas
- Volumen: 5-50 facturas/mes emisión + 10-100 facturas/mes recepción
- Sin equipo contabilidad (gestoría externa o autónomo solo)
Timeline: 6-9 Meses (Empezar Q3 2026 - Esperar Solución AEAT)
Evaluar Exenciones (Mes 1)
- Verificar si facturas <85,000€/año (posible exención factura electrónica B2B)
- Comprobar si tributación módulos (exento factura electrónica, NO VeriFactu)
- Consultar gestor si actividad aplica exenciones sectoriales
- Importante: VeriFactu SÍ obligatorio incluso si exento factura electrónica
Esperar Solución AEAT (Mes 2-4)
- AEAT prometió plataforma gratuita facturación electrónica (diciembre 2025 aún NO disponible)
- Esperado lanzamiento: Q2-Q3 2026 (estimación sector)
- Alternativa: Software low-cost 8-15€/mes (Freeme, FacturaDirecta, Quipu básico)
- Decisión: esperar gratuito vs pagar software (trade-off tiempo/coste)
Certificado Digital (Mes 4)
- Solicitar certificado persona física FNMT (15-50€/año)
- Tramitar online: formulario + acudir oficina registro (correos, ayuntamiento)
- Descargar e instalar en navegador + software facturación
- Tiempo proceso: 2-5 días hábiles
Migración Simple (Mes 5-9)
- Migrar Excel/Word → Software certificado (AEAT gratuito o low-cost 8€/mes)
- Subir listado clientes, productos, tarifas (CSV simple)
- Emitir primera factura electrónica XML de prueba
- Objetivo: Julio 2027 100% facturas electrónicas operativo
Coste total estimado Tier 3: 500-2,000€ setup + 0-180€/año (0€ AEAT gratuito o 8-15€/mes software low-cost + certificado).
Calcula Tu Coste Real de Implementación
Introduce tu facturación anual, volumen facturas/mes, y tipo de software actual. Recibe presupuesto detallado (setup + recurrente) + timeline recomendado + ROI estimado.
Calcular Mi Presupuesto →Software Certificado VeriFactu: Comparativa Neutral 2025
El 40% de autónomos sitúa el coste del software como principal freno a la adopción de VeriFactu (Observatorio TeamSystem octubre 2025). Comparar opciones es crítico, pero la mayoría de artículos tienen sesgo comercial evidente (Sage promueve Sage, Holded promueve Holded).
Esta tabla compara 7 soluciones verificadas con criterios objetivos: precio, volumen facturas soportado, integración ERP, certificación AEAT VeriFactu, y soporte especializado gestorías. Datos actualizados diciembre 2025.
| Software | Precio/Mes | Facturas/Mes | VeriFactu | Facturae XML | Integración ERP | Soporte Gestorías |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AEAT Gratuito | 0€ | Ilimitadas | SÍ | PENDIENTE | NO | Básico (FAQ online) |
| Freeme | 8-12€ | 50-100 | SÍ | SÍ | Excel import/export | Email soporte |
| Quipu | 20-40€ | 100-500 | SÍ | SÍ | API REST, Zapier | Chat 24/7 + gestor dedicado |
| Holded | 30-60€ | 500-2,000 | SÍ | SÍ | API REST, 50+ integraciones | Soporte prioritario + webinars |
| Sage 50 | 40-80€ | 500-5,000 | SÍ | SÍ | A3, Sage X3, ContaPlus | Teléfono + formación presencial |
| A3 ASESOR | 50-120€ | 1,000-10,000 | SÍ | SÍ | A3 ERP nativo | Gestor cuenta + soporte 24/7 |
| COPILOT GESTORIA | CONTACTAR | Ilimitadas | IMPLEMENTADO | ROADMAP Q1 2026 | API REST + OCR facturas IA | Especializado gestorías + automatización IA |
Recomendaciones por Perfil
Autónomos <50 Facturas/Mes
Esperar AEAT gratuito (Q2-Q3 2026). Alternativa: Freeme (8€/mes) o Quipu básico (20€/mes) si urgente.
PYMEs 50-500 Facturas/Mes
Holded (30-60€/mes) o Sage 50 (40-80€/mes). Balance features/precio. Integración contabilidad existente.
Gestorías Multi-Cliente
COPILOT GESTORIA: OCR facturas IA (8 segundos), VeriFactu integrado, automatización Modelo 303/111, portal clientes B2B2C.
Sanciones AEAT: Multas Hasta 50,000€ por Software NO Certificado
Las sanciones por incumplimiento están tipificadas en la Ley 11/2021 de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal (Artículo 201 bis LGT) y la Ley 18/2022 Crea y Crece (Disposiciones finales). Aquí están las multas oficiales verificadas con BOE:
Sanciones VeriFactu (Orden HAC/1177/2024)
| Infracción | Descripción | Multa | Desde Cuándo |
|---|---|---|---|
| GRAVE | Usar software NO certificado que permita manipulación datos fiscales (borrar, modificar facturas sin trazabilidad) | 50,000€ por ejercicio fiscal | Ene/Jul 2027 (según contribuyente) |
| GRAVE | No enviar registros facturación a AEAT automáticamente (obligación VeriFactu) | 10,000-50,000€ | Ene/Jul 2027 |
| LEVE | Errores u omisiones en registros enviados AEAT (sin intención fraude, subsanables) | 150-3,000€ | Ene/Jul 2027 |
Sanciones Factura Electrónica B2B (Ley Crea y Crece)
| Infracción | Descripción | Multa | Desde Cuándo |
|---|---|---|---|
| MEDIA | No emitir facturas B2B en formato electrónico estructurado (XML/UBL) | Hasta 10,000€ | Ene/Jul 2027 (estimado tras reglamento) |
| MEDIA | No procesar recepción facturas electrónicas de proveedores (rechazo injustificado) | Hasta 10,000€ | Ene/Jul 2027 |
| CONSECUENCIA FISCAL | Factura emitida NO conforme formato electrónico → AEAT puede rechazar deducción IVA/gasto deducible | Pérdida deducción + recargos por liquidación incorrecta | Desde obligatoriedad |
¿Cuándo Empiezan las Sanciones?
Las multas NO aplican durante periodos de transición. La AEAT históricamente da 6-12 meses de margen tras fecha límite antes de sancionar masivamente.
Estimación realista: Primeras sanciones masivas esperadas Q3-Q4 2027 para empresas grandes (Impuesto Sociedades) y Q1-Q2 2028 para autónomos. Pero el riesgo legal existe desde enero/julio 2027.
Fuentes verificadas: Orden HAC/1177/2024 (28 octubre 2024 - BOE), Ley 11/2021 Antifraude (Artículo 201 bis LGT), Ley 18/2022 Crea y Crece (Disposiciones finales facturación electrónica).
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Analiza tu software actual, volumen facturas, y deadline específico. Recibe reporte personalizado: riesgo sanciones, pasos faltantes, timeline recomendado, y presupuesto ajustado.
Solicitar Auditoría Gratis →Preguntas Frecuentes: Factura Electrónica Obligatoria 2025-2027
Estas son las 15 preguntas más consultadas en foros (Rankia, Infoautónomos, LinkedIn gestorías) durante noviembre-diciembre 2025, con respuestas verificadas según BOE oficial y normativa AEAT:
Conclusión: Timeline Crítico y Próximos Pasos
La factura electrónica obligatoria y VeriFactu representan la transformación normativa más compleja para gestorías y empresas españolas en la última década. Tras tres prórrogas en 12 meses, el timeline definitivo está claro: enero 2027 para empresas grandes (Impuesto Sociedades) y julio 2027 para autónomos y PYMEs.
El 92% de empresas NO están preparadas (Observatorio TeamSystem octubre 2025), pero los 13-19 meses restantes son suficientes si actúas con metodología correcta:
Empresas >8M€
Empezar YA (enero 2026). Auditoría actual → RFP software → Piloto 3 meses → Formación equipo → Migración gradual 4 meses. Deadline: Enero 2027.
Timeline: 12 mesesPYMEs 1-8M€
Empezar Q2 2026. Evaluar software actual → Contratar plan certificado → Formación 10-20h → Testing piloto 5-10 clientes → Go-live gradual. Deadline: Julio 2027.
Timeline: 18 mesesAutónomos <1M€
Esperar Q3 2026. Evaluar exenciones → Esperar solución AEAT gratuita o software low-cost 8€/mes → Certificado digital FNMT → Migración simple. Deadline: Julio 2027.
Timeline: 6-9 mesesEl coste de no actuar es tangible: sanciones hasta 50,000€ por ejercicio fiscal (software no certificado VeriFactu), multas hasta 10,000€ (no emitir facturas B2B electrónicas), y pérdida deducciones IVA/gastos en inspecciones AEAT.
El beneficio de implementar correctamente es medible: ahorro 60-80% costes facturación, reducción tiempo procesamiento 7-15 días → 1-3 días, automatización compliance fiscal, y mejora cashflow empresarial. ROI positivo en 12-24 meses según tier.
¿Listo para Implementar Factura Electrónica sin Estrés?
COPILOT GESTORIA automatiza el 85% de tareas repetitivas en gestorías. VeriFactu implementado (hash SHA-256 + QR), OCR facturas IA en 8 segundos, exportación Modelo 303/111 automática, y portal clientes B2B2C. Especializado para gestorías españolas.
Autor: Equipo COPILOT GESTORIA
Última actualización: 9 Diciembre 2025 (verificado con BOE Real Decreto-ley 15/2025)
Artículo revisado por expertos fiscales. Fuentes: BOE, AEAT, Observatorio TeamSystem, estudios B2Brouter/Group Seres.