Dietas y Gastos de Locomoción 2026: Importes Exentos IRPF, 9 Errores en Nómina que Provocan Inspección y Guía Completa para Gestorías

El Plan de Control Tributario 2026 ha puesto las dietas laborales en el punto de mira de la AEAT. Y una sentencia del Tribunal Supremo de febrero de 2025 ha cambiado las reglas del juego sobre quién debe probar qué. Si tu gestoría sigue aplicando el criterio anterior, tienes un problema real.

Cada trimestre, miles de gestorías españolas procesan nóminas con conceptos de dietas y gastos de locomoción para sus clientes. Comerciales que recorren provincias, conductores que cruzan España de punta a punta, técnicos desplazados a obras durante meses, administradores que viajan para cerrar contratos. La casuística es enorme, los importes no son triviales y los errores pueden salir muy caros.

Solo en 2024, la Inspección de Trabajo afloró más de 92.600 empleos irregulares y propuso sanciones por 124 millones de euros. El sector de hostelería acumuló 15.045 puestos irregulares y el de transporte registró un incremento de infracciones del 46% respecto al año anterior. Las dietas mal documentadas o mal aplicadas están en el epicentro de muchas de estas actuaciones.

Pero el cambio más relevante de 2025 no vino de la Inspección de Trabajo, sino del Tribunal Supremo. La STS 426/2025, de 4 de febrero, fijó doctrina inequívoca: es la empresa —no el trabajador— quien debe acreditar ante Hacienda que las dietas abonadas responden a desplazamientos reales. Hasta entonces, muchas gestorías pedían al empleado que justificara. Ese criterio ya no vale.

A esto se suma la Resolución del TEAC 1475/2024 (enero 2025), que ha cortado de raíz la exención de dietas para administradores sin contrato laboral, y la STS 3789/2025, que anuló una liquidación de 108.561 euros al sector transporte por exigir tickets que no eran necesarios. Tres sentencias que cambian el tablero completo.

En esta guía vas a encontrar la tabla actualizada de importes exentos, los 9 errores concretos que provocan inspección, las 3 sentencias que debes conocer, y casos prácticos con cálculos reales para que puedas aplicar todo esto el lunes a primera hora con tus clientes.

1. Tabla Completa de Importes Exentos de Dietas en 2026

Empezamos por lo que todo gestor necesita tener a mano: los importes exactos que la normativa considera exentos de IRPF y de cotización a la Seguridad Social. Estos importes están regulados en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007) y fueron actualizados por última vez mediante la Orden HFP/792/2023, que elevó el kilometraje de 0,19€ a 0,26€/km con efectos desde julio de 2023. En 2026, todos los importes se mantienen vigentes sin cambios.

*Gastos de estancia: exentos por el importe íntegro siempre que se justifiquen con factura o documento equivalente a nombre de la empresa.

Casos especiales que debes conocer

Conductores de mercancías: Este colectivo tiene un régimen especial recogido en el RIRPF. Pueden percibir hasta 15€/día (España) o 25€/día (extranjero) como dieta de manutención sin necesidad de presentar ticket o factura de comida, siempre que se acredite el desplazamiento real (tacógrafo, hoja de ruta, GPS, albarán de entrega). La STS 3789/2025 reforzó este criterio al anular una liquidación de 108.561€ que exigía tickets.

Cheque-restaurante: El límite exento es de 11€/día laborable. Si la empresa entrega cheques de mayor importe, el exceso tributa como retribución en especie. Importante: el cheque-restaurante no es acumulable con la dieta de manutención del mismo día de desplazamiento. O uno o otro.

Gastos de estancia: No tienen límite cuantitativo, pero deben estar justificados con factura a nombre de la empresa (no del trabajador) y corresponder a desplazamientos obligados por motivos laborales.

2. Requisitos Legales para la Exención (Art. 9 RIRPF)

Los importes de la tabla anterior solo están exentos si se cumplen cuatro requisitos simultáneos. Fallar en uno solo convierte toda la dieta en salario tributable y cotizable. Vamos uno por uno.

Requisito 1: Desplazamiento a municipio distinto

El trabajador debe desplazarse a un municipio diferente al de su centro de trabajo habitual y al de su residencia. Un comercial que visita clientes en otra provincia cumple. Un empleado que va a la oficina central de su misma ciudad, no. Parece obvio, pero muchas nóminas incluyen «dietas» por desplazamientos dentro del mismo municipio.

Requisito 2: Máximo 9 meses continuados en el mismo municipio

Este es el requisito que más problemas genera en la práctica. Si un trabajador permanece desplazado en el mismo municipio durante más de 9 meses (270 días), pierde la exención a partir del día 271. Puntos críticos:

• El cómputo es de fecha a fecha, no por ejercicio fiscal. Un desplazamiento que empieza en julio de 2025 y acaba en mayo de 2026 consume meses de ambos años.
• No se descuentan vacaciones, bajas médicas ni fines de semana. Si el trabajador está asignado a una obra en Bilbao del 1 de enero al 15 de octubre, ha superado los 9 meses aunque haya tenido 30 días de vacaciones en agosto.
• El cómputo es por municipio, no por empresa cliente. Si el mismo trabajador alterna entre dos obras del mismo municipio, el contador no se reinicia.

Requisito 3: La empresa debe acreditar el desplazamiento (STS 426/2025)

Desde la sentencia del Tribunal Supremo de febrero de 2025, queda claro que la carga de la prueba recae sobre la empresa. La AEAT no puede exigir al trabajador que justifique. Debe dirigirse al empleador. Esto significa que la gestoría debe tener preparada la documentación del cliente antes de que llegue la inspección, no después.

«Es a la empresa pagadora a quien debe dirigirse la AEAT, en cuanto que es ella la obligada a acreditar que las cantidades abonadas por tales conceptos responden a desplazamientos realizados en determinado día y lugar.»

Requisito 4: Las dietas deben figurar separadas en la nómina

Las cantidades percibidas por dietas y locomoción deben aparecer como conceptos separados e identificados en el recibo de salario. No pueden mezclarse con el salario base ni aparecer como «complemento» genérico. La nómina debe reflejar, como mínimo:

• Concepto: «Dieta manutención» o «Gastos locomoción»
• Importe unitario y número de días/kilómetros
• Indicación de si se aplica exención IRPF y exclusión de cotización

3. Gastos de Locomoción: Kilometraje a 0,26 €/km y Transporte Público

Los gastos de locomoción tienen un tratamiento fiscal distinto según el medio de transporte utilizado. Muchos gestores los confunden con las dietas de manutención, pero son conceptos separados con reglas propias.

Transporte público

Si el trabajador utiliza medios de transporte público (tren, avión, autobús, taxi), el importe íntegro está exento siempre que se justifique con factura o billete. No hay límite cuantitativo. Un billete de AVE Madrid-Barcelona de 150€ está exento al 100% si el desplazamiento es laboral.

Vehículo propio: 0,26 €/km

Cuando el trabajador usa su vehículo particular, la exención se limita a 0,26 €/km recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen documentalmente. Este importe fue actualizado por la Orden HFP/792/2023 desde los antiguos 0,19 €/km, lo que supuso una subida del 36,8%.

Ejemplo práctico: un comercial que recorre 400 km en un día de visitas puede percibir como dieta de locomoción exenta: 400 × 0,26€ = 104,00€, más los peajes y parkings con justificante.

Qué NO incluye el 0,26 €/km

• Multas de tráfico: nunca exentas, ni como gasto de empresa ni como dieta.
• Reparaciones o mantenimiento del vehículo: no se consideran gasto de locomoción. Si la empresa las asume, es retribución en especie.
• Combustible facturado aparte: si la empresa paga el combustible directamente (tarjeta empresa), el trabajador no puede percibir además los 0,26 €/km por esos mismos kilómetros. Uno u otro.

4. Los 9 Errores en Nómina que Generan Inspección

Tras revisar la jurisprudencia reciente, los foros profesionales y las actuaciones más habituales de la AEAT y la ITSS, estos son los 9 errores concretos que más inspecciones generan en materia de dietas y locomoción. Si reconoces alguno en la cartera de tus clientes, es momento de corregirlo.

Error #1: Asumir que el trabajador debe probar las dietas

La STS 426/2025 dejó claro que es la empresa quien debe acreditar la realidad de los desplazamientos. Si durante una inspección el gestor responde «eso lo tiene que justificar el empleado», la inspección dará por no exentas todas las dietas. La documentación debe estar en poder de la empresa antes de la inspección, no después.

Error #2: Dieta fija mensual sin vinculación a desplazamientos concretos

Una cantidad fija mensual etiquetada como «dieta» —por ejemplo, 400€/mes— sin referencia a días, destinos ni motivos concretos, es automáticamente reclasificada como salario encubierto. En un hilo del foro ElAsesorLaboral, un trabajador reportó que su dieta de 408,47€/mes llevaba una retención del 19,4% porque la gestoría no había documentado los desplazamientos variables. La DGT ha confirmado en múltiples consultas que la dieta fija hace presumir que forma parte de la retribución ordinaria.

Error #3: Confundir dieta con reembolso de gasto

Son conceptos diferentes con documentación diferente:

• Dieta: cantidad hasta el límite exento. Solo hay que justificar el desplazamiento (día, lugar, motivo). No hace falta ticket de comida.
• Reembolso de gasto real: el trabajador adelanta el dinero y la empresa le devuelve el importe exacto. Necesita factura o ticket.

Si la gestoría exige tickets de comida para dietas dentro de los límites legales, está pidiendo documentación innecesaria. Si no exige justificante de desplazamiento, le falta lo único que sí hace falta.

Error #4: Incluir el trayecto domicilio-trabajo como dieta exenta

Repetimos por su frecuencia: el desplazamiento habitual casa-oficina nunca es una dieta exenta. Ni en coche (0,26€/km), ni en transporte público, ni en ningún otro formato. Es retribución sujeta al 100%.

Error #5: Ignorar el límite de 9 meses en obras o proyectos

El sector más afectado es construcción e instalaciones. Un técnico desplazado a una obra desde marzo de 2025 pierde la exención en diciembre de 2025 (mes 10). Si la gestoría no avisa al cliente en el mes 8, cuando aún hay margen de maniobra, la consecuencia es una liquidación retroactiva de todas las dietas del período excedido. Hablamos de importes de 5.000-15.000€ por trabajador en casos reales.

Error #6: Aplicar exención a dietas de administradores sin relación laboral

La Resolución del TEAC 1475/2024 (enero 2025) unificó criterio: el artículo 9 RIRPF solo aplica a relaciones laborales (dependencia, ajenidad, alteridad). Si el administrador percibe dietas por su condición de tal (relación mercantil), no hay exención. Solo la hay si existe un contrato laboral y las dietas derivan de ese contrato. Esto afecta a la inmensa mayoría de PYMEs españolas con administrador-gerente.

Error #7: Superar los límites sin declarar el exceso

Si un trabajador recibe 70€/día de dieta con pernoctación en España (el límite exento es 53,34€), los primeros 53,34€ son exentos y los 16,66€ restantes son salario sujeto a IRPF y cotización. Muchas nóminas declaran los 70€ como exentos íntegros. La AEAT lo detecta en la declaración informativa y genera un requerimiento.

Error #8: No conservar la documentación durante 4 años

El plazo de prescripción fiscal es de 4 años. Si la AEAT inspecciona el ejercicio 2022 en 2026, la empresa debe tener las hojas de ruta, órdenes de trabajo, registros de kilometraje y relaciones mensuales de gastos de hace cuatro años. Muchas gestorías ni siquiera advierten a sus clientes de esta obligación de conservación.

Error #9: Declarar gastos de representación como dietas

Comidas con clientes, eventos corporativos, invitaciones a proveedores — estos son gastos de representación, no dietas laborales. Tienen un tratamiento fiscal completamente diferente (deducibles en Sociedades, pero sujetos a retención si los percibe el empleado como retribución en especie). Mezclarlos con dietas en la nómina es un error que la inspección detecta de forma inmediata.

5. Las 3 Sentencias de 2025 que Cambian las Reglas del Juego

El año 2025 ha sido especialmente intenso en materia de jurisprudencia sobre dietas. Tres pronunciamientos del Tribunal Supremo y del TEAC han fijado criterios que afectan directamente al trabajo diario de cualquier gestoría laboral.

STS 426/2025 (4 de febrero de 2025): la carga de prueba es del empleador

Esta sentencia ha sido la más comentada. El Tribunal Supremo fijó doctrina clara: cuando la AEAT cuestiona la exención de las dietas, debe dirigirse a la empresa, no al trabajador. Es el empleador quien tiene la obligación de acreditar que las cantidades abonadas responden a desplazamientos reales, con indicación de día, lugar y motivo.

¿Qué implica para la gestoría? Que debes asegurarte de que tus clientes mantienen un registro detallado de todos los desplazamientos de sus empleados. Una relación mensual con nombre del trabajador, fecha, municipio de destino, motivo del desplazamiento e importe abonado. Sin esa relación, las dietas quedan indefensas ante una inspección.

TEAC 1475/2024 (30 de enero de 2025): administradores sin relación laboral, fuera

El TEAC unificó criterio sobre la cuestión más debatida de los últimos años: ¿puede un administrador de sociedad aplicar la exención de dietas del artículo 9 RIRPF?

La respuesta: solo si sus dietas derivan de una relación laboral, no de su condición de administrador (relación mercantil). El TEAC exige que concurran las notas de dependencia, alteridad y ajenidad propias de un contrato de trabajo. Si el administrador cobra dietas «por ser administrador», no hay exención.

STS 3789/2025: sector transporte, no hacen falta tickets de comida

Una empresa de transporte recibió una liquidación de la Seguridad Social por 108.561,24 euros al no presentar tickets de comida de sus conductores. El Tribunal Supremo anuló la liquidación, estableciendo que el sector transporte puede acreditar el derecho a la dieta mediante:

• Registros de tacógrafo
• Datos GPS del vehículo
• Albaranes de entrega
• Hojas de ruta

Lo determinante es probar que el desplazamiento existió y que la cantidad no supera los límites del RIRPF. No hace falta factura de cada comida.

Plan de Control Tributario 2026: dietas bajo la lupa

La Resolución de 11 de marzo de 2026 (BOE) incluye entre las actuaciones prioritarias de la AEAT la vigilancia de «gastos de carácter personal en estructuras empresariales», con mención específica a las dietas y gastos de locomoción. El Plan reitera que la carga de prueba corresponde al empleador y que la AEAT intensificará las comprobaciones en sectores donde el abuso es más frecuente: transporte, construcción, comercio y hostelería.

6. Dietas de Administradores y Socios: La Trampa Fiscal Más Frecuente

Esta sección merece atención especial porque afecta a la mayoría de PYMEs en España y porque el criterio ha cambiado radicalmente con la Resolución del TEAC de enero de 2025.

El doble vínculo: mercantil vs. laboral

Un administrador de una SL puede tener dos relaciones simultáneas con la empresa:

• Relación mercantil: por su cargo de administrador (art. 1 del Estatuto del Trabajador Autónomo + Ley de Sociedades de Capital). Las retribuciones por este concepto tributan como rendimientos del trabajo, pero no les aplica la exención de dietas del art. 9 RIRPF.
• Relación laboral: si además de administrador, la persona trabaja como gerente, director comercial, técnico, etc., con contrato laboral, jornada, funciones distintas a las de administración y sometimiento a las instrucciones del órgano de administración. Las dietas derivadas de esta relación sí están exentas.

Qué exige el TEAC para que la exención sea válida

La Resolución 1475/2024 establece que para aplicar la exención:

1. Debe existir un contrato laboral formal (no basta con un acuerdo verbal o una retribución de administrador)
2. Las funciones laborales deben ser distintas y separables de las funciones de administración
3. Las dietas deben derivar de las funciones laborales, no de las de administración
4. Deben concurrir las notas de dependencia, ajenidad y alteridad

Ejemplo práctico

7. Casos Prácticos con Cálculos Reales

La teoría está clara. Veamos cómo se aplica en cuatro situaciones habituales que gestiona cualquier despacho.

Caso 1: Comercial con visitas semanales

Caso 2: Conductor de mercancías (régimen especial)

Caso 3: Técnico en obra de 10 meses (límite 9 meses superado)

Caso 4: Administrador con y sin contrato laboral

8. Documentación que Debe Mantener la Gestoría para sus Clientes

La STS 426/2025 ha convertido la documentación en el eje central de la defensa ante cualquier inspección. Sin documentación adecuada, las dietas se reclasifican como salario. Así de simple.

Relación mensual detallada por trabajador

La gestoría debería generar (o exigir al cliente que genere) una relación mensual que incluya:

• Nombre y NIF del trabajador
• Fecha de cada desplazamiento
• Municipio de destino
• Motivo del desplazamiento (visita a cliente X, obra Y, formación Z)
• Kilómetros recorridos (si vehículo propio)
• Indicación de pernoctación (sí/no)
• Importe de dieta abonado
• Firma del responsable de la empresa

Justificantes de desplazamiento según sector

Lista de verificación pre-inspección: 15 puntos que verificar

1. Relación mensual de desplazamientos firmada por la empresa
2. Conceptos de dieta y locomoción separados en nómina
3. Importes dentro de los límites legales (o exceso correctamente tributado)
4. Ningún trabajador supera 9 meses en el mismo municipio
5. Los desplazamientos son a municipio distinto del centro de trabajo y residencia
6. Trayecto domicilio-trabajo NO incluido como dieta
7. Dietas de administradores respaldadas por contrato laboral
8. Dietas variables (no fijas mensuales sin documentar)
9. Distinción clara entre dieta y reembolso de gasto
10. Facturas de estancia a nombre de la empresa
11. Kilometraje con indicación de origen-destino y motivo
12. Gastos de representación separados de las dietas
13. Documentación conservada los últimos 4 años
14. Cheque-restaurante no acumulado con dieta del mismo día
15. Conductores: datos tacógrafo/GPS disponibles como justificante

Conservación durante 4 años

El plazo de prescripción fiscal general es de 4 años. Toda la documentación anterior debe conservarse durante ese período. Si la gestoría digitaliza los justificantes, debe garantizar la integridad y accesibilidad de los archivos durante los 4 años completos. Consejo práctico: establece un procedimiento trimestral con tus clientes para recopilar y archivar la documentación de dietas, no esperes al cierre del ejercicio.

Conclusión: 3 Claves para Gestionar Dietas sin Riesgo en 2026

El panorama de las dietas y gastos de locomoción en 2026 se resume en tres ideas fuerza que debes tener presentes cada vez que procesas una nómina:

1. La prueba es de la empresa, no del trabajador. La STS 426/2025 ha cerrado el debate. Tu cliente (la empresa) debe mantener la documentación. Tu trabajo como gestor es asegurarte de que la tiene y de que es suficiente. Si no la tiene, la inspección acabará en liquidación.

2. Los administradores sin contrato laboral no tienen exención. La Resolución TEAC 1475/2024 ha cortado una práctica extendidísima. Revisa la situación de cada administrador de tus clientes PYMEs. Si cobra dietas sin contrato laboral, hay un riesgo fiscal que debes comunicar.

3. La AEAT ha incluido las dietas en su Plan de Control 2026. No es un riesgo teórico. La Resolución de 11 de marzo de 2026 menciona expresamente la comprobación de dietas y gastos de locomoción como área prioritaria. Los sectores más expuestos son transporte, construcción, hostelería y comercio.

Gestionar correctamente las dietas para 50, 100 o 300 clientes es un trabajo que exige precisión normativa, control de plazos (el límite de 9 meses no espera), verificación de importes y documentación constante. Hacerlo manualmente con una hoja de cálculo es posible, pero arriesgado y costoso en tiempo.

Preguntas Frecuentes sobre Dietas y Gastos de Locomoción 2026