Tienes clientes con 10, 12, 15 empleados. Hasta ahora, la prevención de riesgos laborales era, en la práctica, un trámite: documento en el cajón, visita anual del servicio de prevención ajeno, firma y listo. La nueva regulación que entra en vigor el 1 de enero de 2027 convierte ese esquema en papel mojado.
El Anteproyecto de Ley de Reforma de la Prevención de Riesgos Laborales introduce tres cambios que afectan de lleno a la cartera de clientes de cualquier gestoría laboral española: la obligación de evaluar y gestionar los riesgos psicosociales con el mismo rigor que los físicos, la bajada del umbral que activa las obligaciones más exigentes de los 25 a los 10 empleados, y la exigencia de que ciertas evaluaciones se realicen de forma presencial en el puesto de trabajo.
Las cifras que justifican esta reforma son contundentes. En 2024, las bajas por enfermedad mental relacionada con el trabajo alcanzaron las 671.618 incapacidades temporales, un incremento del 176% respecto a 2015 según datos del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones. El coste económico para las empresas supera ya los 1.500 millones de euros anuales en productividad perdida.
Desde el punto de vista de tu despacho, el impacto inmediato es doble. Por un lado, 84.907 empresas del tramo de 10 a 19 empleados —clientes potenciales o reales de cualquier gestoría mediana— quedan directamente afectadas por las nuevas obligaciones. Por otro, las sanciones del régimen establecido en el Real Decreto Legislativo 5/2000 por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) van desde los 45 euros hasta los 983.736 euros por infracción, con un máximo específico de hasta 40.985 euros por trabajador afectado en materia de riesgos psicosociales.
Este artículo te da las herramientas para actuar antes de que entren en vigor las nuevas obligaciones: qué cambia exactamente, qué clientes de tu cartera están en riesgo, cuál es el calendario real para adaptarse y cómo organizar el servicio de prevención sin duplicar trabajo ni disparar costes a tus clientes.
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1. Qué cambia exactamente: los tres pilares de la reforma PRL 2027
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales vigente data de 1995 (Ley 31/1995, de 8 de noviembre). Lleva más de tres décadas sin una reforma de calado. El anteproyecto actualmente en tramitación no es un retoque; es una reescritura de los artículos 16, 34 y 36, con consecuencias directas para la mayoría de empresas del tejido productivo español.
1.1 Riesgos psicosociales: de recomendación a obligación exigible
Hasta ahora, la evaluación de riesgos psicosociales —estrés laboral, carga de trabajo excesiva, acoso, falta de autonomía, conflicto de rol— era una recomendación de las guías técnicas del Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST), no una obligación legal con régimen sancionador específico. A partir del 1 de enero de 2027, el anteproyecto los eleva al mismo nivel que los riesgos físicos, químicos o biológicos.
Esto tiene tres consecuencias prácticas para tus clientes:
- La evaluación de riesgos deberá incluir un apartado específico de factores psicosociales, aplicando metodologías reconocidas (FPSICO del INSST, ISTAS21/CoPsoQ o equivalente validado).
- Cuando se detecten riesgos, la empresa deberá elaborar un plan de acción con medidas correctoras, cronograma y responsables. No basta con anotar el riesgo.
- La Inspección de Trabajo podrá levantar acta de infracción específicamente por ausencia de evaluación psicosocial o por no haber implementado las medidas correctoras en el plazo fijado.
1.2 El nuevo umbral de 10 empleados
Este es el cambio que más cartera va a mover. El anteproyecto fija en 10 trabajadores el umbral a partir del cual se activan las obligaciones más exigentes: designación de trabajador/es responsable/s de PRL, evaluación periódica obligatoria (al menos anual) y plan de emergencia documentado. Actualmente ese umbral estaba en 25 trabajadores para la mayor parte de estas exigencias.
¿Qué significa en números reales? Según datos del Directorio Central de Empresas (DIRCE) del Instituto Nacional de Estadística (INE), hay 84.907 empresas en el tramo de 10 a 19 empleados en España. Una fracción significativa de ellas son o podrían ser clientes de una gestoría laboral mediana. Si tu despacho gestiona 80 clientes y 20 de ellos tienen entre 10 y 24 empleados, la mitad de esos 20 van a necesitar adaptar su sistema de prevención en los próximos seis meses.
1.3 Evaluación presencial obligatoria
El auge del teletrabajo durante y después de la pandemia generó una práctica habitual en muchas empresas: realizar las evaluaciones de riesgos de forma remota, con cuestionarios online y sin visita al puesto. El anteproyecto cierra esa puerta para las evaluaciones iniciales y las revisiones periódicas en puestos de trabajo presencial. La nueva norma exige que el técnico de prevención visite físicamente el centro de trabajo y documente la visita con fecha, firma y metodología aplicada.
Para el trabajo a distancia o en modalidad híbrida, el anteproyecto remite a un protocolo específico que el Ministerio de Trabajo está elaborando en paralelo, pero establece como base que la empresa deberá garantizar que el técnico ha evaluado el entorno real de trabajo, no solo el declarado por el empleado.
2. El régimen sancionador: cuánto se juega realmente tu cliente
La discusión sobre prevención de riesgos laborales suele naufragar cuando el empresario responde: "Llevo veinte años así y nunca ha pasado nada." Ese argumento requiere un complemento: cuánto cuesta cuando pasa algo. Y el régimen sancionador del texto refundido de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto) no deja mucho margen a la complacencia.
2.1 La escala de infracciones LISOS aplicable
| Grado de infracción | Conductas típicas | Sanción mínima | Sanción máxima |
|---|---|---|---|
| Leve | Documentación de evaluación incompleta o desactualizada | 45 € | 2.045 € |
| Grave | Ausencia de evaluación de riesgos psicosociales, falta de plan de emergencia, no designar trabajador responsable | 2.046 € | 40.985 € |
| Muy grave | No adoptar medidas correctoras tras requerimiento de Inspección, situación de riesgo inminente no atendida | 40.986 € | 983.736 € |
La clave que muchos empresarios desconocen: cuando la infracción afecta a varios trabajadores, la sanción puede aplicarse por cada trabajador afectado. Una empresa de 15 empleados sin evaluación psicosocial documentada podría enfrentarse a hasta 40.985 euros multiplicados por 15 si la Inspección de Trabajo califica la infracción en grado grave máximo.
2.2 El coste real de la no prevención para la microempresa
Más allá de las sanciones administrativas, hay un coste directo que se mide en nóminas: el gasto que genera una baja por incapacidad temporal derivada de riesgo psicosocial. Según estimaciones del Observatorio de Salud Mental de España, el coste medio de una baja por ansiedad o depresión laboral —incluyendo sustitución, pérdida de productividad y gestión administrativa— oscila entre los 8.000 y los 10.000 euros anuales por trabajador para una microempresa. Para una empresa de 12 empleados, dos bajas simultáneas por salud mental pueden comprometer directamente la viabilidad del ejercicio.
3. Cronograma real: cuándo entra en vigor cada obligación
El anteproyecto establece un calendario de implantación gradual. No todas las obligaciones entran en vigor simultáneamente el 1 de enero de 2027. Conocer el cronograma es esencial para priorizar qué clientes necesitan actuación urgente y cuáles tienen margen.
| Fecha | Obligación | Empresas afectadas |
|---|---|---|
| 1 enero 2027 | Entrada en vigor general de la norma. Nuevo umbral de 10 empleados activo. Obligación de incluir riesgos psicosociales en toda evaluación de riesgos nueva o revisada. | Todas las empresas con 1+ empleados (escalonado) |
| 1 julio 2027 | Plazo máximo para que las empresas de 10-49 empleados adapten su evaluación de riesgos existente (incluida la parte psicosocial) si fue realizada antes del 1 de enero de 2027. | Empresas 10-49 empleados con evaluación previa |
| 1 enero 2028 | Plazo máximo para que las empresas de 1-9 empleados incorporen la evaluación de riesgos psicosociales en sus documentos de prevención. | Microempresas de 1-9 empleados |
| Desde 1 enero 2027 | La evaluación presencial es obligatoria para cualquier evaluación inicial o revisión completa que se realice a partir de esa fecha, independientemente del tamaño de la empresa. | Todas las empresas |
Nota: El cronograma anterior está basado en el anteproyecto en tramitación. Las fechas pueden modificarse durante el proceso parlamentario. Fuente: texto del Anteproyecto de Ley de Reforma de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, en audiencia pública.
¿Qué significa "adaptar la evaluación existente"?
Muchos de tus clientes tienen una evaluación de riesgos de hace tres o cinco años. La norma no obliga a tirarlo todo y empezar de cero, pero sí exige que, antes de julio de 2027, esa evaluación se complemente con el módulo de riesgos psicosociales y que la próxima revisión se haga de forma presencial. El servicio de prevención ajeno que ya tienen contratado debería encargarse de eso, pero el gestor laboral es quien tiene la visión global del estado documental de cada cliente.
4. Segmentación de cartera: cómo identificar a tus clientes en riesgo
La primera tarea práctica no es redactar un protocolo. Es abrir tu base de datos de clientes y filtrar los que quedan directamente afectados por el nuevo umbral. No todos necesitan el mismo nivel de urgencia ni el mismo tipo de intervención.
4.1 Tres segmentos de actuación
Clientes con 10-24 empleados sin evaluación o con evaluación obsoleta (>3 años)
Máxima urgencia. Necesitan actualización de la evaluación antes de julio de 2027. Son los más vulnerables a una inspección en el primer semestre del año.
Clientes con 10-24 empleados con evaluación reciente (<3 años)
Urgencia media. Necesitan revisar si su evaluación incluye el módulo psicosocial. Si no lo incluye, hay que añadirlo antes de enero de 2027. Coordinar con su SPA.
Clientes con 1-9 empleados
Sin urgencia inmediata. El plazo es enero de 2028. Pero es una oportunidad para revisar la evaluación genérica que muchos tienen desde hace años y que en ningún caso incluye psicosociales.
4.2 La pregunta que debes hacerle a cada cliente del Segmento A
Cuando contactes con un cliente del segmento de máxima urgencia, la información que necesitas es básica pero crítica:
- ¿Tiene contratado un Servicio de Prevención Ajeno (SPA)? La mayoría sí, pero muchos tienen contratos mínimos que no cubren la evaluación psicosocial ni la presencialidad. Revisar el alcance del contrato es el paso cero.
- ¿Cuándo se realizó la última evaluación de riesgos? Si fue hace más de tres años o tras un cambio significativo en la plantilla, probablemente necesita renovación completa.
- ¿Incluye la evaluación alguna referencia a factores psicosociales? La respuesta habitual en empresas de este tamaño es que no. La evaluación típica cubre ergonomía, riesgo eléctrico, incendio y poco más.
- ¿Tiene designado un trabajador responsable de PRL? A partir de enero de 2027, es obligatorio para empresas de 10+ empleados si no cuentan con SPA que cubra la totalidad de las especialidades.
Con esas cuatro preguntas, tienes suficiente para clasificar a cada cliente y saber qué pasos concretos necesita antes del primer trimestre de 2027.
4.3 Sectores con mayor exposición a riesgos psicosociales
No todos los clientes tienen el mismo nivel de exposición. Según la Encuesta Nacional de Condiciones de Trabajo del INSST, los sectores con mayor prevalencia de factores psicosociales de riesgo son los siguientes:
| Sector | Factor psicosocial dominante | Nivel de riesgo estimado |
|---|---|---|
| Sanidad y servicios sociales | Carga emocional, demandas cognitivas | Alto |
| Hostelería y restauración | Jornada irregular, trato con público | Alto |
| Comercio minorista | Ritmo de trabajo, control sobre tareas | Medio-alto |
| Transporte y logística | Trabajo nocturno, aislamiento | Medio-alto |
| Servicios profesionales (asesorías, gestorías) | Plazos, carga de trabajo, responsabilidad | Medio |
| Construcción y manufactura | Demandas físicas + presión temporal | Medio |
5. Qué debe contener la evaluación de riesgos psicosociales (y quién la hace)
Una de las dudas más frecuentes que recibirá tu gestoría en los próximos meses es esta: "Tengo mi evaluación de riesgos actualizada. ¿Qué tengo que hacer?" La respuesta depende de si esa evaluación incluye o no los factores psicosociales con la profundidad que exige el anteproyecto.
5.1 Metodologías reconocidas para la evaluación psicosocial
El anteproyecto no impone una metodología concreta, pero exige que la herramienta utilizada sea técnicamente válida, fiable y reconocida. En la práctica, las metodologías admitidas son las que figuran en el catálogo del INSST:
- FPSICO (INSST): La herramienta de referencia del propio Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo. Evalúa nueve factores: tiempo de trabajo, autonomía, carga de trabajo, demandas psicológicas, variedad y contenido, participación y supervisión, interés por el trabajador y compensación, desempeño de rol y relaciones y apoyo social. Es gratuita y la más recomendada para PYME.
- ISTAS21 / CoPsoQ: Adaptación española del Copenhagen Psychosocial Questionnaire. Más completa y apropiada para empresas medianas y grandes. Requiere participación activa de los representantes de los trabajadores.
- Método Navarra (INSL): Desarrollado por el Instituto Navarro de Salud Laboral. Ágil y adecuado para empresas pequeñas. Evalúa participación, implicación y responsabilidad; formación, información y comunicación; gestión del tiempo; cohesión de grupo; y otros factores individuales.
5.2 Quién puede hacer la evaluación
Aquí está uno de los nudos más complejos para las PYME. La evaluación de riesgos psicosociales, como el resto de la evaluación de riesgos, debe realizarla personal con la titulación técnica de prevención reconocida en el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. Eso significa:
- Técnico Superior en Prevención de Riesgos Laborales con la especialidad de Ergonomía y Psicosociología Aplicada.
- Un Servicio de Prevención Propio (SPP) con esa especialidad cubierta, lo que no es habitual en empresas de 10-50 empleados.
- Un Servicio de Prevención Ajeno (SPA) que cubra expresamente la especialidad de Ergonomía y Psicosociología Aplicada en su contrato con la empresa.
5.3 El papel de los representantes de los trabajadores
El artículo 36 de la Ley 31/1995 y el artículo 34 del anteproyecto refuerzan el papel de los delegados de prevención en el proceso de evaluación psicosocial. En empresas con comité de empresa o delegados de personal, la evaluación psicosocial debe realizarse con su participación activa: desde el diseño del cuestionario hasta la presentación de resultados y el plan de acción. Omitir esta participación puede invalidar la evaluación ante la Inspección de Trabajo y ante un eventual procedimiento judicial.
Tu despacho tiene decenas de clientes. ¿Cuántos tienen evaluación de riesgos actualizada?
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6. Plan de acción para gestorías: protocolo de actuación antes de enero de 2027
No se trata de convertirte en técnico de prevención. La gestoría laboral tiene un papel diferente: informar, coordinar, documentar y asegurarse de que el cliente no queda en situación de incumplimiento por falta de información. Este protocolo de actuación en seis pasos es el que deberías desplegar en los próximos meses.
Auditoría de cartera por número de empleados (julio-agosto 2026)
Extrae de tu sistema de gestión la lista de todos los clientes con su número actual de trabajadores en alta. Clasifícalos en los tres segmentos descritos en la sección 4. Si tu herramienta actual no te permite hacer esto de forma automática, estás perdiendo tiempo en una tarea que debería durar minutos.
Comunicación a clientes del Segmento A (septiembre 2026)
Redacta una comunicación profesional —no alarmista— explicando los cambios normativos, su impacto concreto para su empresa y los pasos que deben dar. Personaliza el número de empleados y la fecha de su última evaluación de riesgos. Esta comunicación debe ir firmada por el despacho y quedar documentada en el expediente del cliente.
Verificación del contrato SPA de cada cliente (octubre 2026)
Para cada cliente del Segmento A, revisa el contrato con su Servicio de Prevención Ajeno. Confirma qué especialidades cubre. Si no incluye Ergonomía y Psicosociología Aplicada, el cliente necesita ampliar el contrato antes de diciembre de 2026 para poder cumplir el plazo de enero de 2027.
Designación del trabajador responsable de PRL (noviembre 2026)
En clientes del Segmento A sin delegado de prevención ni trabajador designado, coordina el proceso de designación. El trabajador designado no necesita ser técnico de prevención, pero sí debe tener formación básica (30 horas) o de nivel intermedio (300 horas) en función de los riesgos del puesto. El SPA puede encargarse de la formación.
Coordinación de la evaluación psicosocial con el SPA (diciembre 2026)
Para los clientes cuya evaluación necesita actualización, coordina con el SPA la visita presencial y la aplicación de la metodología psicosocial. Haz seguimiento de que el SPA entrega el informe con el plan de acción antes del 31 de diciembre de 2026 para los de máxima urgencia, o antes del 30 de junio de 2027 para el resto.
Archivo y seguimiento documental (enero 2027 en adelante)
Una vez completada la evaluación, asegúrate de que la documentación queda archivada: evaluación firmada, plan de acción con cronograma y responsables, actas de información a trabajadores. El artículo 23 de la Ley 31/1995 obliga a conservar esta documentación mientras dure la relación laboral con los trabajadores afectados. Programa revisión anual.
Lista de verificación PRL 2027 por tamaño de empresa
Un documento de verificación estructurado por tramo de empleados para que revises el estado de cada cliente con el SPA. Con las obligaciones de la nueva normativa ordenadas por fecha de entrada en vigor.
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7. El teletrabajo y la evaluación presencial: cómo resolverlo en clientes con equipos híbridos
La obligación de evaluación presencial colisiona con la realidad de muchos clientes: equipos en modalidad híbrida, teletrabajadores habituales, empleados que trabajan desde domicilio tres días a la semana. El anteproyecto reconoce esta realidad pero no la exime de la obligación de evaluación.
7.1 Lo que dice el anteproyecto sobre el teletrabajo
El texto en tramitación establece que, para los trabajadores en modalidad de teletrabajo o trabajo a distancia regulado por la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, la evaluación de riesgos debe contemplar el lugar de trabajo habitual. Esto incluye el domicilio cuando este es el lugar donde se presta el servicio de forma regular.
Sin embargo, reconoce dos vías de cumplimiento:
- Evaluación presencial en domicilio: El técnico de prevención visita el domicilio del trabajador (con su consentimiento expreso). Esta es la opción más completa pero más costosa y logísticamente compleja.
- Evaluación mediante declaración responsable del trabajador + protocolo documental: El trabajador cumplimenta un cuestionario de condiciones del puesto de trabajo a distancia, la empresa verifica que las condiciones son adecuadas y emite una declaración responsable. El técnico valida documentalmente. Esta es la vía que el Ministerio de Trabajo parece dispuesto a regular mediante la orden ministerial complementaria.
Para tus clientes con equipos híbridos, la recomendación práctica es que el SPA incluya en la evaluación un módulo específico de teletrabajo, con cuestionarios individualizados y declaración responsable firmada por cada trabajador a distancia.
7.2 La responsabilidad de la empresa en el domicilio del teletrabajador
Uno de los aspectos más controvertidos del debate sobre PRL y teletrabajo es hasta dónde llega la responsabilidad del empleador en el domicilio del trabajador. La sentencia del Tribunal Supremo STS 444/2026, de 12 de marzo de 2026, sobre accidente laboral en teletrabajo ha reforzado la tesis de que el empleador tiene deberes de prevención activos también en el entorno doméstico cuando este es el lugar de trabajo habitual. Esta línea jurisprudencial anticipa la dirección del anteproyecto: la modalidad de trabajo no exime de las obligaciones preventivas.
Para el gestor laboral, esto tiene una implicación directa: cualquier cliente con teletrabajadores debe tener documentado, como mínimo, el cuestionario de autoevaluación del puesto a distancia y la declaración responsable del trabajador. Si ese documento no existe, hay exposición a responsabilidad tanto administrativa como civil en caso de accidente.
8. Preguntas frecuentes de tus clientes sobre la nueva Ley PRL 2027
Estas son las preguntas que recibirás en los próximos meses. Tenerlas resueltas de antemano ahorra tiempo y refuerza la posición de tu despacho como referente de asesoramiento laboral.
Recursos adicionales para tu gestoría
Si la reforma PRL 2027 es parte de un proceso más amplio de actualización de tu servicio laboral, estos artículos del blog de COPILOT GESTORIA te darán perspectiva sobre las otras normativas laborales que también están impactando en tu cartera de clientes en 2026:
Infarto en Teletrabajo = Accidente Laboral (STS 444/2026)
Por qué el registro de jornada se convierte en tu único blindaje tras esta sentencia.
Registro Jornada Laboral Digital 2026
Cómo preparar a tus clientes PYME antes de las multas de 7.500€.
Despido Colectivo Nulo 2026 (STS 290/2026)
Documentación y plazos que convierten la comunicación tardía en nulidad.
Ley Transparencia Salarial Junio 2026
Auditoría retributiva obligatoria en empresas de 50+ empleados.
Conclusión: la prevención de riesgos laborales pasa de trámite a servicio
La reforma PRL 2027 no es una novedad normativa más que se suma al ruido. Es un reajuste estructural que eleva la prevención de riesgos laborales —y en particular los riesgos psicosociales— a la misma categoría de obligación exigible que el IVA o las cotizaciones a la Seguridad Social.
Para el gestor laboral, esto supone una oportunidad concreta: el cliente que hoy solo te pide nóminas y contratos necesita ahora también que alguien le guíe en la adaptación preventiva. Quien ocupe ese espacio de asesoramiento global será más difícil de sustituir. Quien no lo ocupe, asume el riesgo de que el cliente perciba que la gestoría solo hace las gestiones básicas.
El camino práctico es claro. Antes de septiembre de 2026: segmenta tu cartera. Antes de octubre: comunica y coordina con los clientes de máxima urgencia. Antes de diciembre: verifica que sus contratos de SPA cubren la evaluación psicosocial presencial. Antes de enero de 2027: cierra el expediente documental de cada cliente afectado.
Las cifras que justifican la urgencia de este trabajo son las mismas que deben justificarlo ante el empresario que te pregunte si realmente merece la pena: 671.618 bajas por salud mental en 2024, un coste de 8.000-10.000 euros anuales por trabajador en baja, y sanciones que pueden alcanzar los 40.985 euros por trabajador afectado. El argumento no necesita adornos.
Si quieres saber cómo COPILOT GESTORIA puede ayudarte a gestionar este proceso de manera ordenada —segmentando tu cartera, programando alertas normativas y manteniendo el registro de estado de cumplimiento laboral de cada cliente—, puedes probarlo sin coste durante 30 días.
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Referencias normativas
- Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (BOE núm. 269, de 10 de noviembre de 1995). Artículos 16, 23, 30, 34, 36.
- Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Artículos 11, 12 y 13.
- Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia. Artículos 16 y 17 sobre prevención de riesgos en trabajo a distancia.
- Anteproyecto de Ley de Reforma de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (en tramitación, Ministerio de Trabajo y Economía Social, 2026). Texto en audiencia pública disponible en el portal de transparencia del Gobierno.
- Encuesta Nacional de Condiciones de Trabajo (INSST, edición 2024). Factores psicosociales en el trabajo.
- Estadística de Incapacidad Temporal. Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones (datos 2024): 671.618 bajas por problemas de salud mental relacionados con el trabajo.
- STS 444/2026, de 12 de marzo de 2026. Sala de lo Social del Tribunal Supremo. Accidente de trabajo en modalidad de teletrabajo.
- Sede electrónica de la AEAT — referencia para trámites de cumplimiento fiscal complementarios.
