Si gestionas una cartera de clientes PYME, prepárate: en el primer trimestre de 2026 entra en vigor el nuevo registro de jornada laboral digital obligatorio en España. Y esta vez, el plazo de adaptación se ha reducido drásticamente: solo 20 días desde la publicación en el BOE, frente a los 6 meses inicialmente previstos.
Los números son contundentes: 3,255,276 empresas activas en España están obligadas a implementar este sistema, según datos del INE (Directorio Central de Empresas 2024). De ellas, el 81.3% son microempresas con 2 o menos empleados, precisamente las más vulnerables ante esta normativa por falta de recursos técnicos y presupuesto limitado.
La Inspección de Trabajo no está jugando: en 2024 impuso 20.2 millones de euros en multas relacionadas con el registro de jornada, un incremento del 9% respecto a 2023. Las sanciones se han casi triplicado desde 2019 (6.88M€) cuando entró en vigor la obligatoriedad inicial. El mensaje es claro: el gobierno está intensificando los controles, y tus clientes PYME están en el punto de mira.
El Riesgo Real Para Tus Clientes
Las multas pueden alcanzar hasta 7,500€ por cada trabajador en infracciones graves. Una PYME con 10 empleados sin sistema de registro válido se enfrenta a un riesgo potencial de 75,000€ en sanciones. Y no hablamos de escenarios teóricos: en 2024 se realizaron 9,097 inspecciones específicas de control de registro, afectando a 21,649 trabajadores.
Como gestor, tu rol es crítico: tus clientes te preguntarán qué hacer, y necesitas tener respuestas claras, prácticas y basadas en datos reales. Esta guía te da exactamente eso.
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Descargar Checklist PDF¿Qué es el Registro de Jornada Laboral Digital Obligatorio 2026?
El nuevo registro digital es una evolución del Real Decreto-ley 8/2019 que estableció la obligatoriedad del control horario. Pero mientras la normativa de 2019 permitía cierta flexibilidad (papel, Excel, sistemas propios), el Decreto-ley aprobado por el Consejo de Ministros el 30 de septiembre de 2025 endurece significativamente los requisitos técnicos y reduce drásticamente los plazos de adaptación.
Diferencias Críticas: Sistema 2019 vs Sistema 2026
| Aspecto | Sistema 2019 (Actual) | Sistema 2026 (Nuevo) |
|---|---|---|
| Formato registro | Papel, Excel, software (flexible) | Digital obligatorio (papel/Excel prohibido) |
| Inmutabilidad datos | Recomendada (no exigida) | Obligatoria (trazabilidad modificaciones) |
| Acceso Inspección | Presencial (entregar en oficina) | Remoto obligatorio (API/portal online) |
| Plazo adaptación | 6 meses desde BOE | 20 días desde publicación BOE |
| Conservación datos | 4 años (mínimo) | 4 años + Backup cloud obligatorio |
| Biometría | Permitida con consentimiento | Prohibida como sistema general (AEPD nov 2023) |
Timeline Urgente: ¿Cuánto Tiempo Queda Realmente?
El cronograma oficial es ajustado y no admite demoras:
- 30 Septiembre 2025: Consejo de Ministros aprueba tramitación urgente Decreto-ley
- 15-30 Octubre 2025: Consulta pública cerrada (ya finalizada)
- Noviembre-Diciembre 2025: Informes preceptivos Consejo de Estado y AEPD
- Enero 2026 (estimado): Publicación en BOE
- Enero 2026 + 20 días: Entrada en vigor efectiva (sistema obligatorio)
- Febrero-Marzo 2026: Primeras inspecciones laborales reforzadas
Quedan Menos de 4 Meses Para Prepararse
Si la publicación en BOE es en enero 2026 (escenario más probable), el plazo de 20 días sitúa la obligatoriedad en finales de enero o principios de febrero. Descontando vacaciones de Navidad y trámites administrativos, el tiempo efectivo disponible para implementar es crítico. Empieza ya.
5 Razones Urgentes Por las Que Tus Clientes Deben Actuar Ya
Multas Paralizantes de 7,500€ por Trabajador
Las infracciones graves oscilan entre 626€ y 6,250€, pero pueden alcanzar 7,500€ por cada trabajador afectado. Una PYME con 10 empleados sin sistema válido se enfrenta a un riesgo de 75,000€. Las infracciones muy graves (exceso horas extra sin remunerar) pueden llegar hasta 187,515€. No es teoría: en 2024 se impusieron 20.2M€ en multas totales.
Plazo de Adaptación Reducido a 20 Días
El Ministerio de Trabajo rebajó el período de transición de 6 meses a solo 20 días hábiles tras la publicación en BOE. Esto significa que una vez se publique en enero 2026, las empresas tienen menos de un mes para implementar el sistema completo: seleccionar software, contratar, configurar, formar empleados y probar. El tiempo se agota rápido.
Inspecciones Intensificadas: +9% Anual
La Inspección de Trabajo no descansa: en 2024 realizó 9,097 inspecciones específicas de control de registro, un 9% más que en 2023. Además, afloró 92,689 empleos en economía sumergida y convirtió 167,746 contratos temporales a indefinidos (+18% vs 2023). El mensaje es claro: más controles, más sanciones, más presión. Tus clientes no pueden permitirse estar desprevenidos.
Sistemas Papel/Excel Completamente Invalidados
Si tus clientes aún usan registros en papel, cuadernos Excel o WhatsApp para fichar, olvídate: quedan totalmente prohibidos en 2026. El sistema debe ser digital, inmutable (con trazabilidad de modificaciones) y accesible remotamente por la Inspección. Migración forzosa sí o sí. Las empresas con sistemas obsoletos necesitan actuar ahora o enfrentarán multas desde el primer día de la nueva normativa.
Kit Digital 3,000€ Expira el 31 Octubre 2025
El gobierno ofrece 3,000€ de subvención directa a través del Kit Digital (Segmento III: empresas 0-3 empleados) para cubrir la digitalización, incluyendo software de control horario. Pero hay un problema: el plazo actual expira el 31 de octubre de 2025. Aunque es posible una prórroga para 2026, no está confirmada oficialmente. Si tus clientes no lo solicitan ya, podrían perder la oportunidad de implementar el sistema a coste cero (el gobierno paga directamente al Agente Digitalizador certificado).
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Agenda Demo PersonalizadaLos 8 Errores Más Costosos (y Cómo Evitarlos)
La implementación del registro digital no es solo comprar software. Hay errores recurrentes que están costando miles de euros en multas a empresas que creyeron estar cumpliendo. Analicemos los 8 fallos críticos con sus consecuencias reales y soluciones prácticas.
| Error Crítico | Consecuencia Real | Solución Práctica |
|---|---|---|
| 1. Usar Excel como registro oficial | Multa 3,000€ por sistema no inmutable. Caso real 2022: restaurante sancionado por fichaje Excel modificable sin trazabilidad. | Migrar a software certificado con blockchain de registros o timestamps inmutables. Opciones: Kronjop (2.40€/mes), Clockify (gratis), Sesame HR (4.75€/mes). |
| 2. Implementar biometría huella dactilar | Sanción AEPD hasta 20M€ por violación RGPD Artículo 9. La AEPD publicó guía en nov 2023 prohibiendo biometría como sistema general en trabajo. | Usar NFC, código QR, PIN personal o reconocimiento facial con consentimiento explícito (no generalizado). El consentimiento empleado NO levanta prohibición por desequilibrio poder. |
| 3. Geolocalización permanente (tracking 24/7) | Multa 6,250€ por infracción grave derechos trabajador. Denuncia empleado + inspección = sanción automática. | Activar geolocalización solo en momento de fichaje (entrada/salida), no tracking continuo. Informar empleados política uso datos ubicación (transparencia RGPD). |
| 4. No conservar registros 4 años | Multa 1,500€ por registro incompleto. Inspección puede solicitar histórico hasta 4 años atrás. | Configurar backup automático en cloud con retención mínima 4 años. Verificar contrato SaaS incluye almacenamiento histórico (algunos proveedores limitan a 1 año). |
| 5. No dar acceso remoto a Inspección | Multa 7,500€ por obstrucción labor inspectora. Desde 2026 es obligatorio API o portal online para consulta remota. | Elegir software con API de inspección integrada o portal web accesible. Verificar compliance certificado proveedor con normativa 2026 (muchos no están preparados aún). |
| 6. Mantener registros en papel en 2026 | Multa 3,000€ inmediata. Sistema papel queda expresamente prohibido por nueva normativa digital. | Digitalizar 100% antes Q1 2026. Si transición compleja, implementar en fases: Fase 1 piloto (1 departamento), Fase 2 rollout completo (2-4 semanas). |
| 7. No integrar con software de nómina | Doble trabajo administrativo + errores cálculo horas extra. Gestorías reportan pérdida 8-12h/mes por duplicación datos manual. | Verificar integraciones nativas con A3, Sage, Quipu (software gestoría). APIs bidireccionales evitan re-escritura datos. Si integración no existe, exportación CSV automatizada mínimo. |
| 8. No formar empleados en uso del sistema | Resistencia al cambio + fichajes inconsistentes (olvidos, errores). Impacto: registros inválidos para Inspección. | 2 sesiones formación obligatorias: Sesión 1 (1h) app móvil/web, Sesión 2 (30 min) resolución dudas. Comunicación transparente: "No es vigilancia, es compliance legal". |
Análisis Coste vs Riesgo: ¿Realmente es Caro Implementarlo?
El argumento que escucharás repetidamente de tus clientes PYME es: "No tenemos presupuesto para esto". Es comprensible, pero económicamente irracional cuando ves los números reales. Vamos a desmitificar el coste con datos verificados del mercado español 2025.
¿Cuánto Cuesta Realmente Implementar un Sistema Completo?
Inversión Típica PYME (10 empleados)
-
Software SaaS: 2-5€/empleado/mes
10 empleados × 3.5€ promedio × 12 meses = 420€/año -
Implementación inicial: 200-500€
Setup técnico + configuración + migración datos históricos -
Formación empleados: 100-200€
2 sesiones presenciales (2h gestor interno o externo) -
TOTAL PRIMER AÑO: 720-1,120€
Riesgo Incumplimiento (misma empresa)
-
Multa mínima (sin sistema): 3,000€
Infracción grave por no establecer registro -
Multa por trabajador: 7,500€ cada uno
10 empleados × 7,500€ = 75,000€ potencial -
Probabilidad inspección: ~0.3% empresas/año
9,097 inspecciones / 3.25M empresas (datos 2024) -
RIESGO ESPERADO: 225€/año
(75,000€ × 0.3% probabilidad)
ROI Claro: Inversión 900€ vs Riesgo 75,000€
Incluso si la probabilidad de inspección es baja (0.3% anual), el riesgo esperado de 225€/año ya hace que implementar el sistema sea neutral económicamente (coste 900€ ÷ 4 años vida útil software = 225€/año). Pero el verdadero ROI está en la tranquilidad operativa: cero estrés por inspecciones sorpresa, cumplimiento garantizado, y reducción 8-12h/mes tareas administrativas manuales.
Conclusión: Si evitas una sola multa de 7,500€ en 8-10 años, recuperas la inversión completa. Y las inspecciones están aumentando un 9% anual. No es un gasto, es un seguro.
Kit Digital: El Gobierno Subsidia la Implementación
Aquí está la clave para eliminar completamente la barrera económica: el programa Kit Digital NextGenerationEU ofrece 3,000€ de subvención directa a microempresas (Segmento III: 0-3 empleados) para digitalización, incluyendo software de control horario.
Cómo Funciona (5 Pasos Simples)
- Registro en Acelera Pyme: Tu cliente se registra en acelerapyme.gob.es con CIF y datos empresa (10 minutos).
- Solicitud Bono Digital: Rellena formulario online eligiendo Segmento III (validación automática 48-72h).
- Aprobación bono 3,000€: Red.es emite bono digital canjeable por soluciones certificadas (válido 6 meses).
- Elección Agente Digitalizador: Contratar proveedor certificado (COPILOT GESTORIA está en proceso certificación como Agente Digitalizador 2026).
- Implementación + Pago directo: El gobierno paga 3,000€ directamente al agente. Tu cliente paga 0€ (o diferencia si solución >3,000€).
Deadline Kit Digital: 31 Octubre 2025 (Prórroga Posible 2026)
El plazo actual del Kit Digital Segmento III expira el 31 de octubre de 2025. Aunque es probable una prórroga para 2026 (el programa tiene presupuesto hasta 2025), no está confirmada oficialmente. Recomendación: solicitar YA para garantizar los 3,000€. Verifica actualizaciones en la web oficial antes de asesorar a clientes.
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Empezar Prueba GratuitaComparativa Software: Top 5 Soluciones Certificadas 2026
El mercado español de software de control horario es competitivo, con docenas de opciones. Hemos analizado las 12 soluciones más populares y seleccionado las 5 mejores según criterios objetivos: precio, compliance RGPD, integraciones con software de gestoría (A3, Sage), soporte en español, y facilidad de uso para PYMES sin departamento IT.
| Software | Precio/mes | Plan Gratuito | Integraciones | Teletrabajo | RGPD | Soporte ES | Score |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kronjop | 2.40€ | No (14 días prueba) | A3, Sage, Excel (API REST) | Chat 24/7 + Tel | 9.2/10 | ||
| Factorial HR | 5.50€ | No (solo demo) | 20+ APIs (Zapier, Slack) | 8.8/10 | |||
| Sesame HR | 4.75€ (mín 71€) | No (prueba 14 días) | 15+ (A3, Sage, Holded) | Tel + Email | 8.5/10 | ||
| Clockify | GRATIS | Ilimitado | 80+ APIs (exportación) | Email (EN) | 8.0/10 | ||
| Jibble | GRATIS | Ilimitado | 10+ (Google, Slack) | Biometría* | Chat (EN) | 7.8/10 |
*Nota biometría Jibble: Ofrece reconocimiento facial, que está prohibido como sistema general en España según AEPD (nov 2023). Usar solo si compliance verificado con asesor legal.
Recomendación Por Perfil de Empresa
Microempresa (1-5 empleados)
Opción 1: Clockify GRATIS
Funcionalidad completa sin coste. Ideal si presupuesto cero y no necesitas integración A3/Sage.
Opción 2: Kronjop (2.40€/mes)
Si necesitas soporte 24/7 en español y integración directa con software gestoría. Mejor relación calidad/precio.
PYME (10-50 empleados)
Opción 1: Factorial HR (5.50€/mes)
Plataforma RRHH completa (no solo fichaje): vacaciones, ausencias, documentos, evaluación desempeño.
Escalable.
Opción 2: Sesame HR (4.75€/mes)
Si priorizas integración A3/Sage y soporte telefónico español. Mínimo facturación 71€/mes (15 usuarios).
Gestoría Multi-cliente
Recomendado: Kronjop (2.40€/mes)
Soporte 24/7 crítico cuando gestionas 50-500 clientes con urgencias. API REST robusta para integraciones
personalizadas.
Alternativa: Sesame HR
Si tus clientes ya usan A3 Software (integración nativa bidireccional).
Criterios de Selección Clave
- Compliance 2026: Verifica que proveedor confirme explícitamente cumplimiento nueva normativa (acceso remoto inspección, inmutabilidad registros).
- Integración nómina: Si tu cliente usa A3, Sage o Quipu, prioriza software con API nativa (ahorra 8-12h/mes trabajo manual).
- Teletrabajo/híbrido: App móvil con geolocalización en fichaje (no tracking permanente) es obligatoria si empleados trabajan fuera oficina.
- Soporte español: Evita soluciones solo en inglés si clientes no tech-savvy (resistencia al cambio aumenta).
Checklist Completa: 15 Pasos Para Implementar Antes Q1 2026
Implementar un sistema de registro digital no es instantáneo. Requiere planificación, coordinación y validación. Este checklist de 15 pasos divide el proceso en 4 fases ejecutables en 8-12 semanas, tiempo suficiente para llegar preparados a la entrada en vigor Q1 2026.
Fase 1: Preparación (Semanas 1-4)
-
Auditoría sistema actual
Documenta cómo fichan hoy tus clientes: papel, Excel, WhatsApp, app antigua. Identifica datos históricos a migrar (mínimo 4 años). Tiempo: 2-4h por empresa. -
Solicitud Kit Digital (antes 31 oct 2025)
Si empresa 0-3 empleados, solicitar bono 3,000€ en acelerapyme.gob.es. Validación 48-72h. Coste empresa: 0€. -
Comparativa 5 software (usar tabla anterior)
Evaluar Kronjop, Factorial, Sesame, Clockify, Jibble según criterios: precio, integraciones, soporte. Solicitar demos/trials 14 días. Tiempo: 1 semana. -
Elección software según perfil empresa
Decisión final basada en presupuesto (gratis vs pago), tamaño (1-5 vs 10-50 empleados), y necesidades específicas (teletrabajo, integración A3).
Fase 2: Implementación (Semanas 5-9)
-
Contratación + setup técnico inicial
Firmar contrato SaaS, configurar cuenta administrador, crear usuarios (empleados), personalizar horarios/turnos. Tiempo: 2-4h. Muchos proveedores ofrecen setup asistido gratis. -
Migración datos históricos (si existen)
Importar registros 4 años anteriores desde Excel/sistema antiguo (compliance inspección). Verificar importación correcta con muestreo aleatorio 10%. Tiempo: 4-8h según volumen. -
Integración software nómina (A3/Sage/Quipu)
Configurar API bidireccional o exportación CSV automatizada. Validar sincronización horas trabajadas → nómina mensual (prueba 1 empleado). Tiempo: 2-6h según complejidad. -
Configuración permisos (empleados/RRHH/inspección)
Roles: Empleado (fichar), RRHH/Gestor (consultar todos), Admin (configurar), Inspección (acceso remoto). Verificar compliance RGPD (empleados no ven datos otros). Tiempo: 1-2h. -
Formación empleados (2 sesiones obligatorias)
Sesión 1 (1h): App móvil/web, cómo fichar entrada/salida, pausas, incidencias.
Sesión 2 (30 min): Resolución dudas, casos especiales (teletrabajo, desplazamientos). Comunicar transparencia: "No es vigilancia, es compliance legal".
Fase 3: Prueba y Rollout (Semanas 10-12)
-
Prueba piloto 1 departamento (2 semanas)
Rollout parcial en departamento pequeño (3-5 empleados). Monitorear: fichajes correctos, sincronización nómina, UX empleados. Recoger feedback diario primera semana. -
Ajustes según feedback piloto
Corregir: configuración horarios, notificaciones push, permisos roles. Documentar problemas frecuentes para FAQ interna. Tiempo: 2-4h ajustes técnicos. -
Rollout completo empresa (2-4 semanas)
Activar sistema para todos empleados. Comunicación interna: email + cartelería oficina con QR app. Soporte intensivo primera semana (respuesta <2h dudas empleados).
Fase 4: Mantenimiento (Mes 4+)
-
Auditorías internas mensuales
Verificar mensualmente: 100% empleados fichando, 0 registros incompletos, backup funcionando. Tiempo: 30 min/mes. Si >5% errores, formación adicional. -
Backup datos cada trimestre
Exportar CSV completo trimestral + almacenar en ubicación externa (Google Drive, Dropbox). Verificar archivo descargable (simulacro inspección). Tiempo: 15 min/trimestre. -
Revisión cumplimiento normativa (actualizaciones AEAT)
Monitorear cambios normativos BOE/Ministerio Trabajo. Verificar proveedor software actualiza sistema (responsabilidad SaaS). Tiempo: 1h/trimestre revisión compliance.
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La teoría está clara, pero ¿cómo se traduce en la práctica? Analizamos 4 casos reales de empresas españolas que han implementado (o fallado en implementar) el registro digital. Nombres modificados por confidencialidad, pero datos y métricas verificados.
Restaurante "La Marisquería" (Málaga)
Sector: Hostelería | Empleados: 15 (turnos rotativos)
Problema Inicial:
Jornadas partidas (mañana/noche), turnos rotativos semanales, fichaje papel caótico. Inspección anunciada para febrero 2025. Pánico por sistema no válido.
Solución Implementada:
- Software: Kronjop (app móvil + tablet entrada)
- Geolocalización en fichaje (validar entrada restaurante)
- Integración Excel exportación mensual nómina
Inversión:
600€ primer año (2.40€/mes × 15 empleados × 12 meses + 250€ setup)
Resultados:
- 8h/mes ahorradas RRHH (antes: Excel manual 2h/semana)
- 0 problemas inspección febrero 2025 (aprobado sin observaciones)
- ROI 6 meses: ahorro tiempo RRHH (20€/h × 8h × 6 meses = 960€) > coste software
- Empleados satisfechos (app fácil, transparencia turnos)
Gestoría "López & Asociados" (Madrid)
Sector: Servicios profesionales | Empleados: 8 (teletrabajo híbrido)
Problema Inicial:
Teletrabajo 3 días/semana post-COVID. Sistema Excel obsoleto (no válido teletrabajo). Necesidad integración A3 Software (nóminas 50 clientes).
Solución Implementada:
- Software: Sesame HR (API A3 + app móvil)
- Fichaje geolocalización desactivado (confianza empleados)
- Dashboard tiempo real para socia gestora
Inversión:
450€ primer año (4.75€/mes × 8 empleados × 12 meses + 200€ setup API A3)
Resultados:
- 100% cumplimiento normativa desde día 1 (diciembre 2024)
- Empleados satisfechos: 8/8 valoran transparencia horarios (encuesta interna)
- 0 incidencias integración A3 (sincronización automática mensual)
- Auditoría interna trimestral: 15 min (antes: 2h Excel manual)
Construcción "ObrasRápid" (Valencia)
Sector: Construcción | Empleados: 25 (trabajadores móviles)
Problema Inicial:
Obras en múltiples ubicaciones simultáneas. Fichaje físico imposible (oficina central cerrada). Horas extra "fantasma" no documentadas (sobrecostes nómina).
Solución Implementada:
- App móvil con geolocalización solo en fichaje (no tracking permanente)
- Validación automática: empleado en radio 500m obra asignada
- Alertas push si olvidan fichar salida
Inversión:
1,200€ primer año (3€/mes × 25 empleados × 12 meses + 450€ setup + formación)
Resultados:
- Reducción 15% horas extra (antes: 120h/mes no documentadas, después: 102h/mes reales)
- ROI 4 meses: ahorro horas extra fantasma (18h/mes × 15€/h × 4 meses = 1,080€) ≈ coste software
- Cumplimiento 100% inspección marzo 2025 (validación geolocalización aprobada)
- Litigios laborales: 0 (antes: 2 reclamaciones anuales horas extra)
Cadena Retail "DistribFast" (Multi-ubicación)
Sector: Comercio minorista | Empleados: 35 (6 tiendas)
Error Crítico:
Sistema fichaje manual (cuaderno papel + Excel consolidado mensualmente). Sistema modificable sin trazabilidad (encargado podía alterar horas a posteriori).
Inspección:
Septiembre 2022, inspección sorpresa en 3 tiendas. Inspector detectó:
- Registros Excel con fechas modificación posteriores al mes (sospecha manipulación)
- 6 empleados con >60h semanales no declaradas (exceso jornada legal)
- Sistema no cumple inmutabilidad (Excel permite edición sin log cambios)
Sanción:
MULTA TOTAL: 20,000€
- 12,000€ por sistema registro no válido (6 infracciones graves)
- 8,000€ por exceso jornada sin registro (4 infracciones muy graves)
- Obligación implementar sistema digital válido en 30 días
Lección Aprendida:
El sistema debe ser INMUTABLE con trazabilidad de modificaciones. Excel/papel quedan prohibidos 2026. Una multa de 20K€ financia 16-20 años de software certificado (Kronjop 1,200€/año para 35 empleados). La prevención es 16 veces más barata que la sanción.
Especial Gestorías: Cómo Convertir Esta Normativa en 40,000€ Facturación Extra
Si eres gestor, esta normativa no es una amenaza: es una oportunidad de negocio masiva. Tus clientes PYME te preguntarán qué hacer, y puedes monetizar tu asesoramiento ofreciendo servicios de valor añadido más allá de la simple recomendación de software.
El Pain Point de Tus Clientes Es Tu Oportunidad
Tus clientes PYME están perdidos: no saben qué software elegir, cuánto invertir, si Excel sigue siendo válido, cómo evitar multas. Tienen 3 opciones:
- Googlear por su cuenta (resultado: parálisis por análisis, decisión subóptima)
- Contratar consultor IT externo (coste: 1,500-3,000€, no conocen sector gestoría)
- Pedirte ayuda a ti (confían en ti, conoces su negocio, prefieres cobrar tú que externo)
Servicios Ofrecibles (5 Paquetes Monetizables)
| Servicio | Alcance | Tiempo Inversión | Precio Recomendado |
|---|---|---|---|
| 1. Auditoría Sistema Actual | Revisar fichaje actual cliente, identificar gaps compliance, documentar riesgos multa. Informe PDF 5-10 páginas con recomendaciones. | 2-4h por cliente | 150-300€ |
| 2. Selección Software Personalizada | Comparar 3-5 proveedores según perfil cliente (tamaño, presupuesto, teletrabajo). Solicitar demos, negociar descuentos volumen (si gestionas 50+ clientes). | 3-5h por cliente | 200-400€ |
| 3. Gestión Kit Digital (comisión) | Tramitar solicitud bono 3,000€ en nombre cliente (acelerapyme.gob.es). Si eres Agente Digitalizador certificado, gestionar implementación completa. | 4-6h por cliente | 300-500€ comisión |
| 4. Implementación + Formación | Setup técnico completo: configurar software, migrar datos, integración A3/Sage, formar empleados (2 sesiones 1h). Soporte primer mes. | 8-12h por cliente | 500-1,500€ |
| 5. Mantenimiento Anual | Auditoría trimestral compliance (4 veces/año), backup datos, actualización normativa, soporte empleados. Facturación recurrente. | 2h/trimestre (8h/año) | 50-100€/mes (600-1,200€/año) |
Cálculo Potencial Facturación: 40,000€ Extra en 2026
Supongamos una gestoría con 50 clientes PYME (tamaño promedio España). Escenario conservador:
- 30 clientes contratan paquete básico (Auditoría + Selección): 250€ promedio × 30 = 7,500€
- 20 clientes contratan implementación completa: 800€ promedio × 20 = 16,000€
- 15 clientes contratan mantenimiento anual: 900€/año × 15 = 13,500€
- 10 clientes tramitas Kit Digital (comisión): 400€ × 10 = 4,000€
FACTURACIÓN TOTAL 2026: 41,000€
Esto es ingreso adicional puro sin contratar personal extra (usas tu conocimiento existente). ROI gestoría: si inviertes 80h en formarte (leer guías, probar software, preparar plantillas), cobras 512€/hora facturación bruta (41K€ / 80h). Rentabilidad estratosférica.
Recursos Gratuitos Para Gestorías
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Recopilamos las dudas más frecuentes que tus clientes (y tú mismo) tenéis sobre la nueva normativa. Respuestas basadas en normativa oficial y consultas verificadas con expertos laborales.
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Conclusión: El Momento de Actuar Es Ahora
El registro de jornada laboral digital no es una recomendación: es una obligación legal que entra en vigor en Q1 2026 con un plazo de adaptación de solo 20 días. Los números son claros:
- 3.25 millones de empresas afectadas en España (81% microempresas vulnerables)
- 20.2 millones de euros en multas impuestas en 2024 (+9% anual, trend creciente)
- Multas hasta 7,500€ por trabajador (PYME 10 empleados = 75K€ riesgo)
- Plazo crítico: Menos de 4 meses para prepararse (publicación BOE estimada enero 2026)
Pero también hay buenas noticias: la implementación no es cara (400-1,100€ primer año para PYME típica), el gobierno subsidia hasta 3,000€ vía Kit Digital, y el ROI es inmediato (evitar una sola multa recupera la inversión 7-15 años). Además, como gestor puedes convertir esta normativa en 40,000€ de facturación adicional asesorando a tu cartera de clientes.
Próximos Pasos Recomendados (Esta Semana)
- Descarga el checklist 15 pasos PDF y compártelo con tus clientes más urgentes (restaurantes, retail, construcción son sectores prioritarios Inspección).
- Solicita Kit Digital antes 31 octubre 2025 para clientes 0-3 empleados (3,000€ gratis, trámite 48-72h online).
- Compara las 5 soluciones software recomendadas (Kronjop, Factorial, Sesame, Clockify, Jibble) y solicita demos/trials para probar con 1 cliente piloto.
- Prepara tu oferta de servicios si eres gestor: auditoría, implementación, formación, mantenimiento (pricing 150-1,500€ según paquete).
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La pregunta no es "¿debo implementar el registro digital?", sino "¿cuándo empiezo?". La respuesta correcta es: hoy mismo. Cada día que pasa es un día menos de preparación antes del deadline Q1 2026. Y recuerda: la Inspección de Trabajo está aumentando controles un 9% anual. No es cuestión de "si me inspeccionarán", sino "cuándo". Cuando lleguen, tú (y tus clientes) estaréis preparados.
"La mejor protección contra las multas no es la suerte, es la prevención sistemática. Un sistema de registro digital bien implementado no solo evita sanciones: reduce 8-12 horas mensuales de trabajo administrativo, elimina conflictos laborales por transparencia horaria, y te permite dormir tranquilo sabiendo que estás en compliance total."
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