Sanción automática de Hacienda por gastos no justificados: doctrina de la STS 520/2025. Consecuencias y defensa. Guía para gestorías.

Actualizado: 17 de julio de 2026 · Redactado por el equipo de CopilotGestoria con la revisión de asesores fiscales colegiados

Un cliente tuyo recibe una propuesta de sanción porque no pudo justificar un gasto de representación o un gasto de difícil acreditación. La primera reacción, casi automática, es pagar y asumirlo: "si Hacienda dice que no está justificado, es que no está justificado". Pero desde mayo de 2025 esa reacción está incompleta. El Tribunal Supremo ha fijado una doctrina que obliga a la Administración a algo mucho más exigente que "constatar que falta la prueba": tiene que motivar, de forma individualizada, por qué esa conducta concreta es culpable. Y muchas propuestas de sanción — las que se redactan con frases hechas y sin ese análisis — ya no aguantan un recurso bien planteado.

Este artículo explica qué dice exactamente la STS 520/2025, qué cambia (y qué no) para tus clientes, cómo detectar cuándo una sanción es impugnable por falta de motivación, y — el ángulo que casi nadie trata — qué responsabilidad asume tu propia gestoría cuando un cliente es sancionado por un gasto mal documentado que pasó por tus manos.

1. El riesgo no es teórico: así de intensa está la comprobación en 2025-2026

Antes de entrar en la sentencia, conviene dimensionar el problema. Según la nota de prensa oficial del Ministerio de Hacienda y la AEAT (julio de 2026) sobre los resultados de control tributario de 2025, la Agencia realizó 604.000 actuaciones de control, con un importe liquidado de 1.515 millones de euros — un 6,4% más que el ejercicio anterior. En dos años, las comprobaciones han crecido un 12,1% y los importes liquidados un 7,3%.

El dato más relevante para este artículo: las actuaciones de comprobación del Impuesto sobre Sociedades crecieron un 13,6% en 2025 (un 29,3% en dos años), con importes liquidados un 7,9% superiores. Es precisamente el impuesto y el tipo de expediente — gastos de difícil acreditación documental, como los de representación o marketing — sobre el que versa la STS 520/2025.

Según medios especializados en fiscalidad, la AEAT envía anualmente más de 700.000 requerimientos a autónomos y pymes, y sus equipos de inspección visitan más de 45.000 negocios al año. No hace falta que tu cartera de clientes sea grande para que, estadísticamente, varios de ellos reciban una carta este año pidiendo justificar un gasto.

La pregunta que debe hacerse cualquier gestoría no es "¿me tocará un requerimiento?" sino "¿tengo, para cada cliente, el rastro documental que demuestra que hicimos bien nuestro trabajo?". Esa pregunta es la que conecta todo este artículo.

2. ¿Qué es exactamente un "gasto no justificado" y por qué Hacienda sanciona por él?

Un gasto no justificado es aquel del que el contribuyente no ha acreditado, con los medios de prueba exigidos por la ley, que realmente se produjo y que está correlacionado con la actividad económica. No es lo mismo que un "gasto no deducible": ahora mismo lo diferenciamos con detalle, pero primero hay que entender de dónde nace la obligación de probar.

La carga de la prueba: artículos 105 y 106 de la Ley General Tributaria

El artículo 105.1 de la Ley 58/2003 General Tributaria establece la regla general: "en los procedimientos de aplicación de los tributos quien haga valer su derecho deberá probar los hechos constitutivos del mismo". Si tu cliente quiere deducirse un gasto, es él (a través de tu despacho) quien debe demostrar que ese gasto existió, que está vinculado a su actividad y que cumple los requisitos legales. Hacienda no tiene que demostrar que el gasto NO existió; el contribuyente tiene que demostrar que SÍ existió.

El artículo 106.4 de la misma ley añade una regla específica y muy práctica: los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen deben justificarse, de forma prioritaria, mediante factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la operación. Un ticket, un recibo manuscrito o un correo de confirmación no equivalen, por sí solos, a una factura completa. Esta es la base normativa de por qué tantas comprobaciones se centran en pedir facturas y justificantes de pago, no solo apuntes contables.

Los cuatro requisitos clásicos de deducibilidad

Para que un gasto sea fiscalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF de actividades económicas, la doctrina y la normativa (art. 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades y normativa equivalente de IRPF) exigen, de forma acumulativa:

Si falta cualquiera de estos cuatro, Hacienda puede regularizar el gasto (quitarlo de la deducción). Pero — y aquí está el núcleo de la STS 520/2025 — que Hacienda te lo quite no significa automáticamente que además tenga derecho a sancionarte. Son dos decisiones jurídicas distintas, con exigencias probatorias distintas.

Si quieres el catálogo completo de qué gastos son deducibles y cuáles no para tus clientes autónomos, ya tenemos una guía extensa dedicada solo a eso: Gastos Deducibles Autónomos 2026: La Guía Definitiva. Este artículo no repite esa lista — se centra en qué pasa cuando Hacienda decide sancionar, no solo regularizar.

3. La doctrina de la STS 520/2025: qué dice exactamente el Tribunal Supremo

¿Qué dice la STS 520/2025 sobre las sanciones por gastos no justificados? Que la falta de prueba de un gasto no siempre convierte, de forma automática, la conducta del contribuyente en culpable a efectos sancionadores: Hacienda debe motivar de forma individualizada por qué, en ese caso concreto, hubo negligencia o intención de defraudar, y no limitarse a constatar que el gasto no se acreditó.

Ficha técnica de la sentencia

Puedes consultar la jurisprudencia del Tribunal Supremo directamente en el buscador de jurisprudencia del CENDOJ (Consejo General del Poder Judicial) introduciendo el ECLI ES:TS:2025:2016.

La frase doctrinal clave

"La falta de prueba de un gasto cuya deducción se pretende, en el impuesto sobre sociedades, no siempre conduce a calificar la conducta del contribuyente como culpable a efectos sancionadores."

El Tribunal distingue dos planos que hasta ahora muchas propuestas de sanción confundían:

1. Plano fáctico: no se prueba que el gasto existió realmente (en el caso enjuiciado, no se acreditó la entrega efectiva de productos/servicios de marketing a las cadenas de distribución). Esto justifica la regularización del gasto, pero no basta por sí solo para justificar la sanción.
2. Plano jurídico: el gasto existe y está documentado, pero hay dudas razonables sobre si encaja en la norma que permite deducirlo. Aquí opera con más facilidad la exención de responsabilidad del artículo 179.2.d) de la LGT (el contribuyente actuó amparado en una interpretación razonable de la norma).

4. El matiz que casi todo el mundo simplifica mal: en este caso concreto, la sanción se mantuvo

¿Anuló el Tribunal Supremo la sanción del caso que resolvió? No. La desestimó y la mantuvo. Lo que fija es una doctrina general de cara a futuros casos: exige que la Administración motive individualizadamente la culpabilidad, no que renuncie a sancionar cuando falta la prueba de un gasto.

Buena parte del contenido divulgativo que circula sobre esta sentencia titula, sin más matices, que "el Supremo prohíbe las sanciones automáticas de Hacienda". Es una simplificación arriesgada. Lo que ocurrió en el pleito concreto fue lo contrario: el Tribunal consideró que, en ese caso, la falta de acreditación del gasto de marketing no encajaba en el supuesto de "interpretación razonable de la norma" (que sí habría exonerado de sanción), sino en un problema de pura falta de prueba de un hecho — y sobre esa base, validó que la sanción estaba correctamente motivada y la mantuvo.

Dicho de otro modo: la STS 520/2025 no es un salvoconducto. Es una herramienta de defensa que solo funciona cuando la propuesta de sanción de Hacienda tiene un defecto real de motivación. Detectar ese defecto — y no otro — es la habilidad que diferencia a un despacho que gana recursos de uno que los pierde por exceso de optimismo.

5. Lo que cambia para tus clientes (y lo que no cambia en absoluto)

Lo que NO cambia

• La obligación de tu cliente de probar el gasto sigue intacta (art. 105-106 LGT). Si no hay factura completa ni justificante de pago, Hacienda puede seguir regularizando el gasto sin problema.
• El plazo de conservación documental de cuatro años (prescripción fiscal) no se altera.
• Los requisitos de deducibilidad (correlación, justificación, contabilización, imputación temporal) siguen siendo los mismos cuatro de siempre.
• Hacienda sigue pudiendo sancionar cuando motiva bien la culpabilidad — la doctrina no despenaliza nada, exige mejor argumentación por parte de la Administración.

Lo que sí cambia: la exigencia de motivación individualizada

Según recoge la jurisprudencia administrativa reciente (Sala de lo Contencioso, doctrina reiterada y recogida por boletines como La Administración al Día del INAP), en los acuerdos de imposición de sanción "lo que se ve por toda motivación son frases estereotipadas y afirmaciones genéricas, que en absoluto sirven para motivar un acuerdo de imposición de sanción tributaria". Esa es exactamente la práctica que ahora es más vulnerable a un recurso bien planteado.

Hacienda ya no puede limitarse a decir, en esencia, "el contribuyente no ha justificado el gasto, por tanto ha incumplido su obligación y se sanciona". Tiene que explicar, con referencia a los hechos concretos del expediente, por qué esa conducta concreta merece el reproche de culpabilidad (negligencia o dolo), diferenciando ese análisis del simple hecho de la regularización.

Para tus clientes, esto significa que una sanción redactada con fórmulas genéricas — sin analizar su caso particular — tiene ahora más papeletas de caer en un recurso. Pero solo si tú, como gestor, sabes identificar ese defecto de motivación. Vamos con el checklist.

6. "Gasto no justificado" vs. "gasto no deducible": la distinción que todo gestor debe saber explicar

¿Es lo mismo un gasto no justificado que un gasto no deducible? No. Un gasto no justificado es aquel del que falta la prueba documental; un gasto no deducible es aquel que, aunque esté perfectamente probado, la ley excluye expresamente de la deducción (por ejemplo, una multa o un donativo). Confundir ambos conceptos genera fricción innecesaria con el cliente.

Esta distinción es, según el análisis de este artículo, una de las fuentes de fricción más habituales entre gestorías y clientes. La confusión típica es: el cliente recibe una propuesta de regularización (le quitan el gasto de la deducción) y entiende automáticamente que le han "multado". No es así — son dos actos administrativos distintos, con procedimientos y garantías distintas.

Explicarle esta diferencia a un cliente sancionado, con calma y con la sentencia como respaldo, es en sí mismo un valor añadido que refuerza tu posición de asesor de confianza — frente al abogado que solo entra cuando ya hay un pleito.

7. Checklist: cómo detectar una sanción con motivación genérica o estereotipada

¿Cómo saber si una propuesta de sanción de Hacienda es impugnable por falta de motivación? Revisando si el acuerdo se limita a repetir el hecho regularizado sin analizar la conducta subjetiva del contribuyente, sin valorar las circunstancias del caso ni descartar la interpretación razonable de la norma. Estas son las señales de alarma más habituales:

Este checklist es exactamente el tipo de revisión que debería hacerse antes de aconsejar a un cliente si merece la pena recurrir. Recurrir sin este análisis previo — solo invocando "la sentencia del Supremo" de forma genérica — es el error que lleva a perder recursos y a generar falsas expectativas.

8. Cómo defender a un cliente sancionado: plazos y vía de actuación

Cuando un cliente recibe una propuesta de sanción, el margen de reacción es corto. La primera fase es el trámite de alegaciones, con un plazo habitual de 10 a 15 días hábiles desde la notificación (el plazo exacto figura siempre en la propia notificación, hay que verificarlo caso por caso). En esta fase es donde el checklist anterior tiene más valor: si detectas motivación genérica, las alegaciones deben centrarse precisamente en señalar esa carencia, no en repetir argumentos sobre la existencia del gasto que ya se discutieron en la regularización.

Si el acuerdo sancionador se dicta pese a las alegaciones, las siguientes vías son el recurso de reposición o la reclamación económico-administrativa ante el Tribunal Económico-Administrativo correspondiente, y en última instancia la vía contencioso-administrativa. Toda la tramitación y los plazos oficiales pueden consultarse en la Sede Electrónica de la AEAT.

Un elemento práctico importante: en un procedimiento de comprobación limitada, la AEAT tiene límites sobre lo que puede requerir. No puede exigir, con carácter general, la aportación de la contabilidad mercantil completa — sí puede pedir libros registro y facturas. Conocer estos límites evita que tu despacho entregue más documentación de la exigible, lo que en ocasiones perjudica al propio cliente.

Si quieres profundizar en cómo detectar señales de que un cliente está en el radar de Hacienda antes incluso de recibir la carta, tenemos una guía específica: Cómo Detectar y Prevenir una Inspección de Hacienda: 12 Red Flags.

9. El riesgo oculto para la propia gestoría: responsabilidad civil profesional

¿Puede un cliente reclamar directamente a Hacienda si la sanción se debió a un error de su gestoría? No. El cliente sancionado debe pagar (o recurrir) frente a Hacienda como obligado tributario, y solo después — si demuestra que la gestoría actuó por debajo del estándar de diligencia exigible a un profesional — puede reclamar a la gestoría por la vía de la responsabilidad civil.

Este es, según el análisis de contenido existente en el sector, uno de los puntos críticos menos tratados y más relevantes para quien dirige un despacho: Hacienda no distingue entre quién cometió el error. La obligación tributaria es del cliente, y es el cliente quien primero paga (o recurre) la sanción. Solo después, si logra acreditar que tu despacho no aplicó la diligencia esperable — por ejemplo, presentando un gasto de representación sin exigir la factura completa ni el justificante de pago — puede iniciar una reclamación contra la gestoría.

Esto tiene tres implicaciones prácticas directas para tu negocio:

1. Tu seguro de responsabilidad civil profesional cobra más relevancia cuanto más se intensifica el control de la AEAT (recordemos: +13,6% de comprobaciones de Sociedades en 2025).
2. La prueba de tu propia diligencia — qué revisaste, cuándo y con qué resultado — se convierte en tu defensa frente a una reclamación del cliente, exactamente igual que la motivación de culpabilidad es la defensa del cliente frente a Hacienda.
3. La reputación del despacho se juega en cada expediente: una sanción mal gestionada, aunque no derive en reclamación formal, erosiona la confianza y facilita que el cliente se vaya a la competencia.

Dicho de forma directa: automatizar el control documental de cada gasto no es solo un servicio para tu cliente — es la prueba que protege a tu propio despacho el día que alguien pregunte "¿qué revisasteis antes de presentar esto?".

10. Cómo la automatización construye el "rastro de prueba" que exige esta doctrina

La doctrina de la STS 520/2025 pone el foco en algo muy concreto: la prueba del gasto y la motivación de la culpabilidad. Un despacho que gestiona manualmente cientos de facturas de decenas de clientes difícilmente puede garantizar, para cada gasto de difícil justificación, que existe factura completa, justificante de pago y coherencia con la actividad declarada. No por falta de rigor — por pura escala.

Qué aporta un control automático de deducibilidad

Cuando tus clientes suben una factura, el sistema puede validar automáticamente los datos fiscales — NIF del emisor, base imponible, tipo de IVA, retenciones — y detectar de inmediato incoherencias que suelen ser las que después motivan un requerimiento: NIF inválido, IVA que no cuadra con el importe, facturas duplicadas o gastos sin justificante de pago adjunto. Ese control, hecho en el momento de subir el documento, es exactamente el tipo de rastro documental que respalda la posición de tu despacho si Hacienda pregunta después.

Además, un registro de actividad auditable — qué se validó, cuándo, y con qué resultado, por cada cliente — sirve como prueba de la diligencia profesional del despacho. Si algún día un cliente reclama, o Hacienda cuestiona un expediente, tener ese historial documentado marca la diferencia entre "confiamos en que estaba bien" y "podemos demostrar exactamente qué se comprobó".

Detección temprana de riesgo, antes del requerimiento

Más allá de validar cada factura individual, tiene sentido vigilar patrones agregados por cliente: gastos de difícil justificación que se acumulan por encima de lo habitual para su actividad, proveedores recurrentes sin factura completa, o incoherencias entre lo declarado trimestralmente y el resumen anual. Detectar esas señales antes de presentar el modelo — no después de recibir la carta de Hacienda — es la diferencia entre prevenir una sanción y defenderse de ella.

11. Caso práctico: tres perfiles de cliente frente a un gasto cuestionado

Perfil 1 — Autónomo con gastos de dietas y kilometraje

Un autónomo dedica una parte relevante de su facturación a desplazamientos y comidas de trabajo. Si Hacienda requiere justificar esos gastos y el autónomo solo aporta tickets sueltos sin relación con visitas concretas a clientes, el gasto probablemente se regularizará por falta de prueba de la correlación con la actividad. Aquí la clave preventiva es documentar, para cada desplazamiento, el motivo, el cliente visitado y la fecha — no solo guardar el ticket.

Perfil 2 — Pyme con gastos de representación y marketing

Este es, precisamente, el escenario de la STS 520/2025: gastos entregados a distribuidores en concepto de promoción sin acreditar la entrega efectiva. Si tu cliente pyme tiene este tipo de gasto, la defensa pasa por conservar no solo la factura del proveedor del material promocional, sino también evidencia de que el material llegó realmente a su destino (albaranes firmados, correos de confirmación, registro de entregas).

Perfil 3 — Sociedad con gastos de difícil justificación reiterados

Cuando una sociedad presenta, trimestre tras trimestre, un volumen de gastos de difícil justificación desproporcionado respecto a su actividad, el riesgo no es solo la regularización de un gasto puntual, sino que ese patrón repetido se convierta en un factor que la Administración use para argumentar negligencia reiterada — precisamente el tipo de análisis individualizado que exige la STS 520/2025, pero en sentido desfavorable al contribuyente. Aquí la prevención (revisar la coherencia agregada antes de presentar) vale más que la defensa a posteriori.

En los tres perfiles, el denominador común es el mismo: cuanto más completo y ordenado sea el rastro documental desde el origen, menor es tanto el riesgo de que Hacienda regularice el gasto como el riesgo de que, si lo hace, además consiga motivar correctamente una sanción.

12. Contexto normativo: por qué esta doctrina llega en el momento oportuno

El refuerzo de la exigencia de motivación no aparece en el vacío. Según la Resolución del Plan Anual de Control Tributario y Aduanero de la AEAT para 2026 (publicada en el BOE), entre los focos de control declarados están la comprobación de operaciones vinculadas, los ingresos reales frente a estimaciones por módulos, y las bases o cuotas pendientes de compensar ligadas a gastos "efectivamente incurridos" — es decir, exactamente el tipo de expediente donde la prueba documental del gasto es determinante.

Con la Agencia intensificando estos focos y, al mismo tiempo, el Tribunal Supremo exigiendo más rigor en la motivación de las sanciones, el terreno de juego se equilibra: más comprobaciones, pero también más exigencia a la Administración cuando decide sancionar. Para las gestorías, esto se traduce en una ventaja competitiva clara para quienes ya documentan bien desde el origen, y en un riesgo creciente para quienes siguen operando "a bulto".

13. Preguntas frecuentes sobre la STS 520/2025 y las sanciones por gastos no justificados

Conclusión: rigor jurídico y control documental, la mejor defensa

La STS 520/2025 no convierte en indefendibles las sanciones de Hacienda por gastos no justificados, ni las elimina de un plumazo. Lo que hace es elevar el listón de exigencia sobre la Administración: ya no basta con constatar que el gasto no se acreditó, hay que motivar por qué esa conducta concreta es culpable. Es una herramienta de defensa real, pero selectiva — funciona cuando el defecto de motivación existe de verdad, no como argumento universal.

Para tu despacho, esta doctrina tiene dos lecturas complementarias. La primera es defensiva: revisar con rigor cada propuesta de sanción antes de recomendar un recurso, usando el checklist de motivación genérica que hemos repasado. La segunda es preventiva, y probablemente la más rentable a medio plazo: cuanto mejor documentado esté cada gasto desde el momento en que se produce — factura completa, justificante de pago, coherencia con la actividad —, menos margen tiene Hacienda para cuestionarlo, y menos expuesta queda tu propia gestoría frente a una eventual reclamación de responsabilidad civil.

Con más de 604.000 actuaciones de control al año y un crecimiento sostenido de las comprobaciones sobre Sociedades, la pregunta ya no es si alguno de tus clientes recibirá un requerimiento, sino si tu despacho puede demostrar, documento a documento, que hizo su trabajo con la diligencia que la ley — y ahora también el Tribunal Supremo — exige.

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