La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) impuso 242 sanciones en 2024 que suman más de 27 millones de euros, un incremento del 44% respecto a 2023. Las gestorías y asesorías fiscales están en el radar: manejan datos especialmente sensibles (nóminas, declaraciones AEAT, información financiera) y, según estudios del sector, el 80% de los incidentes de seguridad se deben a errores operativos simples, no a ciberataques sofisticados.
En 2025 hemos visto multas millonarias que deberían hacer reflexionar a cualquier gestor: Orange recibió 1.2 millones de euros por no implementar medidas técnicas adecuadas, Generali 5 millones por una fuga de datos que afectó a 1.6 millones de usuarios, y el Grupo Caja Rural acumuló 1.48 millones entre 26 entidades afectadas por una brecha de seguridad. Pero lo más preocupante para las gestorías pequeñas es que una asesoría fue sancionada con 3.000€ por un error tan simple como enviar un correo electrónico con documentación de un cliente equivocado.
El Problema Real de las Gestorías
- 63% de las pymes españolas desconocen el RGPD y solo el 25% tiene un plan de cumplimiento sólido (según IDC Research España y Hiscox)
- 80% de los incidentes de seguridad son por error humano: correos sin CCO, documentos enviados al cliente equivocado, backups USB sin cifrar
- Gestorías manejan datos de categoría especial (Art. 9 RGPD): nóminas con días de baja por salud, declaraciones fiscales con información financiera sensible
- El sector financiero representó el 23% de todas las sanciones RGPD en 2023, con multas superiores a 4.8 millones de euros
En este artículo encontrarás casos reales de multas RGPD 2025, los 7 errores más comunes que cuestan miles de euros a las gestorías, un checklist de 20 puntos críticos de compliance, y el protocolo exacto para notificar una brecha de seguridad en 72 horas a la AEPD. También descubrirás cómo la automatización inteligente puede reducir el riesgo de sanciones hasta en un 95%.
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Los 5 Casos de Multas RGPD 2025 que Toda Gestoría Debe Conocer
Las sanciones RGPD no son exclusivas de grandes corporaciones tecnológicas. En 2025, la AEPD ha intensificado la vigilancia sobre el sector financiero y de servicios profesionales, donde las gestorías ocupan un lugar especialmente sensible. Estos son los cinco casos más relevantes que deberías conocer para entender qué errores evitar:
Caso #1: Generali - 5 Millones de Euros (Mayor Multa España 2025)
La aseguradora italiana Generali recibió la mayor sanción RGPD de España en 2025: 5 millones de euros. La multa se derivó de una fuga de datos en 2022 que comprometió información personal de 1.6 millones de usuarios, incluyendo direcciones, teléfonos, estado civil e incluso IBAN de cuentas bancarias.
Caso #2: Orange - 1.2 Millones de Euros (Artículos 6 y 25 RGPD)
Orange fue sancionada con 1.2 millones de euros por no haber implementado las medidas técnicas adecuadas para prevenir el "SIM Swapping" (suplantación de tarjetas SIM). La AEPD determinó que la empresa incumplió el artículo 6 RGPD (licitud del tratamiento) con 1 millón de euros de multa, y el artículo 25 RGPD (medidas técnicas y organizativas adecuadas) con 200.000 euros adicionales.
Caso #3: Grupo Caja Rural - 1.48 Millones de Euros (26 Entidades Afectadas)
El 12 de diciembre de 2022, los servicios informáticos del Grupo Caja Rural notificaron una brecha de datos personales que inicialmente afectó a 19 entidades del grupo. En días posteriores, otras 7 entidades emitieron notificaciones. La AEPD impuso multas diferenciadas a cada entidad afectada, siendo las más elevadas las de Caja Rural de Jaén, Barcelona y Madrid (500.000€ cada una), sumando un total de 1.481.004 euros.
Caso #4: Asesoría Sancionada con 3.000€ por Correo Electrónico Equivocado
Este es el caso que más debería preocupar a las gestorías pequeñas. Una asesoría fue sancionada con 3.000 euros por un error operativo tan simple como enviar por correo electrónico documentación de un cliente a otro cliente distinto. El afectado había solicitado documentación para trámites ante Hacienda y recibió un archivo PDF con datos personales de otro cliente, vulnerando el deber de confidencialidad.
Caso #5: Guardia Civil - Documentos con Datos Personales en la Basura
Aunque este caso involucra a la Guardia Civil (no una gestoría), es especialmente relevante para el sector. Documentos con datos personales de clientes fueron encontrados en un contenedor de basura sin destruir adecuadamente. La AEPD consideró esto una brecha de seguridad grave por no aplicar medidas técnicas de protección (destrucción segura de documentos en papel).
| Empresa/Entidad | Multa (€) | Artículo RGPD Vulnerado | Error Principal | Lección para Gestorías |
|---|---|---|---|---|
| Generali | 5.000.000€ | Arts. 5, 6, 32 RGPD | Fuga datos 1.6M usuarios (direcciones, teléfonos, IBAN) | Cifrado datos bancarios obligatorio |
| Orange | 1.200.000€ | Arts. 6, 25 RGPD | Medidas técnicas inadecuadas (SIM Swapping) | Protección datos desde diseño (Art.25) |
| Caja Rural Grupo | 1.481.004€ | Arts. 5, 32, 33 RGPD | Brecha datos 26 entidades, notificación tardía | Cada entidad responde individualmente |
| Asesoría (anónima) | 3.000€ | Art. 5 RGPD (confidencialidad) | Correo con datos cliente equivocado | Sistemas prevención errores humanos |
| Guardia Civil | No especificada | Art. 32 RGPD (seguridad) | Documentos en basura sin destruir | Protocolo destrucción segura papel |
Los 7 Errores RGPD que Cuestan Miles de Euros a Gestorías (y Cómo Evitarlos)
Según las guías de la AEPD y el INCIBE, el 80% de los incidentes de seguridad no se deben a ciberataques sofisticados, sino a errores operativos simples. Estos son los siete errores más frecuentes en gestorías que generan sanciones:
Enviar Correo al Cliente Equivocado
Frecuencia: Alta. Ocurre semanalmente en gestorías que procesan >50 clientes.
Sanción: 3.000-10.000€ (infracción grave Art. 5 RGPD - confidencialidad)
Solución: Implementar confirmación doble antes de enviar documentos sensibles. Software con validación automática de destinatarios (ej: "¿Seguro que deseas enviar la declaración IRPF de [Nombre A] a [Email B]?"). Cifrado de adjuntos con contraseña enviada por canal separado.
Backups USB sin Cifrar
Frecuencia: Media-Alta. 40% gestorías pequeñas usan backups USB/discos duros externos sin protección.
Sanción: 20.000-100.000€ (infracción grave Art. 32 RGPD - medidas seguridad)
Solución: Migrar a backups cloud con cifrado AES-256 (AWS S3, Azure Blob Storage, Google Cloud Storage). Si usas dispositivos físicos, utilizar herramientas como BitLocker (Windows) o FileVault (Mac) para cifrado de volúmenes completos.
Datos Antiguos sin Bloquear
Frecuencia: Muy Alta. 70% gestorías no bloquean datos de clientes inactivos >5 años.
Sanción: 10.000-50.000€ (infracción grave Art. 5 RGPD - minimización/limitación plazo)
Solución: Implementar política de bloqueo automático: datos de clientes sin actividad >5 años deben bloquearse (conservar solo para obligaciones legales pero impedir acceso ordinario). Revisar anualmente base datos y bloquear registros antiguos. Documentar criterios de conservación en Registro de Actividades de Tratamiento (RAT).
Contratos Encargado Incompletos
Frecuencia: Muy Alta. 60% gestorías no tienen contratos Art.28 RGPD con CRM, software nóminas, cloud.
Sanción: 40.000-300.000€ (infracción grave Art. 28 RGPD - encargado tratamiento)
Solución: Firmar contratos encargado tratamiento (Art.28 RGPD) con TODOS los proveedores SaaS que procesan datos personales: CRM, software nóminas, contabilidad, email marketing, cloud storage, backups. El contrato debe incluir: cláusulas confidencialidad, obligaciones medidas seguridad, derecho auditoría, notificación brechas.
RAT Desactualizado o Inexistente
Frecuencia: Media. 50% gestorías tienen RAT de 2018 sin actualizar.
Sanción: 40.000-300.000€ (infracción grave Art. 30 RGPD - registro actividades tratamiento)
Solución: Actualizar Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) anualmente. Debe incluir todos los tratamientos de tu gestoría: nóminas empleados clientes, declaraciones AEAT, facturas, contratos laborales, correspondencia. Documentar finalidad, categorías datos, destinatarios, plazos conservación, medidas seguridad.
Correos sin CCO (Exponer Destinatarios)
Frecuencia: Alta. Error frecuente en newsletters gestorías, comunicaciones masivas.
Sanción: 5.000-10.000€ (infracción grave Art. 5 RGPD - confidencialidad)
Solución: Formar al equipo en uso correcto de CCO (copia oculta) para comunicaciones masivas. Mejor aún: utilizar plataformas email marketing profesionales (Mailchimp, Sendinblue) que cumplen RGPD y gestionan listas destinatarios de forma segura. Nunca enviar comunicaciones masivas desde Outlook/Gmail personal.
No Notificar Brecha 72h AEPD
Frecuencia: Media. Muchas gestorías desconocen la obligación o descubren brechas tarde.
Sanción: 100.000-20.000.000€ (infracción MUY GRAVE Art. 72 LOPDGDD)
Solución: Implementar protocolo de respuesta a brechas: detectar brecha → evaluar impacto → notificar AEPD dentro de 72h (Art.33 RGPD) → comunicar afectados si alto riesgo. El plazo de 72 horas incluye fines de semana y festivos. Tener plantilla notificación preparada y designar responsable brecha seguridad.
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- Prevención errores humanos: Validación automática destinatarios correos
- Registro Actividades Tratamiento: Generado automáticamente desde datos procesados
- Contratos encargado integrados: Compliance verificado con todos los proveedores cloud
- Detección brechas tiempo real: Alertas automáticas accesos anómalos
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Doble Rol de Gestorías: Responsable + Encargado de Tratamiento
Una de las particularidades del RGPD para gestorías es que actúan simultáneamente como Responsable del Tratamiento y como Encargado del Tratamiento, dependiendo del tipo de datos que manejen. Esta dualidad genera obligaciones diferenciadas que muchas gestorías pequeñas desconocen.
Responsable del Tratamiento
¿Cuándo eres Responsable?
- Datos de tus propios empleados (nóminas, contratos laborales, formación)
- Datos de gestión interna de clientes (contactos comerciales, facturación propia, contabilidad gestoría)
- Datos de marketing y comunicación (newsletter gestoría, CRM propio, web corporativa)
Obligaciones principales:
- Determinar finalidad y medios del tratamiento
- Garantizar derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación, oposición)
- Notificar brechas AEPD 72h (Art.33 RGPD)
- Mantener Registro Actividades Tratamiento (RAT) actualizado
- Designar DPO si obligatorio (>250 empleados o datos categoría especial gran escala)
Encargado del Tratamiento
¿Cuándo eres Encargado?
- Procesas nóminas de empleados de tus clientes (el cliente es Responsable, tú ejecutas)
- Gestionas declaraciones AEAT por cuenta de clientes (Modelo 303, 111, IRPF)
- Procesas facturas y contabilidad de clientes (el cliente decide, tú procesas)
- Gestionas contratos laborales de empresas clientes
Obligaciones principales:
- Firmar contrato encargado tratamiento (Art.28 RGPD) con cada cliente
- Tratar datos SOLO según instrucciones del Responsable (cliente)
- Implementar medidas seguridad técnicas y organizativas (cifrado, control accesos)
- Notificar brechas al Responsable (cliente) de forma inmediata
- No subcontratar sin autorización escrita del Responsable
Checklist RGPD Compliance para Gestorías (20 Puntos Críticos)
Esta checklist cubre los 20 puntos más críticos de compliance RGPD específicamente adaptados a gestorías y asesorías fiscales. Utilízala para auditar el estado actual de tu gestoría e identificar gaps urgentes.
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Protocolo Brecha Seguridad: Qué Hacer en 72 Horas
El artículo 33 del RGPD establece que cualquier brecha de seguridad que afecte a datos personales debe notificarse a la autoridad de supervisión (AEPD en España) en un plazo máximo de 72 horas desde el momento en que la organización tiene constancia de la brecha. Este plazo incluye horas transcurridas durante fines de semana y días festivos. No notificar en plazo es una infracción muy grave (Art.72 LOPDGDD) con sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.
Cronograma Detallado: Primeras 72 Horas
Hora 0-6: Detección y Contención
- Detectar la brecha: Acceso no autorizado, pérdida dispositivo, correo enviado a destinatarios erróneos, ransomware, fuga datos proveedor cloud
- Activar protocolo respuesta: Designar responsable gestión brecha (DPO si existe, o gerente)
- Contener brecha inmediatamente: Aislar sistemas afectados, cambiar contraseñas comprometidas, desconectar dispositivos infectados, revocar accesos
- Documentar todo: Timestamp detección, cómo se descubrió, acciones inmediatas tomadas, evidencias (logs, capturas pantalla)
Hora 6-24: Evaluación de Impacto
- Cuántos afectados: Número exacto o estimación (ej: "entre 50-100 clientes")
- Qué datos afectados: Categorías datos personales comprometidos (nombres, NIF, direcciones, teléfonos, emails, datos financieros, datos salud)
- Riesgo para derechos y libertades: BAJO (datos públicos), MEDIO (datos contacto), ALTO (datos financieros/salud), MUY ALTO (datos especiales Art.9 sensibles)
- Medidas adoptadas: Contención implementada, pasos recuperación, prevención futuras brechas
- Determinar si notificar AEPD: SI la brecha representa riesgo para derechos afectados (casi siempre SÍ). Solo exentos si riesgo muy bajo y medidas técnicas implementadas (ej: datos cifrados con clave no comprometida)
Hora 24-48: Preparación Notificación AEPD
- Recopilar información obligatoria Art.33 RGPD:
- Descripción naturaleza violación seguridad (qué pasó, cómo, cuándo)
- Nombre y contacto DPO o punto contacto
- Descripción consecuencias probables violación
- Medidas adoptadas o propuestas para poner remedio y mitigar efectos
- Completar formulario notificación: Sede electrónica AEPD (requiere certificado digital o Cl@ve)
- Revisar documentación: Verificar que toda información es precisa antes de enviar (una vez notificado, quedan registradas inconsistencias)
Hora 48-72: Notificación AEPD Oficial
- Enviar notificación AEPD: Antes de cumplirse 72 horas desde detección brecha
- Obtener confirmación: AEPD envía acuse recibo electrónico (guardar como evidencia compliance)
- Si no cumples 72h: Todavía debes notificar, pero indica razones retraso (agravante sanción si retraso injustificado)
- Comunicar afectados SI ALTO RIESGO: Art.34 RGPD obliga comunicar a afectados (email, carta certificada) si brecha representa alto riesgo para sus derechos. Comunicación debe ser clara, lenguaje sencillo, explicar qué pasó y qué deben hacer.
Detección Automática de Brechas en Tiempo Real
COPILOT GESTORIA implementa monitorización continua de accesos anómalos y te alerta automáticamente ante posibles brechas: accesos desde IPs desconocidas, intentos autenticación fallidos repetidos, descarga masiva documentos, modificaciones fuera horario laboral. Reducción 90% tiempo detección vs auditoría manual logs.
- Alertas tiempo real: Email/SMS ante acceso sospechoso
- Audit logs completos: Trazabilidad 100% accesos (quién, cuándo, qué, desde dónde)
- Plantilla notificación AEPD: Pre-rellenada automáticamente con datos brecha
- Compliance Art.33 RGPD: Cumplir 72h con protocolo automatizado
DPO para Gestorías: ¿Obligatorio o Recomendable?
Una de las dudas más frecuentes entre gestorías pequeñas es si están obligadas a designar un Delegado de Protección de Datos (DPO). El artículo 37 del RGPD establece tres supuestos en los que el DPO es obligatorio:
Autoridades Públicas
Si tu gestoría es una entidad pública o realiza funciones públicas, el DPO es siempre obligatorio. No aplica a gestorías privadas.
>250 Empleados
Si tu gestoría tiene más de 250 empleados, el DPO es obligatorio. Esto aplica a muy pocas gestorías (la mayoría son 2-50 empleados).
Datos Categoría Especial Gran Escala
Si procesas datos de categoría especial (Art.9 RGPD) a gran escala: nóminas con días baja salud de >500 empleados clientes, o seguimiento habitual y sistemático personas gran escala.
Coste DPO Externo vs Automatización Compliance
Si tu gestoría decide designar un DPO (obligatorio o voluntario), tienes dos opciones: DPO interno (empleado propio dedicado) o DPO externo (consultoría especializada). Los costes típicos del mercado español son:
| Opción | Coste Anual | Ventajas | Desventajas | Mejor Para |
|---|---|---|---|---|
| DPO Interno | 30.000-50.000€ | Dedicación exclusiva, conocimiento profundo gestoría, disponibilidad inmediata | Coste payroll alto, requiere formación continua, conflicto interés si es empleado con otras funciones | Gestorías >100 empleados |
| DPO Externo | 600-3.600€ | Coste reducido, expertise especializado, sin conflicto interés, flexible (contratar/cancelar) | Dedicación parcial, menos conocimiento interno, disponibilidad limitada | Gestorías 10-100 empleados |
| Software Compliance (ej: CopilotGestoria) | 1.200-2.400€ | Automatización 24/7, compliance proactivo, audit logs automático, sin dependencia persona | No sustituye DPO si obligatorio, requiere configuración inicial, cambio cultural equipo | Gestorías 5-50 empleados SIN obligación DPO |
Conclusión: De la Prevención Reactiva a la Compliance Proactiva
Las 242 sanciones AEPD de 2024 que suman 27 millones de euros demuestran que el RGPD no es una normativa testimonial: se aplica con contundencia creciente (+44% vs 2023). Para las gestorías, la situación es especialmente delicada: manejan datos de categoría especial (nóminas con información salud), datos financieros sensibles (declaraciones AEAT, cuentas bancarias), y el sector financiero representó el 23% de todas las sanciones RGPD en 2023.
Sin embargo, la buena noticia es que el 80% de los incidentes son por errores operativos simples, no por ciberataques sofisticados. Esto significa que la prevención efectiva no requiere inversiones millonarias en ciberseguridad, sino sistemas que eliminen el riesgo de error humano:
Enfoque Reactivo (Riesgo Alto)
- Gestión manual compliance (15-20h/semana tiempo no facturable)
- Correos sin validación destinatarios (riesgo correo equivocado)
- Backups USB sin cifrar (brecha seguridad si pérdida)
- RAT Excel 2018 sin actualizar (sanción 40-300K€)
- Formación equipo inexistente (80% incidentes error humano)
- Protocolo brecha inexistente (incumplimiento 72h AEPD)
- Riesgo multa: 3.000-300.000€ (infracción grave)
Enfoque Proactivo (Riesgo Bajo)
- Automatización compliance (2h/semana revisión supervisión)
- Validación automática destinatarios correos (prevención correo equivocado)
- Cifrado AES-256 automático datos sensibles (compliance Art.32)
- RAT generado automáticamente desde datos procesados (actualizado siempre)
- Formación equipo anual + simulacros trimestrales (reducción 80% incidentes)
- Protocolo brecha con alertas automáticas (cumplimiento 72h garantizado)
- Riesgo multa: <1% (compliance proactivo verificable)
Próximos Pasos Accionables para Tu Gestoría
- Descarga el Checklist RGPD Gestorías 2025 (20 puntos críticos) y audita el estado actual de tu gestoría. Identifica los gaps más urgentes.
- Prioriza las 3 medidas más críticas según tu situación: cifrado backups, contratos encargado tratamiento, RAT actualizado, formación equipo.
- Implementa medidas urgentes en 30 días: Cifrar backups (cloud AES-256), firmar contratos Art.28 con proveedores SaaS principales, actualizar RAT con tratamientos actuales.
- Forma a tu equipo en errores comunes (sesión 2h inicial + recordatorios mensuales): correo equivocado, CCO, destrucción documentos, contraseñas seguras, detección phishing.
- Considera automatización compliance si gestión manual consume >10h/semana: software RGPD con cifrado automático, audit logs, prevención errores humanos, protocolo brecha 72h.
El RGPD no debe verse como una carga burocrática, sino como una oportunidad para profesionalizar tu gestoría y diferenciarte de la competencia. Los clientes cada vez valoran más la seguridad de sus datos: una gestoría con compliance RGPD verificable (certificado ISO 27001, auditorías externas, DPO designado) puede cobrar precios premium y atraer clientes de mayor valor.
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