María abrió el requerimiento de la AEAT con las manos temblorosas: €600 de multa por presentar el Modelo 111 solo 2 días tarde. Su gestoría llevaba 15 años sin problemas, pero un simple error en las retenciones IRPF le costó más que todo lo que había cobrado ese mes a su cliente.
No está sola. Según datos del INE 2024, 955,079 empresas españolas con 1-2 empleados están obligadas a presentar el Modelo 111 cada trimestre. De ellas, el 43% comete errores críticos que generan sanciones entre €150 y €6,000, especialmente en la confusión entre retenciones del 15%, 19% y 35%.
El Problema Real del Modelo 111 en 2025
- Confusión generalizada: 80% gestorías no saben cuándo aplicar 15%, 19% o 35% en retenciones IRPF
- Descuadres mortales: Modelo 111 vs 190 no coinciden → requerimiento AEAT automático + 5-8 horas reconciliación
- Sanciones ocultas: No presentar aunque sea €0 → multa mínima €150 (error TOP 1 nuevos autónomos)
- Proceso manual lento: 68% gestorías dedican 3-5 horas/trimestre procesando retenciones manualmente
Esta guía completa te enseñará las 7 retenciones IRPF que Hacienda vigila como un halcón, con casos prácticos reales, calculadora interactiva, y una estrategia para automatizar el proceso que ahorra 95% del tiempo. Al final, sabrás exactamente:
¿Qué es el Modelo 111 y Quién DEBE Presentarlo?
El Modelo 111 es la declaración trimestral de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF que las empresas y autónomos deben presentar a la AEAT cuando pagan rendimientos del trabajo o actividades económicas. Es el "hermano pequeño" del Modelo 190 (resumen anual), pero con una frecuencia que multiplica las oportunidades de error.
Definición Oficial AEAT
"Declaración trimestral informativa de retenciones e ingresos a cuenta practicados sobre los rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios y determinadas imputaciones de renta." - Agencia Tributaria, Modelo 111
¿Quién está OBLIGADO a presentar el Modelo 111?
Según la normativa vigente 2025, están obligados a presentar el Modelo 111:
| Obligado Tributario | Ejemplo | Periodicidad |
|---|---|---|
| Empresas con empleados | SL con 3 trabajadores con nómina | Trimestral (general) |
| Autónomos con trabajadores | Fontanero autónomo con 1 ayudante | Trimestral |
| Empresas que pagan profesionales | Agencia marketing paga diseñador freelance | Trimestral |
| Comunidades de propietarios | Comunidad paga conserje/administrador | Trimestral |
| Grandes empresas (>6M€ presupuesto) | SL factura 8M€ con 50 empleados | Mensual (excepcional) |
Error Crítico #1: No presentar aunque sea €0
Aunque en un trimestre NO hayas practicado retenciones (ej: empleado de baja 3 meses), DEBES presentar el Modelo 111 en ceros (declaración negativa). No presentar → multa mínima €150.
Fuente: LGT artículo 198 - Infracción tributaria por no presentar declaraciones informativas
Plazos de Presentación 2025
El Modelo 111 se presenta dentro de los 20 primeros días naturales del mes siguiente al trimestre finalizado:
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Las 7 Retenciones IRPF que Hacienda Vigila Como un Halcón
La AEAT controla especialmente estas 7 categorías de retenciones IRPF. Conocer cuál aplicar en cada caso es la diferencia entre una declaración perfecta y una sanción de €150-€6,000.
1 Rendimientos del Trabajo (Variable 19%-47%)
Aplica a empleados con nómina (contratos laborales, no autónomos). La retención es progresiva según tramos de ingresos brutos anuales:
| Tramo Ingresos Anuales | % Retención Estatal | Ejemplo Práctico |
|---|---|---|
| Hasta €12,450 | 19% | Empleado cobra €12k/año → retención 19% |
| €12,450 - €20,200 | 24% | Empleado cobra €18k/año → retención 24% |
| €20,200 - €35,200 | 30% | Empleado cobra €28k/año → retención 30% |
| €35,200 - €60,000 | 37% | Empleado cobra €45k/año → retención 37% |
| €60,000 - €300,000 | 45% | Empleado cobra €120k/año → retención 45% |
| Más de €300,000 | 47% | Empleado cobra €400k/año → retención 47% |
Caso Práctico Real: Empresa con 3 Empleados
Gestoría López S.L. tiene 3 empleados con nóminas mensuales de €2,000 cada uno (€24,000 bruto anual). Según la tabla AEAT 2025:
- Ingresos anuales: €24,000 (tramo €20,200 - €35,200)
- % Retención aplicable: 30%
- Retención mensual por empleado: €2,000 × 30% = €600
- Total trimestral: €600/mes × 3 meses × 3 empleados = €5,400
Casilla Modelo 111: Casilla 01 (nº perceptores) = 3 | Casilla 02 (base retenciones) = €18,000 | Casilla 03 (retenciones) = €5,400
2 Actividades Profesionales (15% fijo)
Aplica a autónomos profesionales que emiten facturas con retención IRPF. Incluye:
- Abogados, procuradores
- Diseñadores, programadores
- Médicos, psicólogos (consulta privada)
- Consultores, asesores
- Arquitectos, ingenieros
- Artistas, periodistas freelance
Caso Práctico Real: Agencia Marketing Paga Diseñador Freelance
Agencia Digital S.L. contrata a un diseñador gráfico autónomo que factura €5,000 por un proyecto en junio 2025:
- Importe factura (base imponible): €5,000
- IVA 21%: €1,050
- Retención IRPF 15%: €5,000 × 15% = -€750
- Total a pagar al diseñador: €5,000 + €1,050 - €750 = €5,300
- Total a ingresar AEAT (por agencia): IVA €1,050 + Retención €750
Casilla Modelo 111 (2T 2025): Casilla 07 (nº perceptores profesionales) = 1 | Casilla 08 (base) = €5,000 | Casilla 09 (retenciones) = €750
3 Nuevos Profesionales (7% reducido - Primeros 3 años)
Beneficio fiscal para profesionales autónomos de nueva creación. Requisitos:
Caso Práctico Real: Diseñador Gráfico Año 1
Laura se da de alta como diseñadora gráfica autónoma en enero 2025 (primera actividad profesional). En marzo factura €3,000 a una empresa:
- Importe factura: €3,000
- IVA 21%: €630
- Retención IRPF 7% (nuevo profesional): €3,000 × 7% = -€210
- Total a cobrar: €3,000 + €630 - €210 = €3,420
4 Capital Mobiliario (19% - Alquileres inmuebles urbanos)
Aplica a alquileres de locales comerciales y oficinas (NO vivienda habitual). El arrendador debe aplicar 19% de retención sobre la renta mensual:
Caso Práctico Real: Alquiler Oficina
Inmobiliaria Pérez S.L. alquila una oficina a una empresa por €800/mes:
- Renta mensual: €800
- Retención IRPF 19%: €800 × 19% = €152
- Total a pagar al propietario: €800 - €152 = €648
- Retención trimestral: €152/mes × 3 meses = €456
Importante: El arrendatario (empresa que alquila) actúa como retenedor y DEBE declarar estos €456 en el Modelo 111 cada trimestre.
5 Actividades Agrícolas y Ganaderas (2% - 1% según tipo)
Retención reducida para sector primario. Aplica a:
- Producción agrícola y forestal
- Ganadería independiente
- Actividades forestales específicas
- Ganadería en régimen especial
6 Administradores Sociedades (19% vs 35% - La más confusa)
Esta es la retención que genera MÁS dudas en gestorías. El porcentaje depende de la facturación de la sociedad, NO del importe pagado al administrador:
Árbol de Decisión: ¿19% o 35%?
- Facturación sociedad <€100,000/año
- Administrador es persona física
- Funciones dirección/gerencia
- Facturación sociedad >€100,000/año
- Consejeros sociedades
- Retribuciones altas
Caso Práctico Real: Administrador SL €80k Facturación
Pinturas García S.L. factura €80,000/año. El administrador cobra €30,000 anuales:
- Facturación sociedad: €80,000 (<€100k → aplica 19%)
- Retribución anual administrador: €30,000
- Retención IRPF 19%: €30,000 × 19% = €5,700/año
- Retención trimestral: €5,700 / 4 = €1,425
7 Pagos en Especie (Retribución no dineraria)
Cuando una empresa paga a trabajadores o profesionales con bienes/servicios en lugar de dinero, DEBE declarar el valor como retribución en especie y practicar ingresos a cuenta:
| Tipo Retribución Especie | Casilla Modelo 111 | Observaciones |
|---|---|---|
| Rendimientos trabajo (empleados) | Casilla 04-06 | Ingresos a cuenta casilla 06 |
| Actividades económicas (profesionales) | Casilla 10-12 | Ingresos a cuenta casilla 12 |
Caso Práctico Real: Director con Coche Empresa + Seguro Médico
Construcciones Martín S.L. retribuye a su director con:
- Seguro médico anual: €1,200 (valor factura aseguradora)
- Vehículo empresa: Valorado €3,000/año según tablas AEAT
- Total retribución especie: €4,200/año
- Ingreso a cuenta (tipo medio 24%): €4,200 × 24% = €1,008
Casilla Modelo 111 trimestral: Casilla 05 (retribuciones especie) = €1,050 | Casilla 06 (ingresos a cuenta) = €252 (€1,008/4 trimestres)
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- ✅ Detección automática tipo profesional vs trabajo vs administrador
- ✅ Validación AEAT de NIF, importes y coherencia fiscal
- ✅ Exportación ISO-8859-1 formato oficial presentación telemática
- ✅ Alertas descuadres 111 vs 190 antes de presentar
Cómo Rellenar el Modelo 111 Paso a Paso (2025)
Presentar el Modelo 111 por primera vez puede parecer complejo. Esta guía paso a paso con screenshots actualizados de la Sede Electrónica AEAT 2025 te muestra exactamente qué hacer:
Acceso Sede Electrónica
Accede a sede.agenciatributaria.gob.es con certificado digital o Cl@ve PIN. Busca "Modelo 111" en el buscador superior.
Datos Identificativos
Completa NIF, razón social, ejercicio fiscal (2025) y periodo devengo (1T, 2T, 3T, 4T). El sistema auto-rellena si ya presentaste antes.
Liquidación Casillas
Completa casillas 01-06 (rendimientos trabajo) y 07-12 (actividades económicas profesionales). Incluye número perceptores, bases y retenciones.
Desglose Casillas Modelo 111 (Las 12 casillas clave)
Rendimientos Trabajo (Empleados)
- Casilla 01: Nº perceptores (empleados con nómina)
- Casilla 02: Base retenciones (suma nóminas brutas)
- Casilla 03: Retenciones practicadas (ingreso AEAT)
- Casilla 04: Nº perceptores retribuciones especie
- Casilla 05: Valor retribuciones especie
- Casilla 06: Ingresos a cuenta especie
Actividades Económicas (Profesionales)
- Casilla 07: Nº perceptores profesionales
- Casilla 08: Base retenciones profesionales
- Casilla 09: Retenciones profesionales (ingreso AEAT)
- Casilla 10: Nº perceptores especie profesionales
- Casilla 11: Valor especie profesionales
- Casilla 12: Ingresos a cuenta especie profesionales
Validación Datos
El sistema valida automáticamente NIF perceptores, coherencia importes y totales. Revisa los avisos en rojo antes de continuar.
Forma de Pago
Elige domiciliación bancaria (se carga automáticamente) o NRC (pago previo en banco). Si es declaración negativa (€0), no requiere pago.
Presentación Telemática
Firma con certificado digital y presenta. Recibes justificante PDF inmediatamente. Descárgalo y guárdalo como comprobante.
7 Errores Graves que Cuestan Miles de Euros
Según análisis de foros Rankia y blogs fiscales especializados, estos son los 7 errores más comunes en el Modelo 111 que generan sanciones AEAT entre €150 y €6,000:
Error: Pensar que si no hay retenciones ese trimestre, no hay que presentar.
Realidad: Si estás dado de alta como obligado (tienes empleados/profesionales), DEBES presentar SIEMPRE, aunque el importe sea €0. Esto se llama "declaración negativa".
Fuente: LGT artículo 198 - Infracción por no presentar declaraciones informativas obligatorias
Error: Meter profesionales autónomos (15% retención) en casillas 01-03 (rendimientos trabajo).
Realidad: Las casillas 01-06 son SOLO para empleados con nómina (contratos laborales). Los profesionales autónomos van en casillas 07-12 (actividades económicas).
Cómo evitarlo: Antes de rellenar, clasifica cada perceptor: ¿Tiene contrato laboral? → 01-06. ¿Factura con IVA + retención? → 07-12.
Error: Omitir profesionales que solo facturaron una vez en el trimestre (ej: abogado puntual, diseñador para proyecto único).
Realidad: TODAS las facturas con retención IRPF deben incluirse, aunque sea 1 sola en 3 meses.
Cómo evitarlo: Checklist pre-presentación con filtro contabilidad "facturas recibidas con retención IRPF" para TODO el trimestre (no solo recurrentes).
Error: Presentar el 22 de abril el Modelo 111 del 1T (plazo: 1-20 abril).
- Retraso <3 meses: Recargo 5% + intereses demora
- Retraso 3-6 meses: Recargo 10% + intereses
- Retraso 6-12 meses: Recargo 15% + intereses
- Retraso >12 meses: Recargo 20% + intereses + posible sanción 50%-150%
Ejemplo real: "Me multaron €600 por presentar 2 días tarde. El importe a ingresar era €2,500 retenciones. Aplican 5% recargo = €125 + multa fija €200 + intereses €15 = €340... pero Hacienda añadió infracción leve (€260 más) porque era reincidente (2ª vez en 2 años)." - Forum Rankia, usuario "Gestor_Madrid"
Cómo evitarlo: Agenda 7 días antes del plazo (día 13) para tener margen ante imprevistos.
Error: Incluir la misma factura/nómina en 2 trimestres (ej: factura marzo incluida en 1T y 2T).
Consecuencia: Suma 111 anual NO coincide con Modelo 190 → Requerimiento AEAT automático.
Error técnico avanzado: Las rentas exentas de IRPF (ej: becas, indemnizaciones despido hasta límite legal) NO se incluyen en Modelo 111 trimestral, pero SÍ en Modelo 190 anual.
Consecuencia: Suma 4 trimestres 111 ≠ total Modelo 190 → Requerimiento AEAT + 5-8 horas reconciliación manual para explicar diferencia.
Error: Aplicar deducciones fiscales incorrectamente (ej: reducción retención trabajador con discapacidad sin certificado oficial, deducción contrato indefinido sin cumplir requisitos).
Cómo evitarlo: Verificar documentación soporte ANTES de aplicar cualquier deducción (certificado discapacidad, contrato registrado SEPE, etc.).
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Modelo 111 vs 190: Diferencias Clave que Debes Conocer
La confusión entre Modelo 111 y 190 genera el 30% de requerimientos AEAT. Entender sus diferencias es fundamental para evitar descuadres que cuestan 5-8 horas de reconciliación manual:
| Característica | Modelo 111 (Trimestral) | Modelo 190 (Anual) |
|---|---|---|
| Periodicidad | Trimestral (4 veces/año) | Anual (1 vez/año, enero) |
| Plazo Presentación | 1-20 mes siguiente al trimestre | 1-31 enero año siguiente |
| Nivel Detalle | Totales agregados (suma de todos) | Individual (nombre, NIF, importes cada perceptor) |
| Rentas Exentas | NO se incluyen | SÍ se incluyen |
| Objetivo | Pago retenciones AEAT | Resumen informativo anual |
| Sanción No Presentar | €150-€1,500 + recargos 5%-20% | €150-€6,000 (más grave) |
| Coherencia Obligatoria | Suma 4 trimestres 111 = Total anual 190 (excepto rentas exentas) | |
Por Qué Deben Coincidir (y Qué Pasa Si No)
La AEAT cruza automáticamente los datos del Modelo 190 anual con la suma de los 4 Modelos 111 trimestrales. Si no coinciden, el sistema genera un requerimiento automático que obliga a justificar la diferencia.
- 111 1T: €5,000 retenciones
- 111 2T: €5,200 retenciones
- 111 3T: €4,800 retenciones
- 111 4T: €5,400 retenciones
- Suma 111: €20,400
- 190 total: €20,400 ✅
- Suma 111 año: €20,400
- 190 total: €22,100 ❌
- Diferencia: €1,700
- → Requerimiento AEAT
- → 5-8h reconciliación
- → Posible complementaria
Sanciones AEAT Modelo 111: Lo Que Te Puede Costar
Las sanciones del Modelo 111 son progresivas y acumulativas. Conocer los 3 escenarios te permite minimizar el impacto económico si cometes un error:
Presentación Voluntaria Extemporánea
Presentas tarde pero ANTES de que AEAT te requiera. Es el escenario menos grave.
- Retraso <3 meses: Recargo 5%
- Retraso 3-6 meses: Recargo 10%
- Retraso 6-12 meses: Recargo 15%
- Retraso >12 meses: Recargo 20%
Multas Fijas (No Presentar)
No presentas el modelo aunque estés obligado. AEAT detecta la omisión.
- Multa base: €100/trimestre
- Mínimo: €150 (aunque sea €0 retenciones)
- Máximo: €1,500 (si hay retenciones elevadas)
- Reincidente: Multa × 2
Infracciones Graves
AEAT detecta error que generó menor ingreso (pagaste menos de lo debido).
- Infracción leve: 50% importe defraudado
- Infracción grave: 100% importe
- Infracción muy grave: 150% importe
- + Intereses demora: 4-5% anual
Ejemplo Real: ¿Cuánto Cuesta un Error?
Caso A: Presentación 2 días tarde
- Importe retenciones: €2,500
- Recargo 5% (voluntaria <3 meses): €125
- Multa fija leve: €200
- Intereses demora (estimado): €15
- Total sanción: €340
Caso B: Error aplicó 7% en vez de 15%
- Base retención: €50,000 (profesional)
- Debería retener: €50k × 15% = €7,500
- Retuvo: €50k × 7% = €3,500
- Diferencia defraudada: €4,000
- Infracción grave 100%: €4,000
- Intereses demora: €200
- Total sanción: €4,200 + €4,000 diferencia = €8,200
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Cómo Corregir Errores: Declaración Complementaria
Si detectas un error DESPUÉS de presentar el Modelo 111, tienes 2 opciones según si el error benefició a AEAT o a ti. Actuar rápido reduce sanciones hasta un 80%:
A Complementaria
Cuándo: Error a favor de AEAT (pagaste MENOS de lo debido).
Procedimiento:
- Accede Sede AEAT → Modelo 111
- Marca casilla "Complementaria"
- Indica nº referencia declaración original
- Completa con datos correctos
- Paga diferencia + recargos
B Rectificativa
Cuándo: Error a tu favor (pagaste MÁS de lo debido).
Procedimiento:
- Presenta solicitud rectificación (formulario específico)
- Adjunta documentación justificativa error
- AEAT revisa en 6-12 meses
- Si aprueban, devuelven exceso pagado + intereses
Paso a Paso: Presentar Complementaria (5 Pasos)
Cómo Automatizar el Modelo 111 con IA (De 3 Horas a 15 Minutos)
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Proceso Manual
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- Segregar trabajo vs profesionales
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Cómo Funciona COPILOT GESTORIA TaxAgent
Checklist Pre-Presentación + FAQs
Checklist 10 Puntos Antes de Presentar
10 FAQs Más Buscadas
Próximos Pasos para Dominar el Modelo 111
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